的业务沟通与协作平台.docVIP

适用业务场景说明

本平台适用于需要多方参与、信息实时同步、任务协同推进的业务场景，主要包括：

跨部门项目协作：当市场部、技术部、设计部等部门需共同推进新产品上线时，通过平台统一同步需求文档、任务进度、反馈意见，避免信息孤岛。

客户对接与需求跟进：销售团队与客户沟通需求后，将客户要求、方案调整记录在平台，技术、售后等角色同步查看，保证响应一致。

内部任务同步与进度管理：团队日常任务分配（如月度目标拆解、临时需求处理），成员实时更新任务状态，负责人掌握整体进展。

会议协作与决策落地：跨区域会议议程共享、实时讨论记录、待办事项分配，会后自动同步纪要至相关成员，推动决策执行。

紧急事件响应：如系统故障、客户投诉等突发情况，通过平台快速组建临时小组，同步问题详情、处理步骤、责任人和时限。

平台操作流程指南

一、账号注册与登录

注册：个人用户通过企业统一身份认证系统（如企业/钉钉扫码）注册，或管理员后台批量导入企业账号；企业用户需提交营业执照、组织架构等资料，经审核后开通企业权限。

登录：支持账号密码、短信验证码、扫码登录（企业/钉钉），首次登录需设置安全问题，开启二次验证（可选）。

二、创建协作空间

入口：登录后“+”号，选择“创建协作空间”。

配置信息：

空间名称：需体现业务属性（如“2024Q3新产品上线项目”“客户需求对接”）；

空间类型：选择“项目协作”“客户对接”“部门任务”等模板（不同模板默认展示不同功能模块）；

成员范围：添加核心成员（可输入工号/姓名，系统自动匹配账号），设置“管理员”（拥有空间内全部权限）、“编辑者”（可编辑内容、添加成员）、“查看者”（仅查看）。

确认创建：“创建”，空间自动唯一ID，成员收到系统通知。

三、发起沟通与任务分配

沟通方式：

即时消息：在空间内群聊，支持成员、发送文件（单文件不超过50MB）、创建话题（如“需求讨论”“进度同步”）；

任务分配：“创建任务”，填写任务名称、描述（可关联文档、截止日期、优先级），指定负责人（可选择单人/多人），设置提醒时间（如提前1天）。

信息同步：任务创建后，负责人及空间成员收到消息提醒，任务状态自动更新为“待处理”。

四、文档协作与版本管理

文档：支持本地文件（Word/Excel/PDF/PPT等），或直接在线编辑（内置文档工具）；

协同编辑：多人同时编辑文档时，实时显示光标位置，修改内容自动保存，避免版本冲突；

版本历史：“版本历史”，可查看每次修改的记录（修改人、时间、摘要），支持恢复至任意历史版本。

五、进度跟踪与反馈

任务看板：空间内默认展示任务看板，按“待处理-进行中-已完成-已延期”分类，拖拽任务卡片即可更新状态；

进度汇报：负责人每日/每周通过“进度汇报”功能填写工作小结（支持文字+图片），关联相关任务，成员可评论反馈；

风险预警：若任务临近截止日期未完成，系统自动发送提醒至负责人及空间管理员；若逾期，任务状态标记为“已延期”，并触发升级提醒。

六、会议安排与记录

创建会议：“会议”-“新建会议”，填写主题、时间、时长、地点（线上会议，线下会议填写地址），添加参会人员，议程（可选）；

会议记录：会议结束后，主持人或指定人员编辑会议纪要（包含讨论要点、决议事项、待办事项），关联相关任务，至会议空间；

待办同步：会议纪要中的待办事项自动任务，分配给对应负责人，并关联会议记录，便于追溯。

七、数据导出与归档

数据导出：支持导出空间内任务列表、沟通记录、会议纪要、文档版本等数据（格式可选Excel/PDF），按时间、类型筛选；

归档管理：项目结束后，管理员可将空间归档（归档后仅查看者可访问，无法编辑），重要数据可同步备份至企业云盘。

常用协作模板清单

模板一：项目协作任务表

任务ID

任务名称

所属项目

负责人

协助人

截止日期

优先级

当前状态

任务描述

关联文档

更新时间

PRJ001

需求文档终稿

2024Q3新产品上线

张*

李、王

2024-06-30

高

进行中

完成产品需求说明书V3.0版

[PRD_V3.0.docx]

2024-06-2514:30

PRJ002

UI设计初稿

2024Q3新产品上线

李*

-

2024-07-05

中

待处理

完成5个核心页面UI设计稿

-

-

模板二：跨部门沟通记录表

沟通编号

发起部门

接收部门

沟通主题

涉及事项

发起人

接收人

沟通方式

沟通时间

结论摘要

待办事项

负责人

截止日期

COM202401

市场部

技术部

新产品功能优先级

确定一期开发核心功能清单

赵*

刘*

线上会议

2024-06-2010:00

一期优先开发用户登录、数据展示模块

整理功能清单V1.0

刘*

2024-06-25

模板三：会议协作安排表

会议编号

会议主题

会议类型

时间

时长

地点