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企业合同管理范本与审批流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含中小企业、集团公司）的合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、租赁、技术合作、人力资源等常见合同类型。典型应用场景包括：

业务部门对外签订购销合同时的标准化起草与审批；

跨部门协作类合同（如联合研发、外包服务）的流程管控；

涉及金额较大、风险较高的重大合同（如不动产租赁、重大资产采购）的合规审查；

需要明确权责划分、避免履约纠纷的常规合作类合同管理。

二、合同全生命周期管理操作流程

（一）合同发起与准备

发起主体：由合同业务部门（如采购部、销售部、项目部）指定专人（发起人）作为合同发起人，负责前期对接与材料整理。

前置准备：

明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），核实合作方主体资格（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核查，保证无经营异常、严重违法失信记录）；

梳理合作核心需求（标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任等），收集相关附件（如技术参数、验收标准、过往合作记录等）；

涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需提前准备行业资质证明文件（如合作方的经营许可证、安全生产许可证等）。

（二）合同起草与内部初审

模板选用：优先使用企业标准化合同范本（如《购销合同模板》《服务合同模板》），无范本时参考行业通用模板，保证条款合规性。

内容填写：

合同标题需明确合同类型（如“设备采购合同”“项目技术服务合同”）；

合同编号规则：建议采用“年份-部门代码-合同类型-序号”（如“2024-CG-001-001”，CG代表采购部）；

核心条款（如金额、履行期限、违约责任）需填写完整，不得留空或使用“详见附件”等模糊表述（附件需作为合同组成部分一并提交）。

内部初审：

发起人将起草完成的合同及附件提交至部门负责人（部门经理），部门经理重点审核业务需求合理性、条款与实际需求的匹配度，签署“同意初审”意见后流转至下一环节。

（三）跨部门协同审批

根据合同金额、类型及风险等级，需通过以下部门依次审核（具体审批权限可根据企业实际调整）：

法务审核（必经环节）：

法务专员（法务）审核合同条款的合法性、合规性，重点关注：

主体资格是否适格（如法定代表人是否越权、分支机构是否具备签约能力）；

权利义务是否对等（如违约责任是否明确、不可抗力条款是否合理）；

法律术语是否规范（避免“定金”与“订金”混用、争议解决方式约定不明等）。

法务需在2个工作日内完成审核，出具《法务审核意见表》，对需修改条款明确标注修改建议，无问题则签署“同意”意见。

财务审核（涉及金额支付时必经）：

财务专员（财务）审核合同中的资金条款，重点关注：

价款计算是否准确（含税价、不含税价、税率是否明确）；

支付方式与进度是否合理（如预付款比例、验收款支付条件、质保金约定）；

涉及费用报销、发票开具等条款是否符合财务制度。

财务需在1个工作日内完成审核，确认无资金风险后签署“同意”意见。

风控/内审审核（重大合同必经）：

金额超过万元（如100万元）或涉及重大合作风险的合同，需提交至风控部（风控经理）或内审部（内审专员），审核合同是否存在履约风险（如合作方履约能力不足、争议解决方式对企业不利等），出具风险评估报告。

（四）最终审批与签署

审批权限划分：

金额≤万元（如50万元）：由分管副总（副总）审批；

金额＞万元：由总经理（总经理）审批；

重大战略合同（如对外投资、并购重组类）：需提交至董事会审议。

签署规范：

审批通过后，由发起人联系合作方签署合同，签署方式可为纸质签署（双方签字盖章）或电子签署（符合《电子签名法》要求的第三方电子签约平台）；

纸质合同签署页需包含双方法定代表人/授权代表人签字、单位盖章（合同专用章或公章），骑缝章加盖于合同衔接处；

合同一式X份（如一式四份），双方各执两份，其中原件一份交财务部备案，一份交法务部归档，业务部门留存复印件。

（五）履行、变更与归档

履行跟踪：

业务部门指定专人（履约人）跟踪合同履行情况，定期记录履约进度（如货物交付时间、服务验收节点、付款状态），形成《合同履行台账》；

履行过程中若出现违约情况（如延迟交付、质量不达标），需在24小时内向部门负责人及法务部报告，启动争议处理程序。

合同变更：

履行需变更的（如标的、金额、期限调整），由双方协商一致并签订《合同变更协议》，变更协议需重新履行审批流程（审批权限与原合同一致）；

禁止口头变更，所有变更需有书面凭证。

归档管理：

合同履行完毕或终止后，由发起人收集合同正本、审批文件、履行记录、变更协议等资料，整理成《合同档案袋》，标注“合同编号+合同名称+归档日期”；

档案移交至档案管理部门（档案管理员），电子档案同步至企业合同管理系统，保存期限不低于合同履行终止后10年。

三