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跨团队协作沟通会议记录模板

一、适用情境

多项目协同推进：如新产品研发中涉及研发、设计、市场、销售团队的跨阶段对齐；

跨部门问题解决：如客户投诉处理中需客服、产品、技术团队联合分析根因；

阶段性目标复盘：如季度业务目标达成后，各团队总结成果、规划下一步协同动作；

资源与决策协调：如预算分配、流程优化需多团队共同商议确定方案。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：明确目标与分工

锁定会议核心目标

组织人（通常是发起协作的团队负责人）需明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线排期”“解决跨部门数据流转卡点”），避免目标模糊导致讨论发散。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时间限制），例如：“3小时内确定研发与市场团队在产品推广素材上的交付时间节点”。

确定参会人员与角色

必邀人员：直接涉及议题的团队接口人（如研发负责人、设计主管）、决策人（如部门总监、项目经理）；

可选人员：提供专业支持的角色（如法务、数据分析师）；

明确分工：指定1名记录人（建议为项目助理或协调岗），提前熟悉模板，负责实时记录关键信息；主持人（通常为组织人）需控制流程和时间。

提前发送会议材料

至少提前1个工作日向参会人发送会议通知，包含：会议目标、议程（含每个议题的预计时长）、预阅读材料（如项目背景文档、问题清单、数据报表）；

示例通知：“【会议通知】Q3产品上线协同会——请研发团队提交当前开发进度表，市场团队提供推广初步方案，会议中需确认最终排期与职责分工”。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录基础信息

会议开始后，记录人首先填写会议基本信息，包括：会议名称（建议用“目标+协作范围”，如“项目研发-市场协同会”）、日期/时间、地点（线上需注明会议及平台）、主持人、记录人、参会人员（需标注部门/角色，如“研发部-张*（技术负责人）”“市场部-李（推广经理）”）、缺席人员及原因（如“销售部-王：因客户拜访请假”）。

按议程记录讨论内容

逐议题记录：对照议程，每个议题需记录“议题背景→各方观点→分歧点→共识点”；

避免流水账：不记录冗长的发言细节，提炼核心观点（如“研发部提出：因技术架构调整，原定8月15日的功能交付需延至8月20日”“市场部反馈：若延期，推广素材需同步调整，需额外2天准备时间”）；

标注关键数据：涉及时间、成本、资源等量化信息时，需明确来源（如“根据用户调研数据（7月份数据报告），70%用户期待该功能优先上线”）。

提炼结论与行动项

结论需明确：每个议题讨论后，由主持人总结结论，记录人需确认“结论是否清晰、是否无歧义”（如“结论：功能交付时间调整为8月20日，市场部同步调整推广计划，8月22日前完成素材定稿”）；

行动项需“五要素齐全”：任务描述（具体做什么）、负责人（唯一对接人，避免“多人负责”）、交付物（需输出的成果，如“排期表”“需求文档”）、截止时间（精确到日）、支持资源（如“研发部需测试团队配合接口联调”）。

当场核对记录准确性

会议结束前10分钟，记录人快速梳理结论与行动项，与主持人逐项核对，保证无遗漏或偏差（如“确认行动项中‘研发部-赵*’负责接口联调，截止8月18日，是否准确？”）。

（三）会后跟进：闭环管理

整理与分发记录

会议结束后24小时内，记录人需整理会议记录，语言简洁、条理清晰（可使用模板表格结构），经主持人审核无误后，发送至所有参会人及需同步的干系人（如上级领导、协作部门同事）；

邮件标题示例：“【会议记录】Q3产品上线协同会（2023-08-05）-结论与行动项”。

跟踪行动项进展

记录人需建立“行动项跟踪表”（可单独表格或嵌入会议记录），定期（如每周）更新各任务进展，提前1-2天提醒负责人截止时间；

若遇延期，需要求负责人说明原因及新计划，同步至相关团队（如“研发部-赵*反馈：接口联调因第三方系统问题延迟至8月20日，已协调第三方加急处理”）。

存档与复盘

会议记录（含原始记录、跟踪表）需按项目/部门分类存档（如企业网盘、项目管理工具），便于后续查阅；

对周期性协作会议（如周例会、月度复盘会），可定期复盘“会议效率”“行动项完成率”，优化会议流程或模板内容。

三、会议记录模板（含示例）

1.会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目V2.0版本研发-市场协同会

日期

2023年8月5日

时间

14:00-16:30

地点

3号会议室（线上：腾讯会议X）

主持人

研发部-刘*（项目经理）

记录人

项目管理部-陈*

参会人员

研发部-刘（项目经理）、赵（开发负责人）；市场部-李（推广经理）、周（内容策划）；设计部-孙*（UI负责人）

缺席人员

销售部-王*（因客户拜访请假）

2.会议议程与时间分配

议题编号

议题名称

负责人

预计时长

实际时长

1

V2.0版本当前开发进度汇报