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企业部门间沟通协作标准化流程模板

一、适用场景与价值

本流程适用于企业内部跨部门协作的各类场景，包括但不限于：

项目协同：如新产品研发、市场活动推广、系统升级等需多部门联合推进的项目；

资源调配：如共享人力、物料、预算等资源的申请与分配；

流程优化：如财务报销审批、客户服务响应等跨环节流程的改进；

问题处理：如客户投诉、生产异常、交付延迟等需多部门协同解决的突发问题。

通过标准化流程，可明确部门职责、减少沟通成本、提升协作效率，避免因信息不对称导致的推诿或重复工作，保证协作目标按时达成。

二、标准化操作步骤详解

步骤1：协作需求发起与提交

责任主体：需求发起部门（如项目组、业务部门）

操作说明：

明确协作目标、具体需求（含交付成果、时间节点、资源支持等），填写《部门间协作需求申请表》（见表1）；

需求发起部门负责人审核需求合理性（如资源匹配度、时间可行性），审核通过后提交至协作接收部门及相关职能部门（如项目管理办公室、人力资源部）；

涉及多部门协同的需求，需提前与相关部门进行初步沟通，确认协作意愿。

输出物：《部门间协作需求申请表》（含发起部门负责人签字）。

步骤2：协作需求接收与确认

责任主体：协作接收部门、相关职能部门

操作说明：

协作接收部门在收到需求后2个工作日内，对需求的可行性、资源需求进行评估；

若需求可行，接收部门负责人需在《部门间协作需求申请表》中签字确认，并明确内部对接人（如*经理）及时间计划；

若需求不可行（如资源冲突、时间不足），需在1个工作日内反馈至发起部门，说明原因并提出调整建议（如延期、分阶段实施）；

职能部门（如项目管理办公室）对跨部门需求的优先级、资源分配进行统筹协调，必要时组织需求评审会。

输出物：签字确认的《部门间协作需求申请表》或《需求反馈意见函》。

步骤3：协作执行与进度同步

责任主体：协作接收部门、需求发起部门、对接人

操作说明：

接收部门根据确认的计划启动协作，明确内部任务分工（如专员负责数据收集，主管负责方案审核）；

执行过程中，对接人需通过周报/会议形式向发起部门同步进度（含已完成事项、未完成事项、风险问题），同步频率按项目周期设定（如长期项目每周同步，紧急事项每日同步）；

发起部门需及时反馈进度意见，对执行偏差提出调整建议，保证协作方向与目标一致；

涉及跨部门资源的协作，资源提供部门需按约定时间、质量交付资源（如技术部提供开发接口、行政部协调会议室）。

输出物：《协作进度周报》《会议纪要》《资源交付确认单》。

步骤4：问题反馈与协同解决

责任主体：协作接收部门、需求发起部门、职能部门

操作说明：

执行过程中若出现风险（如延期、资源短缺、需求变更），对接人需立即（最迟不超过4小时）通过《问题反馈表》向发起部门及职能部门反馈；

问题发起部门需在24小时内组织相关部门召开问题分析会，明确问题原因、责任方及解决方案；

紧急问题（如系统故障影响客户交付）需启动应急机制，由职能部门牵头协调资源，2小时内给出临时解决措施，24小时内制定长期方案；

问题解决后，需更新《部门间协作需求申请表》中的时间节点或需求内容，并同步至所有相关方。

输出物：《问题反馈表》《问题解决方案》《需求变更申请单》。

步骤5：成果交付与验收归档

责任主体：协作接收部门、需求发起部门、职能部门

操作说明：

接收部门按约定完成协作成果（如项目报告、产品原型、问题处理结果），提交至发起部门；

发起部门根据《协作需求说明书》中的验收标准，在3个工作日内组织验收（可邀请职能部门参与），验收通过后签字确认；

验收不通过的，接收部门需在2个工作日内完成整改并重新提交验收；

协作结束后，发起部门负责收集《协作需求申请表》《进度报告》《验收单》等资料，提交至档案管理部门归档，作为部门协作绩效考核依据。

输出物：《协作成果验收单》《协作归档资料清单》。

三、协作流程记录表单

表1：部门间协作需求申请表

字段

填写说明

示例

协作编号

按年份-部门-序号规则填写（如2024-市场-001）

2024-运营-015

发起部门

需求提出部门全称

市场营销部

接收部门

需配合执行部门全称（可多部门，用“、”分隔）

产品研发部、客户服务部

协作主题

简明概括协作内容（如“2024年Q3新品上市推广方案制定”）

新品上市推广方案跨部门协作

协作目标

需达成的具体成果（含交付物、质量标准、时间节点）

8月30日前完成推广方案初稿，通过产品部评审

需求描述

详细说明协作内容、资源需求（人力、预算、工具等）

需研发部提供产品功能说明，客服部提供用户反馈数据

优先级

□高（3日内响应）□中（5日内响应）□低（10日内响应）

□中

发起部门负责人

签字栏

___________（签字）

接收部门负责人

签字栏（接收部门填写）

___________（签字