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行政事务流程审批及档案管理标准化手册

一、总则

1.1目的与意义

为规范公司行政事务审批流程，提高行政效率，保证档案资料完整、安全、可追溯，特制定本手册。通过标准化管理，明确各环节职责，减少流程冗余，降低行政风险，为公司日常运营提供稳定支撑。

1.2适用范围

本手册适用于公司各部门及全体员工的行政事务审批（如费用报销、用印申请、办公用品申领等）及档案管理工作，涵盖行政类文件、审批记录、档案资料的全生命周期管理。

1.3术语定义

行政事务审批：指对日常行政活动中涉及的各类申请进行审核、批准的管理流程。

档案管理：指对行政事务审批过程中形成的具有保存价值的文件资料进行收集、整理、归档、保管和利用的活动。

归档范围：指在行政事务审批及管理过程中需长期或永久保存的文件资料清单。

二、行政事务审批标准化操作流程

2.1日常费用报销审批流程

适用场景：员工因公支出（如办公费、差旅费、交通费等）的费用报销。

操作步骤：

发起申请：员工登录OA系统（或填写纸质《费用报销审批表》），填写报销事由、费用明细（含日期、金额、用途）、附件清单（如发票、行程单等），确认无误后提交至部门负责人。

部门审核：部门负责人*核对报销单据的真实性、合规性及预算额度，确认无误后签字，流转至财务部门。

财务复核：财务专员*审核票据合法性（如发票抬头、税号是否正确）、金额计算准确性及附件完整性，对不符合要求的退回并注明原因；审核通过后签字，流转至分管领导。

领导审批：分管领导*根据费用金额及审批权限进行最终审批（单笔费用≤5000元由部门负责人审批，＞5000元需分管领导审批）。

出纳付款：审批完成后，员工凭OA系统审批记录（或纸质审批表）至出纳处领取报销款项，出纳确认信息无误后付款。

归档留存：每月末，财务部门将已报销的审批单、发票等资料整理成册，移交行政档案管理员归档。

2.2公章/合同章使用申请审批流程

适用场景：以公司名义对外发出的公文、合同、证明文件等需加盖公章或合同章的场景。

操作步骤：

提交申请：申请人填写《用印申请单》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期及经办人，附需盖章文件电子版（或纸质版），提交至部门负责人。

部门初审：部门负责人*核对用印文件内容是否与部门业务相关，表述是否准确，确认无误后签字，流转至行政部。

行政部审核：行政专员*检查用印文件是否符合公司管理规定（如合同是否经法务预审、公文格式是否规范），确认用印必要性后签字，流转至分管行政领导。

领导审批：分管行政领导*审核用印文件的合规性及风险，签字批准后，申请人至行政部用印登记。

用印与登记：行政管理员*核对《用印申请单》与审批文件一致后，加盖公章/合同章，并在《用印登记簿》记录用印日期、文件名称、份数、经办人等信息。

文件返还：用印完成后，行政管理员将文件返还申请人，并提醒申请人妥善保管，重要文件需抄送行政部备案。

2.3办公用品申领审批流程

适用场景：部门或员工因工作需要申领办公文具、耗材、设备等。

操作步骤：

提交需求：每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品申领表》，注明物品名称、规格、数量、用途，提交至部门负责人。

部门汇总：部门负责人*审核申领合理性（避免重复申领、浪费），签字后汇总至行政部。

行政部审核：行政专员*核对库存情况（优先调配现有库存），结合部门预算及公司规定，确认申领数量，签字后流转至行政部经理。

审批采购：行政部经理*审批通过后，行政部根据采购流程统一采购（紧急物品可申请加急采购）。

发放与签收：物品到货后，行政部通知各部门领取，申领人核对物品名称、数量无误后在《办公用品发放登记表》签字确认。

库存管理：行政部每月更新《办公用品库存台账》，保证账实相符，低值易耗品每季度盘点一次。

2.4会议室使用申请审批流程

适用场景：部门或员工因会议、培训等活动需使用公司会议室。

操作步骤：

提交申请：申请人通过OA系统（或填写《会议室使用申请表》）提交申请，注明会议名称、时间、地点、参会人数、所需设备（如投影仪、麦克风）、使用时长，提交至部门负责人。

部门审核：部门负责人*确认会议必要性及部门工作安排，签字后流转至行政部。

行政部统筹：行政专员*根据会议室使用情况（避免时间冲突），分配会议室并签字确认，反馈至申请人。

设备调试：如需使用设备，申请人提前1个工作日与行政部确认，行政部安排人员调试设备或指导申请人使用。

使用与归还：会议结束后，申请人清理会议室卫生、关闭设备，并在《会议室使用登记表》记录实际使用情况，行政部定期检查。

三、行政档案管理规范

3.1档案分类与编号规则

分类标准：

年度：按档案形成年度分类（如2024年档案）。

事务类型：分为“费用报销类”“用印管理类”“办公用品类”“会议管理类”“制度文件类”等。

保管期限：分为“永久”（