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企业资源计划（ERP）系统操作实用指南

引言

企业资源计划（ERP）系统是整合企业核心业务流程（如采购、销售、库存、财务等）的一体化管理平台，旨在提升运营效率、数据协同与决策支持能力。本指南针对ERP系统的日常高频操作场景，提供分步骤操作说明、模板表格及注意事项，帮助企业用户快速掌握系统使用方法，保证业务流程规范、数据准确。

一、核心应用场景与适用对象

（一）新员工入职培训

场景描述：企业新入职员工需快速熟悉ERP系统操作，完成基础权限配置与基础数据录入，保证后续业务顺利开展。

适用对象：人事专员、部门管理员、新入职业务操作员。

（二）日常业务流程处理

场景描述：处理采购申请、销售订单、库存出入库、费用报销等常规业务，保证业务数据实时更新至系统，支持跨部门协同。

适用对象：采购专员、销售专员、仓库管理员、财务专员。

（三）月末结账与数据统计

场景描述：月末需完成业务数据核对、财务结账、各类统计报表（如库存报表、销售分析表、利润表等），为管理层提供决策依据。

适用对象：财务主管、仓库主管、销售主管。

二、基础信息维护操作指南（以“物料主数据维护”为例）

（一）操作目标

新增或修改企业物料信息（如原材料、半成品、成品等），保证物料编码、名称、规格、供应商等基础数据准确，供采购、库存、销售等模块调用。

（二）操作步骤

系统登录

打开ERP系统登录页面，输入工号（如：2024001）及密码，选择“物料管理”模块权限，“登录”。

进入功能入口

在系统左侧菜单栏依次“基础数据管理”→“物料信息”→“物料主数据维护”。

新增物料

页面右上角“新增”按钮，进入物料信息录入界面。

按要求填写以下字段（带*为必填项）：

*物料编码：系统自动唯一编码（如：MAT-2024-001），不可手动修改；

*物料名称：输入物料全称（如：“A型不锈钢螺丝”）；

规格型号：填写详细规格（如：“M6×20mm，SUS304”）；

*计量单位：选择默认单位（如：“个”，可关联换算单位“箱”，1箱=1000个）；

*物料类型：下拉选择“原材料/半成品/成品”；

供应商：“关联供应商”，选择默认供应商（如：“*五金制品有限公司”）；

仓库：选择默认存放仓库（如：“原材料仓-01”）。

提交审核

确认信息无误后，“保存”，系统提示“保存成功”。

“提交审核”，选择审核人（如：“采购主管*工”），提交后状态变更为“待审核”。

审核确认

审核人登录系统，在“待办事项”中查看物料审核申请，核对信息后“通过”或“驳回”（若驳回，需填写驳回原因）。

审核通过后，物料状态更新为“有效”，可在其他模块调用。

（三）模板表格：物料主数据新增申请表

字段名称

填写示例

备注

物料编码

MAT-2024-001

系统自动

物料名称

A型不锈钢螺丝

不可重复

规格型号

M6×20mm，SUS304

详细描述物料特性

计量单位

个（主单位）/箱（辅单位）

1箱=1000个

物料类型

原材料

枚举值：原材料/半成品/成品

默认供应商

*五金制品有限公司

关联供应商主数据

默认仓库

原材料仓-01

关联仓库主数据

申请部门

采购部

当前操作部门

申请人

*小明

当前登录用户

申请日期

2024-03-15

系统自动获取

三、采购业务流程操作指南（以“采购申请→采购订单→入库”为例）

（一）操作目标

规范采购业务从需求提报、审批、订单到入库的全流程，保证物料采购及时、数量准确、成本可控。

（二）操作步骤

1.创建采购申请

入口：登录采购模块，“采购管理”→“采购申请”→“新增申请”。

填写信息：

*申请部门：选择需求部门（如：“生产部”）；

*申请日期：默认当天；

*物料信息：“添加物料”，输入物料编码（如：MAT-2024-001）或名称，自动带出规格、单位，填写申请数量（如：5000个）；

*用途说明：简要说明采购原因（如：“生产A产品急需”）。

提交审批：保存后提交至部门主管（如：“生产主管*工”）审批，审批通过后状态为“已审批”。

2.采购订单

入口：在“采购申请”列表中选择已审批的申请记录，“采购订单”。

确认信息：

供应商：系统自动关联物料默认供应商（如：“*五金制品有限公司”）；

单价：参考历史采购价或最新报价（如：0.5元/个）；

总金额：系统自动计算（数量×单价=5000×0.5=2500元）；

交货日期：与供应商确认后填写（如：2024-03-25）。

提交审核：保存后提交至采购主管（如：“采购经理*工”）审核，审核通过后状态为“已生效”。

3.收货入库

入口：登录库存模块，“入库管理”→“采购入库”→“新增入库单”。

关联订单：“关联采购订单”，选择已的采购订单（如：PO-2024-003），自动带出物料信息、数量、供应商等。

填写入库信息：

*实收数量：核对实物后填写（