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企业财务审计档案管理制度与操作指南

前言

企业财务审计档案是企业在财务审计活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是审计工作的直接成果，也是企业重要的经济档案和历史资料。建立健全财务审计档案管理制度，规范审计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，对于保障审计工作质量、防范审计风险、提升企业管理水平、维护企业合法权益具有至关重要的意义。本制度与操作指南旨在为企业提供一套系统、实用的财务审计档案管理规范，以期促进审计档案管理工作的制度化、规范化和科学化。

第一章总则

第一条制定依据

本制度根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》及其实施条例、国家档案局相关规定以及本企业内部审计章程、档案管理总则等有关法律法规和规章制度制定。

第二条适用范围

本制度适用于本企业及所属各单位（部门）组织实施的各类财务审计项目（包括但不限于年度财务报表审计、专项财务审计、经济责任审计、离任审计、舞弊审计等）所形成的审计档案的管理。参与审计工作的外部审计机构，其在本企业审计活动中形成的、按规定应移交本企业的审计档案，亦适用本制度。

第三条审计档案定义

本制度所称财务审计档案（以下简称“审计档案”），是指审计部门及审计人员在实施财务审计项目过程中，直接形成的、具有保存价值的各种文字、符号、图表、电子数据等不同形式的历史记录。

第四条管理原则

审计档案管理遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理：企业档案管理部门负责对审计档案工作进行统筹指导和监督，审计部门负责本部门审计档案的具体收集、整理、立卷、归档和日常管理工作。

（二）完整规范、安全保密：确保审计档案的收集齐全完整，整理符合规范，保管安全可靠，严格遵守保密规定。

（三）真实准确、便于利用：审计档案内容必须真实反映审计活动的客观情况，做到数据准确、结论可靠，并建立便捷的检索利用机制，服务于企业管理和后续审计工作。

（四）谁审计谁负责：审计项目负责人对该项目审计档案的真实性、完整性、规范性负主要责任。

第二章管理机构与职责

第五条企业档案管理部门职责

企业档案管理部门是审计档案工作的归口管理部门，主要职责包括：

（一）贯彻执行国家及上级有关档案工作的法律法规和方针政策；

（二）制定和完善企业审计档案管理制度及相关工作标准；

（三）对审计部门的审计档案收集、整理、立卷、归档工作进行业务指导和监督检查；

（四）负责对已超过保管期限的审计档案进行鉴定和销毁的组织工作；

（五）组织审计档案管理人员的业务培训。

第六条审计部门职责

审计部门是审计档案形成和日常管理的直接责任部门，主要职责包括：

（一）严格执行企业审计档案管理制度，指定专人（可兼职）负责审计档案的日常管理工作；

（二）负责审计项目从立项到终结全过程中形成的各类文件材料的收集、整理、初步审核和立卷工作；

（三）按照规定期限，将整理完毕并经审核合格的审计档案向企业档案管理部门移交归档；

（四）负责审计档案移交前的安全保管和保密工作；

（五）协助档案管理部门进行审计档案的鉴定、利用和销毁工作。

第七条审计人员职责

审计人员在审计项目实施过程中，对审计档案的形成负直接责任，主要职责包括：

（一）及时收集在审计实施过程中形成的各类文件材料，确保其真实、完整、有效；

（二）按照审计项目档案整理要求，对所收集的材料进行初步分类、排序和编写；

（三）审计项目结束后，将整理好的审计文件材料连同审计报告等结论性文件一并提交项目负责人审核；

（四）对归档材料的真实性、完整性负责。

第三章审计档案的收集与整理

第八条收集范围与时间

审计档案的收集范围应全面覆盖审计项目的各个环节，主要包括：

（一）立项阶段：审计委托书或审计通知书、审计工作方案、被审计单位基本情况等；

（二）实施阶段：审计证据（包括原始凭证复印件、访谈记录、函证回函、现场勘查记录等）、审计工作底稿、审计组讨论记录、与被审计单位的沟通记录及反馈意见等；

（三）报告阶段：审计报告（征求意见稿）、被审计单位对审计报告的书面意见、审计报告（审定稿）、审计决定、审计意见书、审计整改通知书等；

（四）后续阶段：被审计单位整改报告、审计整改情况跟踪检查记录、后续审计报告等；

（五）其他与审计项目相关的重要文件材料，如会议纪要、领导批示等。

审计文件材料的收集应贯穿于审计项目的全过程，审计人员应在审计工作中随时收集，项目结束后及时汇总。

第九条整理要求

审计档案的整理应遵循“遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。具体要求如下：

（一）分类：一般按照审计项目进行分类，一个审计项目可立为一个或若干个案卷。案卷内文件材料可按审计工作程序或文件材料的重要程度进行分类排列。

（二）排列：同一类别的文件材料，应按照形成时间