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技术规范与作业指导书电子归档模板说明
一、适用范围与场景描述
二、电子归档标准化操作流程
步骤1：文档收集与初步整理
明确归档范围：根据企业技术管理体系要求，确定需归档的技术规范（如《XX产品设计规范》《XX工艺标准》）和作业指导书（如《XX设备操作指导书》《XX产品装配流程》）清单，保证覆盖所有关键技术与操作环节。
文档格式规范：收集的电子文档统一采用PDF格式（保证排版固定，避免编辑修改），若涉及图表较多，可补充Word或Excel源文件作为附件；文档命名规则为“[文档类型]-[编号/版本]-[日期]”，例如“技术规范-XX-01。
完整性检查：核对文档是否包含编制、审核、批准信息，是否加盖电子公章（若有），保证内容无缺失页、无模糊文字。
步骤2：信息填写与归档表单录入
打开归档信息表：使用本模板中的“技术规范与作业指导书归档信息表”（详见第三部分），逐项填写文档基本信息及技术内容摘要。
关键信息填写：
文档基本信息：准确录入文档名称、编号（若为企业标准编号需与原文件一致）、版本号（如V1.0、修订版）、编制部门（如研发部、生产部）、编制人（填写工号或姓名，用“”代替，如“研发部-张”）、编制日期、审核人（“质量部-李”）、批准人（“技术总监-王”）等。
技术规范核心内容：简要概括适用范围（如“适用于XX系列产品生产”）、主要技术参数（如“温度范围：20-25℃，湿度：≤60%RH”）、引用标准（如“GB/T19001-2016”“企业标准Q/XX001-2023”）、修订记录（如“V1.0：2024年3月首次发布；V1.1：2024年5月修订第3章条款”）。
作业指导书核心内容：提炼操作步骤（如“1.开机前检查电源电压；2.启动设备预热10分钟”）、安全要求（如“佩戴绝缘手套，禁止湿手操作设备”）、质量标准（如“产品尺寸公差±0.1mm”）、异常处理（如“若设备报警，立即按下急停按钮并联系维护人员”）。
摘要与关键词：填写文档摘要（100-200字，说明文档核心目的与应用价值），并添加3-5个关键词（如“产品设计”“装配流程”“质量控制”），便于后续检索。
步骤3：审核与确认
部门内部审核：由编制部门负责人（如研发部经理）核对文档内容与归档信息的一致性，保证技术参数、操作步骤准确无误，签字确认（电子签名或扫描件）。
跨部门会签：涉及多部门协作的文档（如生产与质量部门联合编制的作业指导书），需发送至相关部门负责人审核，确认无冲突后签字。
技术负责人终审：由企业技术总负责人（如技术总监）对文档的技术合规性、安全性进行最终审核，通过后进入归档流程。
步骤4：系统与分类存储
选择归档系统：通过企业指定的文档管理系统（如OA系统、SharePoint、专业知识库平台）进行，保证系统支持版本控制、权限管理及检索功能。
设置存储路径：按“部门-文档类型-项目”三级目录结构分类存储，例如“研发部-技术规范-XX项目”“生产部-作业指导书-通用流程”。
附件与绑定信息：将PDF主文件及附件（如图表、源文件）至系统，同时绑定已填写的归档信息表（Excel或PDF格式），保证文档与信息一一对应。
步骤5：检索与利用维护
权限设置：根据文档密级（如公开、内部、秘密）设置访问权限，秘密级文档仅限授权人员（如部门负责人、技术骨干）查阅，公开级文档可全员检索。
定期检查：每季度对归档文档进行一次完整性检查，保证无丢失、无损坏；每年对过期或作废文档进行清理，标注“已废止”并转移至历史库。
版本更新：若文档内容需修订，需重新履行编制、审核流程，新版本时保留旧版本（标注“V1.0历史版”），保证版本链清晰可追溯。
三、技术规范与作业指导书归档信息表
大类
字段名称
填写说明
示例
文档基本信息
文档名称
与电子文件标题完全一致
《XX产品装配作业指导书》
文档编号
企业标准编号或自编编号（唯一性）
Q/ZZSB-003-2024
版本号
首次版本为V1.0，修订后递增（如V1.1、V2.0）
V1.2
文档类型
技术规范/作业指导书/其他
作业指导书
所属部门
编制部门
生产部
编制人
工号或姓名（用“*”代替）
生产部-赵*
编制日期
文档最终定稿日期（YYYY-MM-DD）
2024-05-10
审核人
负责审核的部门负责人（用“*”代替）
质量部-孙*
审核日期
完成审核的日期
2024-05-12
批准人
技术或管理负责人（用“*”代替）
技术总监-周*
批准日期
完成批准的日期
2024-05-15
技术规范核心内容
适用范围
文档适用的产品、设备、工艺或场景
适用于XX系列产品的装配工序
主要技术参数
关键技术指标（如尺寸、温度、压力、精度等）
装配扭矩：10±0.5N·m；环境温度：18-28℃
引用标准
国家/
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