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会议记录与会议纪要编写规范

一、适用范围

本规范适用于各类企业内部会议，包括但不限于战略规划会、项目推进会、部门协调会、专题研讨会、例会等，旨在统一会议记录与纪要的编写标准，保证会议信息传递准确、高效，为后续工作执行与复盘提供可靠依据。

二、会议记录与纪要编写全流程

（一）会前准备

明确会议基本信息

提前获取会议通知，记录会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（含主持人、发言人、记录人）、缺席人员及原因。

若会议有议程，需提前熟悉议程内容，明确各环节讨论重点与预期成果。

准备记录工具

根据会议性质选择记录方式：手写（适合小型、快速讨论的会议）、电子文档（推荐使用Word或专业会议记录软件，便于编辑与存档）、录音辅助（需提前征得主持人同意，仅作为补充记录工具，避免完全依赖录音）。

准备会议记录模板（见第三部分“模板示例”），提前填写会议基本信息框架。

熟悉参会人员与议题

知晓主要参会人员的角色与职责，便于准确记录发言观点。

对复杂议题提前查阅背景资料，保证记录时能抓住核心逻辑。

（二）会议中的记录要点

客观记录关键信息

发言内容：优先记录发言人的核心观点、论据、建议及不同意见，避免逐字逐句记录（除非涉及关键数据、承诺或决议）。对讨论中的争议点需明确标注“存在分歧”。

决策事项：详细记录会议达成的共识、决议结论，需明确“由谁决策”“决策依据”“最终结果”。

行动项：重点记录“做什么（任务内容）”“谁负责（责任人）”“何时完成（截止时间）”“交付标准（如适用）”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

结构化呈现信息

按会议议程顺序分段记录，同一议题下的讨论内容归并至同一章节，标注“议题一：”“议题二：”等。

对临时插入的议题或突发讨论，单独标注“临时议题：”，保证逻辑清晰。

标注待补充信息

对记录中不确定的数据、术语或需后续确认的内容，用“[需核实]”“[待补充]”标注，并在会后24小时内向相关人员求证完善。

（三）会议后的纪要编写

整理与提炼会议记录

会后2小时内根据会议记录初稿，剔除冗余信息（如重复发言、与主题无关的讨论），提炼核心内容，形成会议纪要框架。

纪要需包含“会议基本信息”“核心议题讨论情况”“决议事项”“行动项清单”“附件（如PPT、数据报表）”等模块。

规范表述语言

使用简洁、客观的书面语，避免口语化表达（如“我觉得”“可能”），统一使用“会议认为”“决议指出”“明确要求”等规范表述。

数据、日期、专有名词需准确无误，如“Q3销售额同比增长15%”“截止日期：2023年X月X日”。

复核与审批

纪要初稿完成后，先交由记录人自查，重点核对行动项的负责人、截止时间是否准确，决议内容是否与会议记录一致。

提交会议主持人或指定负责人审核，根据反馈意见修改完善，保证信息无误、重点突出。

（四）分发与存档

及时分发

纪要审核通过后，在1个工作日内通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）或邮件发送至所有参会人员、相关负责人及存档部门，并注明“会议纪要-请查收”。

规范存档

电子版纪要按“年份-月份-会议主题”命名（如“202310-战略规划会纪要”），存储于企业共享文件夹或指定文档管理系统，保存期限不少于3年；涉及重要决策的纪需同步打印纸质版，由主持人签字后归档。

三、会议记录与纪要模板示例

（一）会议记录模板（内部版）

会议基本信息

内容

会议名称

例：2023年Q3产品迭代项目推进会

时间

2023年10月15日14:00-16:30

地点

公司3楼第一会议室（线上：腾讯会议，会议号X）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

经理、主管、专员、工程师、*代表（共8人）

缺席人员及原因

*主管（出差）

会议议程

1.Q2产品迭代复盘；2.Q3需求优先级讨论；3.资源分配与时间节点确认

议题讨论记录

内容

议题一：Q2产品迭代复盘

1.工程师汇报：Q2上线功能3项，用户满意度评分4.2/5，较Q1提升0.3；2.问题反馈：登录模块崩溃率2%（需优化服务器配置）；3.经理补充：需在Q3首周完成登录模块修复。

议题二：Q3需求优先级

1.专员提出“智能推荐”功能需求，用户调研支持率65%；2.主管建议优先级低于“登录模块修复”，因前者涉及跨部门协作；3.会议讨论：决定优先处理登录模块，需求纳入Q4规划。

议题三：资源分配

1.人力资源：团队负责登录模块修复，团队配合测试；2.时间节点：10月30日前完成修复，11月10日上线。

决议与行动项

内容

决议事项

1.Q3优先修复登录模块，需求延后至Q4；2.成立专项小组（经理牵头，工程师、*专员参与）。

行动项

1.工程师：10月25日前提交服务器优化方案，负责人：工程师，截止时间：10月25日；2.专员：10月28日前完成登录模块测试用例