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2025/12/21

招标档案管理培训

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

招标档案管理基础

02

招标档案管理流程

03

招标档案日常管理

04

管理常见问题及解决

05

培训总结与展望

招标档案管理基础

01

档案管理概念

档案的定义与构成要素

档案是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，如某建筑企业招标项目中的招标文件、评标报告等。

档案管理的核心目标

档案管理旨在实现档案的有序整理、安全保管和有效利用，例如某市政工程通过规范管理招标档案，成功追溯项目关键决策依据。

招标档案作用

保障招标合规性

某省2023年查处的5起串标案件中，完整的招标档案为司法机关提供了关键证据链，促使违法企业被依法处罚。

支撑合同履约管理

某央企在设备采购项目中，依据招标档案中技术参数条款，成功解决了供应商履约时的设备规格争议。

招标档案作用

优化招标管理流程

某市住建局通过分析近三年招标档案，发现评标专家抽取环节漏洞，据此优化了电子化随机抽取系统。

应对审计与监督检查

某高校基建项目接受教育部审计时，凭借规范的招标档案，顺利通过对3000万元采购项目的合规性审查。

招标档案管理流程

02

档案收集标准

资料完整性标准

某工程招标中，要求收集从招标公告到中标通知书的全流程资料，缺失一项即退回补充，如某市地铁项目曾因漏放答疑文件返工。

文件规范性标准

需按A4规格装订，页码连续，如某央企规定投标文件需标注项目编号+文件类型，字体统一为宋体小四。

时效性标准

投标截止后24小时内完成资料收集，某政府采购项目因延迟3小时收集，导致3家投标单位资料失效。

档案整理方法

分类编码法

某市政工程招标项目采用项目编号+阶段代码+文件类型编码规则，如SZ2023-001-GC-003对应施工招标文件。

案卷组合法

某国企将设备采购招标的招标文件、投标文件、评标报告等按一标一卷原则组合，单案卷厚度不超过4cm。

档案整理方法

元数据著录法

某招标代理公司对档案著录项目名称、招标方式、中标金额等28项元数据，支持Excel表格批量导入系统。

备考表编制法

某医院基建招标档案在每卷末附备考表，注明2023年5月补增答疑文件3页等修改记录，由档案员签字确认。

档案归档要求

归档材料完整性审核

某省交通厅招标项目中，审核发现缺漏3份关键评标报告，退回补充后才完成归档，避免后续审计风险。

归档时限严格把控

某市住建局规定，招标项目结束后30日内须完成归档，2023年有2家单位因超期被通报批评。

档案存储条件

归档材料完整性审核

某国企招标项目中，归档需包含招标文件、投标文件、中标通知书等12类材料，缺失1项即退回补充，如某项目因缺评标报告延迟归档3个月。

归档文件规范性要求

某省政府采购中心规定，归档文件需按“项目编号+材料类型”命名，A4纸双面打印，页码连续且标注于右下角，2023年该中心以此标准验收通过率提升40%。

招标档案日常管理

03

借阅登记制度

档案的定义与构成要素

档案是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，如某建筑企业招标项目中的招标文件、评标报告等。

档案管理的核心环节

档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等环节，例如某政府采购中心对招标档案进行分类编码并数字化存储。

保密安全措施

招标文件完整性标准

需包含招标公告、招标文件、答疑文件等核心材料，如某国企2023年设备采购项目明确要求归档文件需连续编码且无缺页。

供应商材料合规标准

供应商提交的资质文件需在有效期内，如某市政工程招标中拒收了3家过期营业执照的供应商投标材料。

过程记录规范性标准

评标现场需同步录音录像并归档，某省2024年公路项目招标因缺失评标录像导致投诉处理延误。

定期检查维护

合规审计依据

某省2023年政府采购审计中，通过核查招标档案发现3起违规操作，挽回财政损失超500万元，凸显档案在合规审查中的关键作用。

争议解决凭证

2022年某建筑工程招标纠纷中，法院依据完整的招标档案（含投标文件、评标记录），3日内裁定中标结果有效，化解企业间矛盾。

定期检查维护

管理改进支撑

某央企分析近3年招标档案，发现技术标评审耗时过长问题，优化流程后平均评标效率提升40%，缩短项目周期。

历史追溯凭证

某市档案馆利用2018年地铁项目招标档案，为2023年线路扩建工程提供原始参数依据，节省前期勘察成本约30万元。

备份与恢复策略

档案的定义与构成要素

档案是指机关、组织和个人在社会活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，如招标文件、评标报告、中标通知书等。

档案管理的基本流程

档案管理通常包