销售订单快速审核处理工作表.docVIP

一、适用工作场景

在销售业务中，订单审核是保证交易合规、高效履约的关键环节。当企业面临每日多笔订单涌入、需快速验证客户信息、产品库存、价格政策等要素时，可通过标准化工具提升审核效率，减少人为疏漏。本工具适用于销售团队、订单处理部门及运营管理人员，尤其适合订单量较大、审核流程需规范化的企业场景，帮助实现订单从接收to批准的快速闭环管理。

二、标准化操作流程

步骤1：订单接收与初步登记

操作内容：

通过销售系统、邮件或线下渠道接收新订单后，第一时间在“订单审核工作表”中登记基础信息，包括订单编号、客户名称、提交时间、订单来源（如线上商城/客户直签/代理商）等。

确认订单附件是否完整（如客户盖章的订单确认函、特殊需求说明等），缺失附件需标记“待补充”并通知销售代表*联系客户补全。

责任主体：订单录入员

时效要求：订单接收后30分钟内完成登记

步骤2：订单信息完整性核验

操作内容：

检查订单核心字段是否完整：客户全称、统一社会信用代码、联系人及电话、收货地址（精确到区县）、产品名称/型号、数量、单价、总金额、交货日期、付款方式（如预付款/账期）。

验证产品信息与公司产品目录一致性：若涉及定制化产品，需确认是否有技术部门*出具的《定制需求确认单》作为支持。

通过标准：所有必填字段无遗漏，产品信息与档案一致，定制需求有书面确认。

异常处理：信息不全或与档案不符时，标记“需补充信息”，同步反馈销售代表*，待修正后重新进入审核流程。

步骤3：业务规则匹配性审核

操作内容：

价格政策审核：对照公司《最新价格表》，核对订单单价是否符合客户等级、批量采购折扣或促销活动规则（如“满10000减500”需验证订单金额是否达标）。

信用与库存审核：

查询客户信用台账，确认当前信用额度是否充足（若订单金额超出额度，需财务部门*审批后放行）；

检查ERP系统库存，保证产品现货满足需求，若缺货需同步供应链部门*评估交货周期，并与客户确认是否接受延期。

特殊条款审核：如订单涉及“退货换货条件”“物流指定承运商”等特殊约定，需对照公司政策审核合规性，超权限条款上报销售经理*审批。

责任主体：销售主管/订单审核专员

时效要求：信息核验后1个工作日内完成

步骤4：跨部门协同与风险排查

操作内容：

对于高风险订单（如新客户首单、金额超50万元、特殊定制产品），组织销售、财务、法务部门*进行会审，重点评估客户履约能力、付款风险及合同条款合法性。

若涉及跨区域销售，需确认是否符合区域销售政策（如是否需要区域负责人*签字确认）。

输出结果：形成《订单会审记录表》，明确审核意见及风险应对措施。

步骤5：审核决策与结果反馈

操作内容：

综合以上步骤，作出审核决策：

通过：在“审核结果”栏标注“已批准”，同步更新订单状态为“待发货”，并通知仓储部门*备货；

不通过：注明具体原因（如“信用不足”“库存不足”“价格超标”），反馈销售代表*与客户沟通调整方案；

有条件通过：列明附加条件（如“需预付30%货款”“交货期延长至X月X日”），待条件满足后批准。

所有审核结果需在系统中留存记录，保证可追溯。

三、订单审核工作表模板

订单编号

客户名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

产品名称/型号

数量

单价（元）

总金额（元）

交货日期

付款方式

订单来源

审核状态

审核人

审核时间

备注（如风险点/特殊条件）

SO20240501001

*科技有限公司XXXXXXXXX

张*

XXXX

A型设备-标准款

5

8,000

40,000

2024-05-20

账期30天

客户直签

审核中

李*

2024-05-02

需确认库存

SO20240501002

*商贸有限公司XXXXXXXXX

王*

139XXXX5678

B型耗材-定制款

100

50

5,000

2024-05-15

预付50%

代理商

已批准

赵*

2024-05-03

定制需求已确认《技术单》

四、关键操作提示

信息一致性原则：客户名称、信用代码等信息需与公司客户档案完全一致，避免因名称差异导致财务对账错误；收货地址需详细至“省+市+区+街道+门牌号”，保证物流准确送达。

时效性管理：常规订单审核需在2个工作日内完成，紧急订单（如“加急”标记）需升级至销售总监*审批，保证4小时内反馈结果，避免影响客户交付计划。

特殊情况处理：

若客户信息变更（如联系人更换、地址调整），需要求客户*提供加盖公章的《变更说明》，审核人员更新档案后方可继续处理订单；

对于历史逾期付款的客户，新订单需严格执行“现款现货”政策，或经财务负责人*书面批准后方可放行。

数据安全与保密：订单信息涉及客户商业数据，审核人员需严格遵守公司保密制度，禁止通过非加密渠道传输订单详情，工作表电子版需存储在指定内部服务器，