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企业资料归档与档案管理规范工具

一、适用范围与核心场景

本工具适用于各类企业（含国企、民企、外资企业等）的行政部门、法务部门、人力资源部门、财务部门等核心业务单元，用于规范企业内部各类资料的归档、保管、使用及销毁全流程管理。核心应用场景包括：

日常业务资料管理：如合同协议、会议纪要、项目方案、客户资料等需长期保存的文件；

合规性档案管理：如审计报告、资质证书、法律文书、监管批复等满足法律法规要求的档案；

人事与财务档案管理：如员工劳动合同、薪酬记录、财务凭证、税务报表等涉及企业核心利益的资料；

历史资料追溯：如企业发展历程中的重大决策文件、重要活动记录等用于复盘与传承的资料。

二、标准化操作流程

（一）资料收集：明确责任与范围

责任划分：各部门指定专人（如“部门档案管理员*”）作为本部门资料收集的第一责任人，负责本部门形成资料的初步整理与提交。

收集范围：根据企业业务特点，明确需归档的资料类型，包括但不限于：

行政类：公司章程、规章制度、红头文件、会议纪要；

业务类：合同文本、招投标文件、项目报告、客户资料；

人事类：劳动合同、入职登记表、培训记录、离职证明；

财务类：会计凭证、财务报表、税务申报表、审计报告；

其他类：资质证书、知识产权文件、重大事件记录等。

时间要求：

日常资料：每月5日前完成上月资料的收集整理；

专项资料（如项目结束、合同到期）：完成后3个工作日内提交；

年度资料：每年12月20日前完成全年资料的汇总归档。

（二）分类整理：建立科学体系

分类原则：采用“一级分类+二级分类+三级分类”的多级分类法，保证逻辑清晰、层级分明。

一级分类：按部门划分（如行政部、人事部、财务部、业务部）；

二级分类：按资料类型划分（如合同类、报告类、记录类）；

三级分类：按年份或项目划分（如2023年、项目）。

整理要求：

对资料进行排序（如按时间倒序、编号升序）；

检查资料完整性（如合同需包含双方签字、盖章页，会议纪要需有参会人员签字）；

对破损、褪色资料进行修复或复印，保证字迹清晰。

（三）编码登记：实现唯一标识

编码规则：采用“部门缩写-类型缩写-年份-流水号”组合编码，保证每份档案唯一。

示例：行政部（XZ）的合同类（HT）2023年资料，第1份编码为“XZ-HT-2023-001”。

登记内容：填写《档案登记台账》（详见模板表格），包含档案编号、资料名称、形成部门/人、归档日期、保管期限、存放位置、密级、状态（在库/借出/销毁）等信息。

系统录入：将台账信息录入企业档案管理系统（如OA系统或专业档案管理软件），支持关键词检索（如按资料名称、形成人、日期查询）。

（四）存储保管：保证安全规范

存储环境：

档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗、防高温设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

涉密档案（如未公开合同、核心财务数据）需存入密码柜或专用保密室，由专人管理。

存放要求：

档案盒统一标注“部门-类型-年份-档案编号”，按编号顺序存放，避免挤压；

电子档案需定期备份（如每月1次），备份介质（如移动硬盘、云存储）与服务器异地存放，防止数据丢失。

定期检查：每季度对档案进行清点，检查是否有霉变、虫蛀、丢失等情况，发觉问题及时处理并记录。

（五）借阅使用：规范权限与流程

借阅权限：根据资料密级划分借阅权限，如：

公开档案：经部门负责人审批后可借阅；

内部档案：经部门负责人及档案管理部门负责人审批后可借阅；

涉密档案：需经分管领导审批，限定借阅时间（不超过24小时），且不得带出档案室。

借阅流程：

借阅人填写《档案借阅申请表》（详见模板表格），注明借阅档案编号、名称、事由、借阅期限；

审批人审批通过后，档案管理员*核对档案信息，办理借阅登记；

借阅人归还档案时，档案管理员*检查资料完整性，确认无误后更新台账状态。

使用规范：借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案资料，不得擅自复制（涉密档案禁止复制），确需复制的需经档案管理部门负责人审批。

（六）鉴定销毁：合规处置过期档案

鉴定周期：每年12月组织一次档案鉴定工作，由档案管理部门、法务部门、业务部门负责人组成鉴定小组。

鉴定标准：根据《企业档案管理规定》及企业实际，确定档案保管期限（如永久、30年、10年、3年），对到期档案进行评估：

具有历史查考、法律凭证价值的档案，延长保管期限；

无保存价值的档案，列入销毁清单。

销毁流程：

填写《档案销毁审批表》（详见模板表格），经鉴定小组签字确认后，报分管领导审批；

销毁时由档案管理员*、监销人（如审计部门人员）共同在场，采用粉碎、焚烧等方式销毁，并记录销毁时间、方式、监销人；

销毁清单永久保存，以备追溯。

三、核心工具表格模板

表1：档案分类目录表

一级分类（部门）

二级分类（类型）

三级分类（年份/项目）

包含资料示例

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