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采购与供应链管理流程工具

一、适用情境与场景

本工具适用于企业内部各部门（如生产部、行政部、项目部等）有物料、设备或服务采购需求时，规范从需求提报到最终付款的全流程管理，保证采购活动合规、高效、透明。具体场景包括：

常规采购：生产所需原材料、办公用品等定期或计划性采购；

项目采购：新项目启动所需专用设备、技术支持等一次性采购；

紧急采购：生产突发故障、临时任务等急需物料的快速采购（需启用特殊审批流程）；

供应商管理：新供应商引入、现有供应商绩效评估等场景。

二、标准化操作流程

阶段一：需求发起与审批

需求提报

需求部门填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货日期等信息，经部门负责人*经理签字确认后提交至采购部。

紧急采购需在表单中标注“紧急”字样，并同步电话通知采购部负责人，事后24小时内补全纸质审批流程。

需求复核

采购部收到申请后，1个工作日内完成需求合理性复核：核对库存数量（避免重复采购）、确认规格参数是否清晰、评估预算是否在部门额度内。

复核通过后，按采购金额分级审批（例如：≤5000元由采购部经理主管审批；5000-20000元由财务部经理审批；＞20000元需总经理*总签字）。

审批反馈

审批通过后，采购部向需求部门反馈“采购任务确认单”，明确采购负责人及预计启动时间；审批不通过则注明原因，退回需求部门调整。

阶段二：供应商寻源与评估

供应商信息收集

采购部通过企业合格供应商名录、行业展会、公开招标平台等渠道收集供应商信息，优先选择合作≥3年的现有供应商。

新供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品检测报告等文件，由采购部审核其合法性与供货能力。

询价比价

对于单次采购金额≥10000元的项目，需向至少3家合格供应商发出询价单，明确需求规格、数量、交货期、付款方式等要求。

供应商需在2个工作日内反馈报价，采购部整理《比价表》，包含供应商名称、报价、交货周期、售后承诺等对比信息。

供应商选定

采购部结合价格（权重40%）、交期（权重30%）、质量历史（权重20%）、服务响应（权重10%）综合评分，选定最优供应商，报采购部经理*主管确认。

战略供应商（年度采购额≥50万元）需每年更新评估报告，保证持续符合合作标准。

阶段三：采购订单执行

订单拟定

采购部根据选定结果，拟定《采购订单》，注明订单号、供应商信息、物料明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交货地点、交货日期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，经法务岗（如需）审核无误后审批。

订单下达

审批通过后，采购部将订单盖章版扫描件发送至供应商，并同步在ERP系统中创建订单，唯一订单号，供双方跟踪进度。

供应商需在1个工作日内确认订单，如有异议需书面反馈，协商一致后修改订单。

进度跟踪

采购部每周跟踪订单执行情况，重点监控大额订单（≥50000元）的生产备货进度，要求供应商每周五提交《生产/发货进度表》。

若可能延迟交货，供应商需提前3天书面通知，采购部协调需求部门调整计划或启动备用供应商。

阶段四：到货验收与入库

到货通知

供应商发货后，将物流单号发送至采购部，采购部提前1个工作日通知需求部门及仓库准备验收。

现场验收

需求部门、仓库、采购部共同到场验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致，如短缺需当场记录并由供应商签字确认；

质量验收：按订单约定的质量标准（如国标、行标或图纸）检查外观、功能，必要时送第三方检测机构出具报告；

单据核对：供应商需提供送货清单、出厂检验报告（如需），与订单信息一致方可签收。

入库与系统更新

验收合格后，仓库填写《入库验收单》，注明订单号、物料名称、实收数量、验收日期，经三方签字确认后留存；验收不合格则填写《不合格品处理单》，启动退货或换货流程。

仓库在ERP系统中更新库存数据，同步将《入库验收单》扫描件反馈至采购部及财务部。

阶段五：结算与付款

单据核对

供应商根据验收合格情况开具合规票据（避免“发票”敏感词，替换为“结算凭证”），采购部在5个工作日内核对《采购订单》《入库验收单》《结算凭证》信息是否一致（数量、金额、供应商名称等）。

付款申请

核对无误后，财务部《付款申请表》，按合同约定账期（如月结30天）提交审批：≤20000元由财务部经理审批；＞20000元需总经理总签字。

款项支付

审批通过后，财务部通过银行转账支付款项，付款后3个工作日内将付款凭证同步至采购部，由采购部更新供应商付款记录。

三、配套工具表单

表1：采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

需求日期

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价

预估总价

用途说明

附件（如图纸、技术参数）

部门负责人签字

采购部复核意见

审批结果（□通过□驳回）

备注

表2：供应商评估表

供应商名称