会议组织与记录模板.docVIP

通用会议组织与记录模板

一、适用场景说明

二、会议组织全流程操作指南

（一）会前准备阶段

明确会议核心目标

确定会议需解决的核心问题（如“明确Q3项目关键节点”“解决跨部门协作流程卡点”），避免目标模糊导致会议偏离方向。

预估会议时长（一般会议建议控制在1-2小时内，复杂议题可分多次召开）。

确定参会人员与分工

必邀人员：与会议议题直接相关的决策人、执行人（如项目负责人、部门负责人）；

可选人员：需知晓议题进展的协作方（如支持部门代表）；

分工：指定主持人（控场、引导议程）、记录人（实时记录讨论要点、决议、行动项）、材料准备人（提前整理背景资料、数据报表）。

准备会议材料与场地

材料准备：根据议题整理背景文档、数据图表、提案草案等，提前1-2天发送给参会人员（标注“请提前审阅，会上需讨论重点”）；

场地与设备：预订会议室（保证容纳人数），提前调试投影仪、麦克风、视频会议软件（若线上会议）、白板、笔等设备，准备签到表、会议记录模板纸质版。

发送正式会议通知

通知内容至少包含：会议主题、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（线上会议需附会议/ID、密码）、参会人员、会议议程（含每个议题的时间分配）、需提前准备的材料、联系人及联系方式。

示例：

主题：产品V2.0需求评审会

时间：2023年10月20日14:00-16:00

地点：公司3楼第一会议室（线上参会：腾讯会议ID56，密码56）

参会人员：产品部经理、研发部经理、测试部主管、市场部专员

议程：14:00-14:10开场与会议目标说明（主持人）；14:10-14:40需求优先级排序讨论（产品部）；14:40-15:20技术可行性评估（研发部）；15:20-15:50测试计划确认（测试部）；15:50-16:00总结与行动项确认（全体）

（二）会中执行阶段

签到与开场（会议开始前5分钟）

记录人组织参会人员签到（线上会议通过会议软件“签到”功能或在线表格统计）；

主持人准时开场，明确会议目标、议程及时长分配，提醒会议纪律（如手机静音、围绕议题发言、避免打断他人）。

按议程推进讨论

逐项引导议题讨论，主持人控制每个环节的发言时间（如“本环节每人发言不超过3分钟”），避免某一议题占用过多时间；

鼓励参会人员发表意见，特别是执行人需明确表态（如“研发部认为该需求技术实现周期为2周，需调整排期”）；

对争议较大的议题，主持人需及时总结分歧点，引导聚焦解决方案（如“当前争议在于需求优先级，建议先确认核心用户场景，再排序”）。

关键信息实时记录

记录人需同步记录：

讨论要点：核心观点、不同意见（标注“反对理由：部门认为”）；

决议结果：明确结论（如“同意优先开发A功能，B功能延后至下阶段”）；

行动项：具体任务（“完成方案”）、责任人（*）、配合部门（如“市场部”）、截止日期（如“2023年10月25日前”）。

会议总结与确认

主持人逐项回顾议程完成情况，确认决议结果和行动项（重点重申责任人及截止日期）；

询问参会人员是否有补充，明确“会议记录将在24小时内发送，如有异议请及时反馈”；

按时结束会议（不拖延，超时可约定后续专项讨论）。

（三）会后跟进阶段

整理与分发会议记录

记录人会后2小时内整理初稿，重点核对决议、行动项（责任人、截止日期是否准确），补充遗漏的讨论要点；

主持人审核记录内容，保证客观、准确无歧义；

会议结束后24小时内，将最终版会议记录通过邮件或企业/钉钉发送给所有参会人员，抄送相关领导，邮件标题注明“【会议记录】会议。

行动项跟踪与反馈

记录人或指定专人建立“行动项跟踪表”，每周更新进度（如“已完成”“进行中”“延期”，延期需说明原因）；

责任人需在截止日期前1天反馈进展，若无法按时完成，需提前向主持人及相关部门说明情况并协商新期限；

下次会议开始前，主持人需优先回顾上次会议行动项完成情况。

材料归档

将会议通知、签到表、会议记录、相关材料（PPT、文档等）整理归档，按“会议名称-日期”格式命名文件夹（如“产品V2.0需求评审会），存储至公司共享服务器或指定云盘，保存期限不少于1年。

三、核心模板表格设计

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

（如：项目月度进度复盘会）

会议编号

（按公司规则填写，如：PM-202310-001）

会议时间

（年/月/日时:分-时:分）

会议地点

（线下会议室/线上会议）

会议形式

（线下/线上/混合）

主持人

（姓名*）

记录人

（姓名*）

应到人数

（数字）

实到人数

（数字）

缺席人员及原因

（姓名*，原因：如出差、请假）

会议目的

（1-2句话说明核心目标）

预期成果

（如：明确3个关键问题解决方案）

（二）会议议程表

序号

议题名称

主讲人

时间分配（分钟）