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固定资产管理清单更新工具使用教程

一、何时需要使用本工具

在企业或机构日常运营中，固定资产的变动频繁且需准确记录，以下场景均需通过本工具更新固定资产管理清单：

新资产入库：采购新设备、办公家具等资产时，需登记基础信息并纳入清单；

部门间调拨：因工作需要将资产从原使用部门转移至其他部门时，需更新使用部门及使用人信息；

资产状态变更：资产因损坏、老化等原因需维修、报废，或闲置后重新启用时，需调整资产状态；

信息修正：发觉资产原登记信息（如规格型号、存放地点）存在错误时，需及时更正；

定期盘点：季度或年度资产盘点后，对清单与实物不符的情况进行批量更新。

二、工具使用详细步骤

1.登录系统并进入工具界面

使用企业分配的账号密码登录固定资产管理系统（如OA系统、ERP模块等）；

在系统首页导航栏找到“资产管理”板块，进入“固定资产清单更新工具”。

2.选择资产更新类型

根据实际变动情况，在工具首页的“更新类型”下拉菜单中选择对应操作：

新增：首次录入资产信息；

调拨：变更资产的使用部门、使用人或存放地点；

报废/报损：资产因无法使用需退出管理体系；

信息修正：修改除使用状态外的其他基础信息（如名称、规格型号）；

批量更新：针对盘点后需调整的多条资产信息（如批量修改存放地点）。

3.填写或更新资产基础信息

根据选择的更新类型，准确填写或修改以下关键信息（带“*”为必填项）：

（1）新增资产

资产编号*：系统自动唯一编号（格式：ZC+年份+4位流水号，如Z，也可按企业规则手动编码（需保证唯一）；

资产名称*：填写资产全称（如“联想ThinkPadX1笔记本电脑”）；

规格型号*：详细记录资产规格（如“i7-1165G7/16G/512G”）；

资产类别*：从下拉菜单选择（如“电子设备”“办公家具”“机械设备”等）；

购置日期*：填写资产实际入库或启用日期；

原值（元）*：填写资产购置时的含税价格（以采购发票为准）；

使用部门*：选择当前负责使用该资产的部门；

使用人：填写资产的实际使用人姓名（如“张”）；

存放地点*：详细到具体位置（如“研发部3楼301办公室”）；

资产状态*：初始状态默认为“在用”，其他状态可选“闲置”“维修中”“待报废”等；

备注：补充其他需说明的信息（如“包含电脑包、鼠标”）。

（2）调拨资产

原资产编号*：输入需调拨资产的编号（系统自动带出原信息）；

变更后使用部门*：选择新的使用部门；

变更后使用人*：填写新的使用人姓名；

变更后存放地点*：填写新的存放位置；

调拨原因：简要说明调拨事由（如“项目组新增人员配置”）。

（3）报废/报损资产

资产编号*：输入需报废的资产编号；

报废原因*：勾选或填写（如“超过使用年限”“严重损坏无法修复”）；

处置日期*：填写实际报废或处置的日期；

残值（元）：若资产有回收残值，填写金额；

审批人：选择负责报废审批的部门负责人（如“行政部负责人”）。

4.相关佐证材料

根据更新类型对应附件（支持PDF、JPG、PNG格式，单个文件不超过5MB）：

新增资产：需采购发票扫描件、资产验收单；

调拨资产：需部门间调拨审批单（需部门负责人签字扫描）；

报废资产：需资产鉴定表、报废审批单；

信息修正：若修正原值或购置日期，需原始凭证扫描件。

5.提交审核并跟踪进度

确认信息无误后，“提交”按钮，系统自动将更新申请推送至审核人（通常为资产管理员或部门负责人）；

在“申请记录”页面可查看审核进度：

待审核：审核人尚未处理；

已通过：信息已更新至固定资产清单，可最新清单；

已驳回：审核人反馈修改意见，需根据意见调整后重新提交。

6.确认清单更新结果

审核通过后，系统自动更新主清单，用户可在“清单查询”页面通过资产编号、部门等条件检索更新后的信息；

如需导出最新清单，“导出”按钮，选择Excel或PDF格式即可。

三、固定资产管理清单模板（示例）

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

购置日期

原值（元）

使用部门

使用人

存放地点

资产状态

备注

Z联想ThinkPadX1笔记本电脑

i7-1165G7/16G/512G

电子设备

2023-01-15

8,000

研发部

李*

研发部2楼201办公室

在用

包含电脑包

Z办公桌

1.5m*0.8m实木

办公家具

2022-11-20

1,500

行政部

王*

行政部1楼前台

在用

无

Z投影仪

EPSONCB-X05

电子设备

2021-06-10

3,500

市场部

赵*

3楼会议室

闲置

待维修

Z打印机

HPLaserJetP1108

电子设备

2020-09-05

2,200

财务部

刘*

财务部2楼办公室

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