会议纪要模板与功能说明.docVIP

会议纪要通用模板与功能说明

一、适用会议类型与场景

日常例会：部门周会、项目组晨会/夕会等，用于同步工作进展、明确短期任务；

专题会议：项目启动会、需求评审会、问题研讨会等，聚焦特定议题的讨论与决策；

跨部门协调会：涉及多团队协作的推进会、资源对接会等，用于明确职责边界与协作机制；

决策性会议：月度/季度总结会、战略研讨会等，需记录关键决议与行动计划。

二、会议纪要撰写全流程指南

（一）会前准备：明确框架与分工

确定会议核心目标

与会议主持人沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定项目下一阶段里程碑”“协调跨部门资源冲突”等），避免记录偏离主题。

梳理会议议程

根据会议目标，提前获取议程清单，熟悉各议题的讨论顺序、预计时长及涉及人员，便于记录时快速定位重点。

准备记录工具与分工

若为多人记录，可按议题分工（如A记录议题1、B记录议题2），会后交叉核对；

若为单人记录，建议使用电子文档（如Word、飞书文档），提前设置好模板方便实时填充内容；

准备参会人员名单、过往相关会议纪要（如需追溯历史决议），保证信息连贯。

（二）会中记录：抓取关键信息

记录基础信息

会议开始后，第一时间填写模板中的“会议基本信息”部分（含会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会/缺席人员等），保证要素完整。

聚焦讨论核心

议题记录：按议程顺序，逐项记录各议题的“讨论要点”，重点关注不同参会人员的观点差异、共识点及分歧点（如“提出需增加测试资源，认为可内部调配，最终同意**方案”）；

决议记录：对会议达成的明确结论（如“通过方案”“同意预算”），需标注“决议”字样，避免模糊表述（如“尽量完成”改为“X月X日前完成”）；

行动项记录：对需后续落实的任务，同步记录“负责人”“完成时间”及“交付标准”（如“**负责完成需求文档初稿，X月X日前提交，需包含用户流程图”）。

注意语言简洁性

避免逐字记录，可采用“关键词+核心观点”方式（如“资源不足→申请增加2名开发人员”），重点信息用符号标注（如“★决议”“→行动项”），会后及时整理成完整语句。

（三）会后整理：核对与完善

信息核对与补充

会议结束后2小时内，根据记录补充细节（如遗漏的决议、未明确的责任人），必要时与主持人或关键参会人员确认，保证信息准确无误。

结构化输出纪要

按模板框架整理内容，保证逻辑清晰：先会议基本信息，再按议程顺序记录“讨论内容”（含议题、发言要点、决议），最后汇总“后续行动计划”。

分发与归档

纪要定稿后，经主持人审核无误，在24小时内通过邮件、企业等工具分发给所有参会人员及相关方，并要求“已阅”确认；

将纪要电子版按“部门+日期+会议名称”格式命名，存入共享文档库或企业知识库，便于后续查阅。

三、会议纪要标准模板结构

会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：项目2024年Q3进度推进会

会议时间

例：2024年7月15日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议ID：）

主持人

例：**

记录人

例：**

参会人员

例：（产品部）、（研发部）、**（测试部）、赵六（运营部）

缺席人员

例：孙七（设计部，因紧急项目请假）

分发范围

例：全体参会人员、项目组负责人、公司管理层

会议讨论内容

序号

议题

发言要点

决议事项

1

项目当前进度汇报

：研发已完成核心模块开发，测试用例覆盖率达80%；：发觉3个高优先级bug，需2天修复。

★决议：研发部优先修复高优先级bug，**负责，7月17日前完成回归测试。

2

下一阶段里程碑调整

**：原定8月10日上线需延后，因第三方接口对接延迟；赵六：运营推广计划需同步调整。

★决议：上线时间调整为8月15日，赵六负责更新推广方案，7月20日前提交新排期。

3

跨部门资源协调

**：设计部需提供3个关键页面的UI设计稿；孙七（缺席）：已委托周八协助，7月16日前交付。

→行动项：同步孙七优先级，周八负责设计稿输出，对接确认需求。

后续行动计划

序号

任务描述

负责人

完成时间

备注（交付标准/关联议题）

1

修复高优先级bug并完成回归测试

**

2024-07-17

提交测试报告，关联议题1

2

更新项目推广方案

赵六

2024-07-20

包含新上线时间及宣传渠道，关联议题2

3

输出关键页面UI设计稿

周八

2024-07-16

需符合产品原型，关联议题3

附件（可选）

附件1：项目当前进度甘特图

附件2：高优先级bug清单

四、使用过程中的关键要点

信息准确性优先

决议事项、行动项的“负责人”“完成时间”必须明确，避免“尽快”“相关部门”等模糊表述；

人名、部门名、项目名等专有名词需与参会人员确认，避免错写（如“研发部”误写为“开发部”）。

突出“可执行性”

后续行动计划需具体到“做什么、谁来做、何时完