行政工作督办事项及跟进模板.docVIP

行政工作督办事项及跟进通用模板

适用工作场景

跨部门协作任务（如年度会议筹备、办公区改造项目）；

重要会议决议事项（如总经理办公会部署的工作）；

领导临时交办专项任务（如紧急文件流转、外部接待协调）；

常规重点工作（如季度制度修订、固定资产盘点）；

需长期跟进的持续性工作（如企业文化建设落地、供应商管理优化）。

全流程操作步骤

一、事项发起与提报

操作主体：任务发起部门（如行政部、人力资源部）或指定人员。

操作说明：

明确事项核心内容：清晰描述督办事项的目标、范围、预期成果及完成标准（例如“完成2024年全员体检安排，保证覆盖率100%”）。

收集基础信息：记录事项来源（如“会议决议”“领导批示”“部门申请”）、紧急程度（高/中/低）、涉及关联部门及人员。

提交督办申请：通过OA系统、邮件或纸质表单提交至行政督办岗，注明“督办事项”及联系人（经办人）。

二、事项登记与分类

操作主体：行政督办岗。

操作说明：

统一登记编号：按“年份-月份-流水号”规则唯一编号（如202405-001），便于后续查询。

分类归档管理：根据事项性质分为“会议类”“项目类”“制度类”“临时类”等，标签化管理提升检索效率。

初核信息完整性：检查提交材料是否包含目标、责任人、时间节点等关键要素，缺失时及时联系发起部门补充。

三、责任分配与任务分解

操作主体：行政督办岗牵头，协同发起部门。

操作说明：

确定责任主体：明确事项主要责任部门（如“人力资源部”）及第一责任人（负责人），涉及多部门协作时，指定牵头部门。

分解任务颗粒度：将复杂事项拆解为可执行子任务（例如“体检安排”分解为“医院对接-通知发布-数据统计-报告汇总”），明确各子任务的责任人及配合人（如对接专员、行政助理）。

签认责任分工：通过邮件或书面函件向责任部门发送《任务确认单》，3个工作日内确认无异议后启动督办。

四、计划制定与节点确认

操作主体：责任部门制定，行政督办岗审核。

操作说明：

制定详细计划：明确事项总起止时间，关键节点需设置里程碑（如“6月10日前确定合作医院”“6月20日前完成体检通知”）。

审核计划合理性：督办岗核查时间节点是否符合业务逻辑、资源是否匹配，避免计划过于宽松或紧张。

备份计划存档：审核通过的计划同步录入督办台账，作为后续跟进依据。

五、过程跟进与协调

操作主体：行政督办岗主导，责任部门配合。

操作说明：

定期跟踪进展：

常规事项：每周通过线上（钉钉/企业）或线下沟通知晓进展，记录《跟进日志》；

紧急/重要事项：每日跟踪，必要时发起专项协调会。

问题收集与反馈：责任部门遇资源不足、流程卡点时，及时向督办岗反馈，督办岗协调相关部门解决（如跨部门资源调配需请示分管领导）。

风险预警：对可能延期的节点，提前2个工作日向责任部门发出《预警通知》，要求提交《延期说明及调整方案》。

六、结果反馈与验收

操作主体：责任部门提交，行政督办岗验收，发起部门确认。

操作说明：

提交完成材料：责任部门在截止日期后3个工作日内提交《完成情况报告》，附佐证材料（如会议纪要、签批文件、成果截图）。

验收标准核查：督办岗对照原定目标检查完成质量（如“体检覆盖率100%”需提供人员签到表及未参与人员说明）。

结果确认：验收通过后，发起部门在《验收确认单》签字；未通过则明确整改要求，重新进入督办流程。

七、事项归档与复盘

操作主体：行政督办岗。

操作说明：

整理归档资料：将督办过程中的《任务确认单》《跟进日志》《完成报告》《验收单》等材料分类扫描存档，电子档案保存不少于2年。

复盘总结：对典型事项（如重大项目、跨部门任务）组织复盘会，分析成功经验与改进点（如“沟通效率提升建议”“流程优化方向”），形成《复盘报告》供后续参考。

标准模板表格结构

大类

子类

填写说明

示例

事项基本信息

督办编号

按年份-月份-流水号规则

202405-001

事项名称

简洁明确，概括核心任务

2024年全员体检工作安排

事项来源

会议决议/领导批示/部门申请/其他

总经理办公会决议

发起部门/人

填写部门全称及经办人（经办人）

人力资源部/**

紧急程度

高（3日内启动）/中（1周内启动）/低（1月内启动）

中

责任信息

责任部门/人

主要负责部门及第一责任人（负责人）

人力资源部/**

配合部门/人

涉及协作部门及联系人（配合人）

行政部/**、财务部/赵六

计划节点

总起止时间

YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD

2024-06-01至2024-06-30

关键节点

子任务名称+计划完成时间（至少3个里程碑）

1.医院对接：2024-06-10；2.通知发布：2024-06-20

跟进记录

跟进时间

YYYY-MM-DDHH:MM

2024-06-0514:30

跟进人

督办岗或指定人员