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销售合同管理模板及风险评估工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业销售部门、法务部门及业务团队对销售合同全生命周期的管理需求，具体场景包括但不限于：

新客户签约：首次合作客户合同起草与风险评估，保证合作基础稳固；

常规订单履约：标准化销售合同的签订、履行跟踪及归档管理；

大额/特殊合同评审：金额较大、条款复杂或涉及定制化服务的合同专项风险评估；

合同续签与变更：到期合同续约条款审核、履约情况复盘及新增风险点识别；

历史合同复盘：对已履行完毕的合同进行风险溯源，优化后续合同管理流程。

二、操作流程详解

步骤1：合同准备与客户信息收集

操作内容：

明确合同主体信息：收集客户营业执照（副本复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约非法定代表人）、联系人及联系方式等基础资料，核实客户主体资格（如是否为存续企业、有无经营异常记录）。

梳理合作核心要素：确认产品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等关键条款的初步约定。

调取客户历史合作记录：若为老客户，查阅过往合同履约情况（如付款及时性、质量投诉记录、违约情况），作为风险评估参考。

风险评估嵌入点：通过“客户风险评估表”（见模板三）对客户信用等级、经营状况、历史履约表现进行初步量化打分，识别高风险客户（如信用等级D级、存在重大诉讼记录）。

步骤2：合同起草与模板应用

操作内容：

选择合同模板：根据业务类型（如产品销售、服务外包、定制开发等）调用标准化合同模板（见模板一），避免条款遗漏。

填写核心条款：依据合作要素补充具体内容，特别注意“金额”大小写一致、“交付时间”明确具体日期、“付款节点”与交付进度挂钩等细节。

特殊条款补充：如涉及保密、知识产权、不可抗力、争议解决等特殊约定，需单独列明并保证表述无歧义。

风险评估嵌入点：对照“合同条款评审表”（见模板四）逐条检查条款合规性，重点排查“霸王条款”“责任不对等”“法律风险模糊”等问题（如违约责任未明确具体计算方式、争议解决约定非企业所在地法院）。

步骤3：合同评审与风险评估

操作内容：

内部评审流程：

销售负责人审核：确认业务条款与客户约定一致，金额、交付等符合公司政策；

法务专员审核：重点核查法律合规性、权利义务对等性、违约条款可执行性；

财务负责人审核：评估付款方式对公司现金流的影响，核查客户信用额度是否超限；

（如涉及）技术/生产负责人审核：确认交付时间、质量标准等技术可行性。

外部咨询（如需）：对复杂或高风险合同，可聘请外部律师提供专项法律意见。

风险评估嵌入点：汇总各部门评审意见，填写“合同条款评审表”中的“风险等级”字段（高/中/低），明确风险点描述及整改要求（如“违约责任不明确→补充逾期付款按日万分之五计算违约金”）。

步骤4：合同签订与前置审核

操作内容：

合同文本最终确认：根据评审结果修改定稿，保证所有签字页、附件齐全，版本号唯一。

签约主体授权审核：核对签约人身份及授权权限，如客户方为非法人，需提供加盖公章的授权委托书及代理人证件号码明。

签章规范：合同需双方加盖公章或合同专用章（个人签字需按手印），骑缝章加盖多页合同连接处，保证文本完整无篡改。

风险评估嵌入点：检查签章主体与合同主体是否一致，避免“代签无授权”“章证不一”等法律风险，高风险合同需留存签约过程影像资料备查。

步骤5：履行跟踪与动态评估

操作内容：

履行节点记录：按合同约定跟踪交付、验收、付款等节点，在“履行跟踪与风险预警表”（见模板五）中记录实际进展（如“2024-05-01交付产品，客户2024-05-05验收合格”）。

异常情况处理：如客户逾期付款、延迟验收或提出变更需求，需及时启动沟通机制，补充书面协议（如《补充协议》《付款承诺函》），并更新风险评估结果。

客户反馈收集：定期收集客户对产品/服务质量的反馈，作为后续合作及合同优化的依据。

风险评估嵌入点：对履行过程中的异常情况（如逾期超30天、质量争议未解决）重新评估风险等级，触发预警机制（如通知财务暂停发货、启动催款流程）。

步骤6：归档管理与复盘优化

操作内容：

合同资料归档：将签订版合同、评审记录、附件、履行过程中的沟通记录、补充协议等整理成册，按“客户名称-合同编号-签订日期”分类编号存档（电子+纸质双备份）。

履约情况复盘：合同履行完毕后，组织销售、法务、财务团队复盘，总结风险点处理经验（如“某客户付款延迟风险→下次合作缩短账期”）。

模板优化迭代：根据复盘结果及法律法规变化，更新标准化合同模板及风险评估指标，持续提升管理效率。

风险评估嵌入点：归档时标记“风险等级”字段，建立“合同风险案例库”，为后续合同评审提供参考依据。

三、核心模板清单

模板一：销售合同基本信息表

字段名称

填写说明

示例

合同编号

按规则编制（如“年份+客户简称