公司内外部信息沟通交流模版和沟通协议书.docVIP

一、适用范围说明

本工具模板及协议书适用于公司内部各部门、各层级之间的信息传递与协作沟通，以及公司与外部客户、供应商、合作伙伴等第三方机构的正式信息对接。涵盖日常事务沟通、项目协作推进、重要事项通知、跨部门协同需求、外部合作对接等场景，旨在规范沟通流程、明确信息责任、提升沟通效率。

二、标准操作流程

（一）沟通需求确认

明确沟通目的：发起方需清晰界定沟通目标（如信息同步、需求确认、问题解决、协作推进等），避免模糊表述。

确定沟通对象：根据沟通内容性质，精准选择内部部门/人员或外部对接方，保证信息直达相关责任主体。

梳理核心内容：列出需沟通的关键信息点（如时间节点、任务要求、数据指标、待解决问题等），保证信息完整、无歧义。

（二）模板选择与适配

内部沟通模板选择：

日常事务同步：使用《内部协作函》，适用于部门间常规工作交接、信息告知；

项目/任务推进：使用《跨部门协同需求表》，明确任务分工、时间节点、交付标准；

重要事项通知：使用《内部事项通知单》，用于制度更新、会议安排、紧急事项传达等。

外部沟通模板选择：

初步对接沟通：使用《外部对接函》，适用于首次与第三方建立联系、表达合作意向；

正式合作事项：使用《外部沟通协议书》，明确双方权责、信息沟通机制、保密条款等；

常规业务对接：使用《外部业务沟通表》，用于订单确认、进度反馈、问题协调等。

模板适配调整：根据具体沟通场景，在模板基础上补充或删减字段，例如增加“紧急程度”“附件清单”等个性化内容。

（三）信息填写与审核

规范填写内容：按照模板字段要求，逐项准确填写信息，保证语言简洁、逻辑清晰，避免口语化表述。

内部审核流程：

普通沟通：由部门负责人*审核信息准确性及必要性；

涉及跨部门协作或重要数据：需抄送相关协作部门负责人*会签，保证各方对信息内容无异议；

外部沟通模板：需经法务部门*审核合规性，避免法律风险。

确认无误后发出：审核通过后，按指定渠道（如内部办公系统、邮件、书面函件）发送至沟通对象，并保留发送记录。

（四）沟通执行与反馈

及时响应：接收方需在收到信息后1个工作日内（紧急事项2小时内）确认收悉，非接收方责任范围内的事项需明确转办路径。

问题处理：对沟通中提出的问题或需求，接收方需在约定时限内反馈处理进展或结果，无法按期解决的需说明原因并明确新时限。

过程记录：沟通双方需对重要沟通内容（如会议纪要、问题协商结果）进行书面记录，由双方确认后存档备查。

（五）记录归档

内部沟通记录：通过内部办公系统发起的沟通，系统自动保存记录；书面函件需扫描存档，按“部门-年份-事项”分类管理，保存期限不少于2年。

外部沟通记录：外部沟通协议书原件需由行政部*统一归档，电子版同步存储至公司共享服务器；重要邮件往来需导出并标注“外部沟通-对接方名称-事项”后存档。

三、模板示例

（一）内部协作函

字段名称

填写内容示例

发件部门

市场营销部

收件部门

产品研发部

发件人

张*

联系方式

内线分机8888

发送日期

2023年10月26日

事由

关于2024年Q1产品迭代需求的信息同步

沟通内容

1.根据市场调研结果，需新增“用户个性化推荐”功能模块；2.期望研发部于11月15日前提供技术可行性评估报告；3.涉及数据接口对接，需协调技术支持团队。

期望回复时间

请于10月30日前反馈初步意见

抄送

项目管理部、分管副总

附件《2024年Q1产品需求调研报告》（版本号V2.1）

（二）外部对接函

字段名称

填写内容示例

发送公司

科技有限公司

接收公司

YY供应链管理有限公司

发送人

李*（采购经理）

接收人

王*（业务总监）

发送日期

2023年10月26日

沟通事由

关于Q4原材料供应合作意向对接

具体需求

1.希望贵司提供A、B两类产品的最新报价单（含批量采购折扣）；2.确认12月-2月的供货周期及最小起订量；3.协商签订年度框架协议的可能性。

联系方式

公司电话：[由公司统一提供]；李*手机：[内部通讯录可查]

期望回复时间

请于11月5日前提供相关资料并安排初步洽谈

保密条款

本函件内容涉及商业信息，未经双方书面同意，不得向第三方泄露。

（三）外部沟通协议书（节选关键条款）

协议双方：

甲方：科技有限公司（地址：[公司注册地址]）

乙方：YY供应链管理有限公司（地址：[对方注册地址]）

合作内容：

乙方作为甲方A类原材料指定供应商，按甲方订单要求提供合格产品；

双方建立月度信息沟通机制，乙方于每月5日前向上月供货情况及下月产能计划。

信息沟通机制：

日常工作对接：甲方采购经理李与乙方业务总监王为指定联系人，通过邮件或电话沟通；

紧急事项处理：双方需在24小时内响应，重大问题需48小时内召开视频会议协商解决。

保密条款：

双方承诺对合作过程中获知的对方商业秘密（含技术资料