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仓库库存管理标准化模板

一、适用范围与应用场景

二、标准化操作流程详解

（一）入库管理流程

入库前准备

采购部根据需求发起采购申请，经审批后《采购订单》，同步发送至仓储部；

仓储部根据《采购订单》提前清理对应存储区域，检查货架稳定性、环境温湿度（如需），保证物料存放条件符合要求。

单据与实物核对

供应商送货至仓库时，仓管员*核对《送货单》与《采购订单》信息一致性（物料编码、名称、规格、数量、批次号等）；

核对无误后，组织质检员*（或仓管员兼任）进行实物验收，检查物料外观、包装完整性、有效期（如食品、药品）、质量检测报告（如需），确认合格后签字确认。

信息录入与上架

验收合格后，仓管员*在系统中录入入库信息（入库单），关联《采购订单》号、供应商、批次号、存放位置（如A区-03货架-02层）等字段；

按照“分区分类、标识清晰”原则将物料上架，粘贴物料标签（含编码、名称、批次、入库日期），并在系统中更新库存状态。

（二）存储管理流程

分区分类管理

仓库划分为待检区、合格品区、不合格品区、呆滞品区、周转区等功能区域，通过地面标识/区域牌区分，严禁混放；

物料按属性（如材质、形状、温湿度要求）分类存放，例如：食品与非食品分开、重物在下轻物在上、易碎品单独设置防护区。

日常维护与巡检

仓管员*每日对存储区域进行2次巡检（上午、下午），检查物料堆码是否整齐（垛高不超过1.5米，留有通风通道）、温湿度是否符合要求（如需记录温湿度表）、有无虫鼠害迹象；

定期（每周）检查物料有效期，临近有效期（如剩余1/3周期）的物料移至“临期品区”，并触发预警通知采购部/销售部。

标识与追溯管理

所有物料粘贴动态标签，包含“物料编码-名称-批次-数量-入库日期-状态（正常/待检/冻结）”信息，保证“一物一码”；

系统记录物料移动轨迹（如从合格品区调至出库区），支持批次追溯（如某批次物料出库后发觉问题，可快速定位同批次库存）。

（三）出库管理流程

出库审批

销售部/生产部根据需求提交《出库申请单》，注明物料编码、名称、数量、领用部门、用途等信息，经部门负责人*审批后提交至仓储部；

仓储部核对《出库申请单》与系统库存，确认库存充足且状态正常（如无冻结、无过期），审批通过后《出库单》。

拣货与备货

仓管员*按“先进先出（FIFO）”原则拣货，优先取出库日期最早的批次，核对《出库单》与实物信息（编码、名称、数量），保证无误；

拣货完成后，将物料放置“待发货区”，粘贴“出库”标识，避免与库存物料混淆。

复核与发货

复核员（可由仓管员兼任）对备货物料进行二次核对，确认数量、规格与《出库单》一致，签字确认；

领用人或物流提货人凭《出库单》领取物料，双方签字确认，仓管员在系统中更新库存数量（出库记录），并将单据存档。

（四）库存盘点流程

盘点计划制定

仓储部每月/季度末制定盘点计划，明确盘点范围（全盘/抽盘）、时间、参与人员（仓管员、财务人员、部门代表*）、工具（扫码枪、盘点表、电子秤）；

提前3天通知相关部门，暂停盘点区域的物料出入库（紧急情况需备注说明）。

现场盘点执行

参与人员分组进行，每组至少2人（1人清点实物，1人记录），使用扫码枪扫描物料标签录入系统，或手工填写《盘点表》（含物料编码、名称、账面数量、实盘数量、备注）；

对差异物料（如盘盈、盘亏）重点标注，拍照留存证据（如堆码错误、单据遗漏），并初步分析原因。

差异核对与账务调整

盘点结束后，仓储部将《盘点表》与系统库存数据对比，《库存差异表》，注明差异数量、差异原因（如入库漏录、出库未销账、自然损耗等）；

财务部审核差异原因，确认无误后进行账务调整（如盘盈计入“营业外收入”，盘亏查明责任后由责任人承担或计入“管理费用”），并更新系统库存。

（五）异常处理流程

数量差异

入库时实收数量少于送货单：仓管员当场与供应商确认，签署《数量短缺说明》，联系采购部协调补货或冲减货款；

出库时实发数量少于申请数量：立即停止发货，核查拣货流程，如属系统操作错误，由仓管员更正；如属人为失误，追究责任人责任并重新拣货。

物料质量异常

验收时发觉物料损坏、变质：立即移至“不合格品区”，张贴“不合格”标识，通知采购部*与供应商协商退换货，同步记录《不合格品处理报告》；

存储中发觉物料变质（如受潮、过期）：隔离存放，上报仓储部负责人*，联系相关部门（如销售部、采购部）制定处理方案（如销毁、折价销售），并追溯责任。

系统与单据异常

系统故障导致数据无法录入：启用手工台账，故障修复后及时补录，保证账实一致；

单据丢失（如入库单、出库单）：由经手人填写《单据补办申请》，说明丢失原因，经部门负责人审批后，仓管员*根据系统记录补制单据，标注“补单”字样。

三、核心表格模板与字段说明

（一）入库登记表

日期

入库单号

物料编码

物料名称

规格型号

单位