项目成本控制及费用审批流程模板控制成本超支风险.docVIP

一、适用范围与典型应用场景

二、全流程操作步骤详解

第一步：项目成本预算编制与审批

操作内容：

预算编制启动：项目经理根据项目计划（含范围、工期、资源需求等），组织财务、业务、采购等部门共同编制项目成本预算，明确各项费用科目（如人工成本、物料采购、外包服务、差旅费等）及预算金额。

预算审核与确认：编制完成的预算表需经项目经理初审、部门负责人（如研发总监、工程总监）复核、财务部审核预算合理性与可行性，最终报分管领导（如副总经理、项目总监）审批。

预算下达与备案：审批通过后的预算表作为项目成本控制的基准文件，由财务部备案并同步至项目组及相关部门。

关键输出：《项目成本预算审批表》（见模板表格1）

第二步：费用申请与发起审批

操作内容：

费用申请发起：项目组成员因项目需要产生费用时，需在费用发生前填写《费用申请审批单》，详细说明费用用途、预算科目、金额、明细清单（如采购物品清单、服务内容）、预计发生时间及附件（如报价单、合同草案等）。

部门初审：申请人直属部门负责人（如研发组长、工程主管）审核费用申请的必要性、与项目目标的关联性及预算匹配度，签署意见后提交财务部。

财务复核：财务部重点审核费用是否符合预算科目、金额是否在预算范围内、附件是否完整合规（如报价单是否符合公司采购政策），对超预算费用标注“超预算”并启动超支审批流程。

关键输出：《费用申请审批单》（见模板表格2）

第三步：多级审批执行与结果反馈

操作内容：

分级审批：

预算内费用：经部门负责人、财务部审核后，报项目经理确认审批权限（如单笔费用≤1万元由项目经理审批，＞1万元需报分管领导审批）。

超预算费用：在财务复核标注“超预算”后，需额外提交《超支处理申请表》（见模板表格4），说明超支原因（如市场价格波动、项目范围变更）、应对措施及调整后预算，按“部门负责人→财务部→项目经理→分管领导→总经理”层级审批。

审批结果反馈：审批通过后，审批单由财务部留存并通知申请人执行；审批不通过的，需明确驳回原因并退回申请人调整。

关键点：审批需在2个工作日内完成（紧急费用可加急，但需注明原因），保证流程高效。

第四步：费用执行与成本动态监控

操作内容：

费用执行：审批通过的申请，申请人按约定执行费用（如签订合同、采购物料），并保留所有原始凭证（如发票、收据、验收单）。

成本数据更新：财务部每月收集项目实际费用支出数据，录入《项目成本执行跟踪表》（见模板表格3），对比预算金额与实际支出，计算偏差率（偏差率=（实际支出-预算金额）/预算金额×100%）。

偏差分析与预警：当偏差率≥5%时，财务部向项目组发出《成本预警通知书》，要求项目经理说明原因（如进度滞后导致人工成本增加、物料价格上涨等）并提出整改措施；偏差率≥10%时，需启动专项评审会，评估成本控制风险。

关键输出：《项目成本执行跟踪表》《成本预警通知书》（非模板，需自行设计）

第五步：费用报销与项目成本复盘

操作内容：

费用报销：费用发生后，申请人凭审批通过的《费用申请审批单》、原始凭证等填写《费用报销单》，按公司报销流程提交财务部审核、付款。

项目成本复盘：项目结束后1个月内，项目经理组织财务、业务部门召开成本复盘会，对比预算与实际总支出，分析差异原因（如预算编制偏差、执行过程中的浪费、外部风险应对不足等），形成《项目成本总结报告》，为后续项目预算编制提供经验参考。

关键输出：《费用报销单》（公司标准模板）、《项目成本总结报告》

三、核心模板表格设计

模板1：项目成本预算审批表

项目名称

项目编号

预算周期

预算科目

预算金额（元）

编制人

人工成本

*（项目经理）

物料采购

外包服务

差旅费

其他费用

预算合计

部门负责人意见

财务部意见

分管领导审批

备注：需附预算编制说明（含依据、测算过程等）

模板2：费用申请审批单

申请部门

申请人

申请日期

费用用途

预算科目

费用明细（可附页）

数量

单价（元）

申请金额合计

预算余额

附件清单

□报价单□合同草案□其他：_________

部门负责人意见

财务部意见

项目经理意见

分管领导意见

审批结果

□同意□驳回（原因：_________）

模板3：项目成本执行跟踪表

日期

费用科目

预算金额（元）

实际支出（元）

累计支出（元）

偏差金额（元）

偏差率

责任人

备注

2024-03-01

人工成本

50,000

48,000

48,000

-2,000

-4%

*

按计划进行

2024-03-15

物料采购

30,000

32,000

80,000

+2,000

+6.7%

*

市场价格上涨

累计

-

80,000

80,000

-

-

0%

-

-

模板4：超支处理申请表

项目名称

超支科目

预算金额（元）

实际支出（元）

超支金额（元）

超支率

超支原因说明

应对措施