同学聚会策划方案及流程安排指南.docxVIP

同学聚会策划方案及流程安排指南

一、聚会筹备阶段：未雨绸缪，奠定基石

筹备阶段是聚会成功的关键，需要投入足够的时间与精力，充分考虑各方需求，确保信息畅通，分工明确。

（一）明确核心筹备团队与分工

首先，需成立一个核心筹备小组，通常由3-5名热心且有一定组织能力的同学组成。明确分工是提高效率的前提：

*联络组：负责联系分散的同学，收集联系方式，统计参会人数及dietaryrestrictions（如有）。此环节最考验耐心，可通过昔日班级群、老师、其他同学辗转联系，力求“一个都不能少”的圆满。

*策划组：负责聚会主题的构思、整体流程的设计、活动环节的创意策划。

*财务组：负责制定预算、费用的收取与支出，并在聚会后进行公示，确保透明公开。

*场地与物料组：负责场地的考察、选择与预订，以及聚会所需物料（如横幅、签到簿、纪念品等）的采购与准备。

（二）明确聚会主题、规模与预算框架

*主题：聚会主题应能唤起共同记忆，营造温馨氛围。可以是“致我们逝去的青春”、“廿载同窗情，今朝再相聚”等，简洁而富有情感。

*规模：根据初步联络情况，预估参会人数，这将直接影响场地选择、预算制定等后续工作。

*预算框架：在明确规模后，财务组需与筹备组共同商议，制定初步的预算框架，涵盖餐饮、场地、物料、交通（如接送老师）、可能的纪念品等。预算应量力而行，提前向同学们说明大致费用范围。

（三）广泛联络，精准统计

联络组需发挥能动性，通过多种渠道寻找同学。建立一个专门的聚会联络群，方便信息发布与意见征集。在统计参会人数时，需明确是否携带家属（尤其是毕业多年的同学聚会，此项需提前商议），并记录无法参会同学的祝福，可在聚会时播放或宣读。

（四）敲定时间与地点

*时间：选择大多数同学方便的时间，通常以周末或法定节假日为宜，需提前至少一至两个月确定，以便同学们安排日程。

*地点：

*便利性：交通是否便利，是否有足够的停车位。

*容纳性：场地大小需与参会人数匹配，避免过于拥挤或空旷。

*环境氛围：是否符合聚会主题，安静舒适或热闹活泼，可根据同学特点选择。

*餐饮品质与价格：实地考察菜品口味、分量及性价比，可要求试菜。

*设施条件：是否有投影、音响、麦克风等设备，以便播放老照片、视频或进行互动游戏。

（五）策划聚会流程与核心内容

流程设计应张弛有度，既有集体活动，也有自由交流时间。

*开场：签到、分发纪念品（如有）、播放怀旧音乐或老照片视频集锦。

*破冰环节：多年未见，些许生疏难免。可设计简单的自我介绍（如“我是当年坐在第几排的某某某，现在从事某某工作”）或“认人”小游戏，快速拉近距离。

*主题分享：邀请几位同学（可提前沟通）分享毕业后的经历、感悟，或回忆校园趣事。

*互动游戏：根据同学特点选择合适的互动游戏，如“你画我猜”（校园主题）、“默契大考验”等，活跃气氛。

*才艺展示：如果当年班级有文艺骨干，可鼓励其进行简短才艺展示，重温青春风采。

*自由交流与晚宴：这是聚会的核心部分，让同学们在轻松的氛围中畅谈近况，共叙情谊。

*集体合影：留下珍贵的团圆瞬间。

（六）筹集与管理聚会经费

*经费来源：通常为AA制，提前收取。可设置一个略高于预算的标准，多退少补。也可接受愿意赞助的同学的心意，但需提前沟通，避免造成压力。

*经费管理：指定专人负责，建立账目明细，所有支出需有凭证。

（七）发出正式邀请函

在各项事宜基本确定后，向确认参会的同学发出正式邀请函，明确聚会的时间、地点、主题、主要流程、着装建议（如有）、费用标准及缴费方式。可附上聚会联络群二维码，方便后续沟通。

（八）聚会前的最后确认与准备

聚会前一周至三天，再次与场地、餐饮方确认细节；提醒参会同学聚会时间地点；筹备组内部进行最终分工，确保各环节有人负责。准备好签到簿、笔、横幅、背景音乐、投影设备、游戏道具等物料。

二、聚会当天流程安排与注意事项

（一）现场布置与迎宾（聚会开始前1-2小时）

筹备组成员提前到场，进行场地布置（横幅、气球、老照片展示等），调试音响、投影设备，检查物料是否齐全。安排专人负责引导同学签到、就座，分发纪念品。

（二）聚会正式开始（示例流程，可根据实际情况调整）

*17:30-18:00：同学陆续到场，签到，自由交流，背景音乐播放怀旧歌曲。

*18:00-18:15：主持人开场，感谢大家的到来，介绍本次聚会的筹备情况。

*18:15-18:30：筹备组代表或老班长发言，回顾往昔，展望今朝。

*18:30-18:45：（如有邀请）班主任/任课老师讲话。

*18:45-19:15：破冰环节/主题分享。

*19:15-19:45：互