灯具厂行政部公章使用管理规范.docx

灯具厂行政部公章使用管理规范

灯具厂行政部公章使用管理规范

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第一章总则

1.制定目的

公司公章是企业的重要法定凭证，规范公章使用管理，可以防止滥用、减少风险，确保公司利益不受损害。本制度旨在明确公章使用的范围、流程和责任，提高工作效率，维护公司形象。

2.适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工，特别是行政部、财务部、销售部等常需使用公章的部门。任何部门或个人使用公章前，必须严格遵守本规范。

3.基本概念说明

-公章：指公司依法刻制的、具有法律效力的印章，包括圆形、椭圆形等，刻有公司全称。

-用印申请：指部门或员工因工作需要申请使用公章时，需提交的书面或电子申请。

-审批流程：指用印申请需经过的各级领导或部门审核程序，确保用印合理合规。

实际应用例子

-销售合同用印：销售部签订客户合同时，需填写用印申请单，经销售总监和财务总监审批后，行政部方可盖章。

-内部文件用印：人力资源部发布内部通知，需填写用印申请单，经部门负责人审批即可盖章。

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第二章用印范围与审批权限

1.公章使用范围

-公司正式合同、协议、订单等对外文件。

-财务票据、发票、付款凭证等财务类文件。

-人力资源相关的劳动合同、离职证明等。

-法律法规要求必须盖章的文件。

2.禁止用印范围

-私人事务或非工作相关的文件。

-内容不完整、未经审核的文件。

-超出公司授权范围的文件。

3.审批权限划分

-一般用印：金额低于10万元，由部门负责人审批。

-较大金额用印：金额在10万元至100万元之间，需经财务总监审批。

-重大用印：金额超过100万元或涉及重大决策，需经总经理审批。

实际应用例子

-小额采购合同：采购部签订金额5万元的采购合同，经部门负责人签字后即可盖章。

-大额销售合同：销售部签订金额80万元的销售合同，需经销售总监、财务总监和总经理签字后盖章。

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第三章用印申请与流程

1.申请方式

-部门或员工需填写《用印申请单》，注明用印事由、文件名称、用印数量等信息。

-电子申请可通过公司内部系统提交，纸质申请需提交至行政部。

2.申请材料

-申请单需由经办人、部门负责人签字确认。

-涉及财务类文件，需附相关审批流程（如付款审批单）。

-涉及法律文件，需附法律顾问审核意见。

3.审批流程

-一般用印：部门负责人签字→行政部审核。

-较大金额用印：部门负责人签字→财务总监签字→行政部审核。

-重大用印：部门负责人签字→财务总监签字→总经理签字→行政部审核。

实际应用例子

-内部通知用印：行政部发布部门调整通知，填写申请单经部门负责人签字后，行政部直接盖章。

-对外合同用印：销售部签订合同，填写申请单经销售总监、财务总监签字后，行政部盖章。

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第四章用印实施与管理

1.用印登记

-行政部需建立《用印登记簿》，记录每次用印的时间、文件名称、审批人、经办人等信息。

-登记簿需妥善保管，每年整理归档一次。

2.用印监督

-行政部负责监督公章使用情况，确保符合审批流程。

-如发现违规用印，行政部有权暂停用印并报告领导。

3.特殊情况处理

-紧急用印（如突发事件）：部门负责人需口头说明情况，行政部记录后可先盖章，后续补办手续。

-公章遗失或损坏：行政部需立即上报，重新刻制公章并公告作废旧章。

实际应用例子

-紧急付款用印：财务部因供应商紧急要求付款，部门负责人电话说明情况后，行政部先盖章，次日补办申请单。

-公章损坏处理：原公章因磨损损坏，行政部上报后刻制新章，并在公告栏张贴作废公告。

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第五章操作流程说明

1.申请步骤

-部门填写《用印申请单》，经审批签字后提交行政部。

-行政部审核申请单，确认无误后安排用印。

2.用印步骤

-经办人携带申请单到行政部，行政部核对信息无误后盖章。

-盖章后，行政部在申请单上签字确认，并将申请单存档。

3.后续管理

-用印文件需由经办人妥善保管，不得遗失或损毁。

-年度结束后，行政部汇总用印登记簿，整理归档备查。

实际应用例子

-合同用印流程：销售部填写申请单→经理签字→财务总监签字→行政部盖章→经办人取回盖章文件。

-文件归档：行政部将盖章后的申请单和文件整理成册，标注日期和用印事由，存入档案柜。

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第六章监督检查

1.检查主体

-行政部负责日常监督，财务部、审计部负责定期检查。

2.检查频率

-行政部每月检查一次用印记录，确保无遗漏或违规。

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