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采购申请与供应商管理流程工具指南

一、适用场景与工作情境

本工具适用于企业内部各类采购需求的规范化管理，涵盖从需求提报到供应商全生命周期管理的核心环节。具体场景包括：

日常采购需求处理：如生产部门的原材料采购、行政部门的办公用品补充、工程项目的设备采购等，需通过标准化流程保证需求合理、审批合规。

新供应商引入：当现有供应商无法满足需求或企业需拓展供应渠道时，用于新供应商的资质审核、评估及准入管理。

现有供应商绩效优化：定期对合作中的供应商进行质量、交期、服务等维度的评估，推动供应商持续改进，保证供应链稳定性。

跨部门协作采购：涉及多部门（如需求部门、采购部、财务部、仓库等）的采购项目，通过明确职责分工与流程节点，提升协同效率。

二、全流程操作指引

步骤1：采购需求发起与初审

责任主体：需求部门（如生产部、行政部）

操作说明：

需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、需求日期、用途说明及附件（如图纸、技术参数等）。

需求部门负责人（如生产部主管*）对申请的必要性、合理性及预算匹配度进行初审，确认无误后提交至采购部。

输出成果：《采购申请单》（经需求部门负责人签字确认）

步骤2：采购需求复核与审批

责任主体：采购部、财务部、管理层（根据采购金额分级审批）

操作说明：

采购部复核：采购专员*核对《采购申请单》信息完整性，评估需求是否与现有库存冲突（若涉及库存物料），并初步判断采购品类是否属于企业集中采购目录。

财务部审核：财务人员核对预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求需提交财务负责人审批。

管理层审批：根据采购金额分级审批（例如：≤5000元由采购经理审批；5000-50000元由分管副总审批；＞50000元由总经理*审批），审批通过后进入供应商选择环节。

输出成果：审批通过的《采购申请单》（标注审批意见及审批人签字）

步骤3：供应商选择与确定

责任主体：采购部、需求部门（必要时邀请技术专家*参与）

操作说明：

供应商寻源：采购部根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开招标、邀请报价、行业推荐等方式筛选潜在供应商，优先选择合作历史良好、绩效评分高的现有供应商。

资质审核：对新供应商，需审核其营业执照、相关行业资质（如ISO认证、3C认证等）、生产能力、质量保证体系等，填写《供应商资质审核表》。

比价与评估：对≥3家供应商进行价格、质量、交期、服务、付款条件等综合评估，必要时进行样品测试或实地考察，形成《供应商评估报告》。

确定供应商：根据评估结果及审批权限（小额采购可由采购经理*直接确定，大额采购需提交管理层审批），确定最终供应商，通知需求部门。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商评估报告》《采购订单》（草稿）

步骤4：采购订单下达与执行

责任主体：采购部、供应商

操作说明：

采购部根据审批结果，向供应商下达《采购订单》，明确物料/服务信息、价格、数量、交货地点、交货日期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，经采购经理*签字后盖章发出（电子订单需保证双方系统留痕）。

供应商确认订单后，按约定时间组织生产或备货，并反馈预计交货时间。采购专员*跟踪订单执行进度，若遇交期延误等异常情况，及时与供应商沟通协调，必要时启动备选方案。

输出成果：《采购订单》（正式版本）、订单进度跟踪记录

步骤5：物料/服务验收与入库

责任主体：需求部门、仓库、质检部（若涉及质检）

操作说明：

初步验收：供应商送货至指定地点后，需求部门或仓库人员对照《采购订单》核对物料名称、规格、数量、外包装完整性，确认无误后签收《送货单》。

质量检验：对需质检的物料（如原材料、关键设备），由质检部*依据技术标准进行检验，出具《检验报告》；合格物料办理入库手续，不合格物料则按《不合格品处理流程》通知供应商退换货或协商解决方案。

入库登记：仓库人员根据验收合格的《送货单》及《检验报告》，填写《入库单》，更新库存系统，并将相关单据（采购订单、送货单、检验报告、入库单）同步至财务部。

输出成果：《送货单》《检验报告》《入库单》（三方签字确认）

步骤6：付款结算与供应商档案更新

责任主体：财务部、采购部

操作说明：

发票核对：供应商开具合规发票后，财务部*核对发票信息与《采购订单》《入库单》一致性（“三单匹配”），确认无误后进入付款流程。

付款审批：财务部根据付款条款（如预付款、货到付款、账期付款）提交付款申请，经财务负责人*及对应权限管理层审批后，通过银行转账等方式支付款项。

档案更新：采购部将本次采购的订单、验收单、发票、付款凭证等资料整理归档，更新供应商档案，记录本次合作的质量、交期、服务表现等数据，作为后续供应商绩效评估的依据。

输出成果：付款凭证、供应商档案更新记录

步骤7：供应商绩效评估与优化

责任