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建筑工程材料采购规范及供应商管理手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司建筑工程材料采购行为，加强供应商管理，确保采购材料的质量、进度和成本得到有效控制，降低采购风险，提高工程整体效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的材料采购活动及相关供应商的管理工作。公司各相关部门、项目部及所有参与采购活动的人员均须遵守本手册规定。

1.3基本原则

材料采购及供应商管理应遵循以下原则：

*质量优先原则：确保采购材料符合国家、行业及项目设计要求的质量标准。

*合规诚信原则：遵守法律法规，恪守商业道德，与供应商建立诚信合作关系。

*性价比最优原则：在保证质量的前提下，通过市场竞争等方式追求合理成本与最佳效益。

*公开透明原则：采购过程应做到程序规范、信息公开，接受监督。

*持续改进原则：不断优化采购流程，提升供应商管理水平。

第二章材料采购流程规范

2.1采购需求提报与计划编制

项目部根据施工进度计划、设计图纸及相关规范要求，编制详细的《材料需用计划》，明确材料名称、规格型号、质量标准、数量、预计需用时间、技术参数等信息，经项目负责人审核后，报采购管理部门。

采购管理部门汇总各项目部需求，结合库存情况、市场供应状况及资金计划，编制《材料采购总计划》，报公司相关领导审批。对于应急或零星材料，可按规定简化计划提报流程，但需事后补全相关手续。

2.2供应商选择与询价

采购部门应根据经审批的采购计划，在合格供应商名录中选取不少于三家具备相应资质和供应能力的供应商进行询价。对于重要或大宗材料，应采用招标方式确定供应商，具体招标流程参照公司招标管理办法执行。

询价文件应包含清晰的材料需求信息、质量标准、交货期、付款方式等关键条款。供应商报价单需加盖公章，并对报价的真实性和有效性负责。

2.3合同签订

采购部门在收到供应商报价并进行比价、议价及综合评估后，确定意向供应商，拟定采购合同。合同内容应包括：材料名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收方法、交货时间、交货地点、运输方式、包装要求、付款方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。

采购合同须按公司合同管理规定履行审批手续，经法务部门或专业律师审核，相关领导批准后方可正式签订。

2.4订单下达与执行

合同签订后，采购部门向供应商下达正式采购订单，明确具体的交货批次、数量和时间。采购专员负责跟踪订单执行情况，与供应商保持密切沟通，及时掌握生产、备货及运输进度，确保材料按期供应。如遇异常情况可能影响交货，应立即采取措施并向部门领导汇报。

2.5交货验收

材料到达指定地点后，项目部材料员、质检员会同监理工程师（如需）及供应商代表共同进行验收。验收内容包括：材料外观、规格型号、数量、质量证明文件（如合格证、检验报告等）是否与合同及订单要求相符。

对于需要进行抽样送检的材料，应按规定送具有相应资质的检测机构进行检验，检验合格后方可入库使用。验收合格的材料，双方签署验收单；对不合格材料，应拒绝接收，并及时通知供应商进行处理（退换货或索赔）。

2.6付款结算

财务部门根据采购合同约定、经审批的验收单、发票及付款申请，办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款节点和比例执行，确保票据齐全、手续完备。

2.7采购资料归档

采购活动结束后，采购部门应将采购计划、询价单、报价单、采购合同、订单、验收单、发票、付款凭证等相关资料整理归档，做到完整、准确、可追溯。

第三章供应商管理

3.1供应商准入标准

潜在供应商应具备以下基本条件：

*具有独立法人资格，能够独立承担民事责任。

*具备有效的营业执照、相关生产或经营许可证、资质证书等。

*拥有稳定的生产基地或货源渠道，具备满足采购需求的生产能力或供应能力。

*产品质量符合国家、行业标准及采购要求，能提供必要的质量证明文件。

*具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，无严重违法违规记录或重大质量、安全事故不良记录。

*具备良好的售后服务能力。

3.2供应商考察与评估

对于首次合作的重要供应商，采购部门应组织相关部门（如技术、质量、工程等）对其进行实地考察。考察内容包括：生产规模、工艺水平、质量控制体系、管理状况、财务状况、供货能力、售后服务等。

考察结束后形成《供应商考察报告》，作为供应商准入评估的重要依据。评估合格的供应商，方可纳入合格供应商名录。

3.3合格供应商名录管理

公司建立并动态维护《合格供应商名录》，名录应包含供应商基本信息、供应材料范围、资质文件、评估结果等。名录由采购部门负责管理，定期更新。

未纳入合格供应商名录的供应商，原则上不得进行采购（特殊情况下需经公司最高管理层特批