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机关单位档案管理数字化转型方案

前言

档案工作是机关单位工作的重要组成部分，是历史记录的承载者，是决策参考的基石。随着信息技术的飞速发展和电子政务建设的不断深化，传统以纸质为主的档案管理模式已难以满足新时代机关单位高效履职、科学决策和公共服务的需求。推进档案管理数字化转型，不仅是提升档案管理现代化水平的必然要求，更是提升机关治理能力和治理效能的重要途径。本方案旨在结合机关单位实际，系统规划档案管理数字化转型的路径、方法与保障，以期为相关工作的开展提供有益参考。

一、档案管理数字化转型的必要性与紧迫性

（一）适应新时代治理能力现代化的内在要求

机关单位作为国家治理体系的重要组成部分，其决策的科学性、工作的高效性直接关系到治理成效。数字化档案能够提供快速、准确、全面的信息支撑，助力领导决策和业务协同，是提升治理能力现代化的基础性工程。

（二）提升档案服务效能的关键举措

传统档案管理模式在查询利用、共享传播等方面存在诸多局限。数字化转型后，档案信息的检索将更为便捷，利用方式更为多样，能够更好地满足机关内部管理、对外服务以及社会公众对档案信息的需求。

（三）保障档案资源安全完整的重要手段

数字化存储不仅能有效解决纸质档案易损坏、难保管、占用空间大等问题，通过多重备份和安全防护技术，还能显著提升档案信息的长期保存能力和抗风险能力。

（四）顺应信息技术发展趋势的必然选择

当前，大数据、云计算、人工智能等新技术层出不穷，为档案管理带来了新的可能性。主动拥抱技术变革，推动档案管理数字化转型，是机关单位适应时代发展、保持工作活力的必然选择。

二、当前机关单位档案管理面临的主要挑战

（一）思想认识与转型需求存在差距

部分人员对档案管理数字化转型的重要性、紧迫性认识不足，仍习惯于传统工作模式，对新技术应用持观望态度，缺乏主动变革的内生动力。

（二）标准规范与制度体系尚不完善

档案数字化建设涉及电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用等多个环节，目前部分领域标准规范仍不健全或执行不到位，导致电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性难以得到充分保障。

（三）基础设施与技术支撑相对薄弱

部分机关单位档案管理的硬件设备老化、软件系统功能单一或版本滞后，难以满足大规模数据处理、长期存储和安全管理的需求。同时，技术人才缺乏，难以有效支撑数字化转型工作的深入开展。

（四）档案资源整合与共享利用不足

档案信息“孤岛”现象依然存在，不同部门、不同系统间的档案数据难以互联互通，信息共享和业务协同存在障碍，档案资源的综合利用效益未能充分发挥。

（五）安全保密与风险防控压力加大

档案数字化在带来便利的同时，也面临着网络攻击、数据泄露、病毒感染等安全风险。如何在数字化环境下确保档案信息的安全保密，是机关单位必须面对的严峻挑战。

三、档案管理数字化转型的总体思路与目标

（一）指导思想

以服务机关单位中心工作为宗旨，以提升档案管理现代化水平为核心，坚持统筹规划、分步实施，需求导向、应用牵引，标准引领、安全可控的原则，积极运用现代信息技术，全面推进档案资源数字化、管理过程智能化、服务利用便捷化、安全保障系统化，为机关单位科学决策和高效履职提供有力支撑。

（二）基本原则

1.统筹规划，分步实施：加强顶层设计，明确总体目标和阶段任务，有序推进各项工作。

2.需求导向，应用牵引：紧密结合机关单位实际工作需求，以应用促建设，以建设促发展。

3.标准引领，规范管理：严格遵循国家及行业相关标准规范，确保数字化档案的质量和长期可用。

4.安全优先，防控结合：将信息安全贯穿于数字化转型全过程，建立健全安全保密体系和风险防控机制。

5.开放共享，服务高效：在安全保密的前提下，促进档案信息资源的合理流动和有效共享，提升服务效能。

（三）总体目标

通过若干年的努力，基本建成与机关单位发展相适应的数字档案管理体系。实现传统载体档案数字化转换基本完成，电子文件归档和电子档案管理全程规范，档案管理系统功能完善、安全可靠，档案信息资源共享利用机制顺畅，档案管理人员队伍素质全面提升，档案管理科学化、规范化、智能化水平显著提高。

四、档案管理数字化转型的主要实施路径

（一）强化顶层设计与制度建设

1.制定专项规划：结合单位实际，制定档案管理数字化转型专项规划，明确发展方向、重点任务和保障措施。

2.健全制度规范：根据国家最新法规标准，修订完善本单位档案管理制度，重点规范电子文件的形成、归档、保管、利用、鉴定销毁等环节，明确各部门职责。

3.完善标准体系：积极采用和推广国家、行业关于档案数字化的相关标准，如著录规则、元数据规范、格式要求等，确保数字化工作有章可循。

（二）推进档案资源数字化建设

1.存量档案数字化：对现有纸质、照片、录音录像等传统载体档案，按照轻重缓急和利用需