合同管理标准化模板风险控制要点版.docVIP

合同管理标准化模板风险控制要点版

一、适用范围与应用场景

新合同起草：业务部门与外部合作方达成初步合作意向后，需基于标准模板起草合同文本；

合同评审：法务、财务、业务等多部门对合同条款进行合规性、经济性审查；

合同签订：完成评审的正式合同需履行内部审批流程，并与合作方签署；

履行与归档：合同执行过程中的履约跟踪、变更管理及资料归档。

二、标准化操作流程与风险控制

步骤1：合同需求发起与立项

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限、核心诉求等；

财务部门对合同涉及的资金预算、付款方式、税务处理进行初步审核；

法务部门对合作方主体资格进行初步核查（如是否为合法存续企业、有无失信或涉诉记录）。

风险控制要点：

保证合作需求符合企业战略规划，避免盲目合作；

核实合作方“三证”（营业执照、资质证书、相关许可证）复印件并加盖公章，避免与无资质主体签约；

预算未经审批的合同不得进入起草环节。

步骤2：合同文本起草

操作内容：

业务部门依据《合同标准化模板》起草合同，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心条款；

涉及专业技术条款的（如设备参数、服务标准），需附技术附件并由技术部门确认；

法务部门对合同条款的合法性、完整性、表述严谨性进行审核，重点排查歧义条款、无效条款。

风险控制要点：

严禁使用“大概”“左右”等模糊表述，数量、金额、日期需明确具体；

违约责任条款需与权利义务对等，避免“单方免责”或“责任上限不明确”；

涉及知识产权、保密义务的，需单独设置条款并明确范围与期限。

步骤3：内部多部门评审

操作内容：

法务部门牵头组织评审会，业务、财务、技术、风控等部门参与，出具书面评审意见；

财务部门重点审核付款节点、税务承担、发票开具方式是否符合财务制度；

风控部门评估合同履行中的潜在风险（如市场波动、政策变化、对方履约能力）。

风险控制要点：

评审意见需明确“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改要求，禁止口头评审；

涉及重大金额（如超过100万元）或高风险业务（如跨境合作、独家代理），需邀请外部法律顾问参与评审；

评审未通过的合同，需根据意见修改后重新提交，直至所有部门达成一致。

步骤4：对方确认与谈判

操作内容：

业务部门将评审通过后的合同文本发送合作方，确认对方是否接受条款；

对方提出修改意见的，需由法务部门评估修改内容的合法性及对企业的影响，必要时重新启动内部评审；

双方就最终条款达成一致后，形成《合同谈判纪要》，由双方授权代表签字确认。

风险控制要点：

禁止在《谈判纪要》中约定与主合同冲突的条款，或作出超出原合同范围的承诺；

合作方授权代表需提供《授权委托书》，明确授权范围及期限，避免无权代理风险；

涉及补充协议的，需保证与主合同具有同等法律效力，并履行同等评审流程。

步骤5：合同签订与用印

操作内容：

合同文本经最终审批后，由行政部门根据审批权限安排用印；

用印需核对合同文本与审批版本是否一致，严禁在空白合同、未审批合同上盖章；

正式合同一式多份（如双方各执2份，企业归档1份），双方签字盖章后生效，原件由行政部门统一保管。

风险控制要点：

合同签字人需为企业法定代表人或其合法授权人，授权文件需存档；

用印登记表需记录合同编号、用印日期、份数、经办人等信息，保证可追溯；

电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠的电子签名及存证平台。

步骤6：履行跟踪与监控

操作内容：

业务部门建立《合同履行台账》，记录关键节点（如交付时间、付款进度、验收结果）；

履行过程中出现对方违约（如逾期交付、质量不达标）或不可抗力（如自然灾害、政策调整）时，需在24小时内书面报告法务及风控部门；

双方协商变更或解除合同的，需签订书面协议并履行评审流程。

风险控制要点：

定期（如每月）对合同履行情况进行检查，对逾期事项及时预警并采取催告、索赔等措施；

保留履约过程中的全部书面证据（如验收单、沟通函、付款凭证），避免证据缺失；

合同履行完毕后，由业务部门提交《合同履行总结报告》，分析经验教训。

步骤7：归档与复盘

操作内容：

行政部门将合同正本、审批文件、附件、《履行台账》《总结报告》等资料整理归档，电子档备份至企业档案系统；

法务部门每半年组织一次合同管理复盘会，分析纠纷案例、共性问题及模板优化方向；

根据复盘结果，及时更新《合同标准化模板》及管理流程，提升风险防控能力。

风险控制要点：

合同档案保存期限不少于合同履行完毕后5年，涉及知识产权、长期保密义务的档案需长期保存；

档案借阅需经审批并登记，严禁私自复制、外传；

模板更新后需组织全员培训，保证业务部门掌握最新条款要求。

三、核心工具模板清单

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

签约主体（甲方/乙方）

合同类型

合同金额