采购流程规范管理与验收记录表单.docVIP

采购流程规范管理与验收记录工具指南

一、工具应用背景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖原材料、设备、办公用品、服务等各类采购场景。通过规范采购全流程操作，明确各环节责任主体，保证采购活动合规、高效，同时通过标准化验收记录表单实现采购过程可追溯、风险可管控，助力单位采购管理规范化、透明化。

二、采购全流程规范操作步骤

（一）需求发起与审批

需求提报

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明、期望到货日期等信息，部门负责人签字确认。

若涉及固定资产采购，需附《固定资产采购需求说明》（包括设备参数、使用场景、预算依据等）。

预算审核

财务部门对《采购申请表》中的预算金额进行审核，重点核查是否符合年度预算安排、是否存在超预算情况。

超预算采购需提交《预算调整申请表》，经分管领导审批通过后，方可进入下一环节。

分级审批

根据采购金额及品类，按权限逐级审批：

日常办公用品（金额≤5000元）：需求部门负责人→行政部/采购部负责人；

生产性物料（金额≤2万元）：需求部门负责人→采购部负责人→分管生产副总；

大额采购（金额＞2万元或固定资产）：需求部门负责人→采购部负责人→财务部→总经理/单位负责人。

（二）供应商寻源与选择

供应商信息收集

采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息，建立《合格供应商名录》，名录内供应商需具备合法经营资质（营业执照、相关行业许可证等）。

供应商评估与筛选

对候选供应商进行综合评估，评估维度包括：价格竞争力（至少3家比价）、供货能力（产能、库存、交期）、质量保障（体系认证、过往质量记录）、售后服务响应速度、商业信誉（无重大违法记录）。

评估结果形成《供应商评估表》，经采购部负责人审核后，确定最终供应商。

采购方式确定

单一来源采购：仅有一家供应商能满足需求（如专利产品、独家代理），需提交《单一来源采购说明》，经总经理审批；

竞争性谈判：技术复杂或需求紧急，邀请3家及以上供应商谈判，形成谈判记录；

公开招标：达到招标金额标准的（如单位规定金额≥5万元），需委托第三方招标机构或按单位招标流程执行，发布招标公告、开标、评标，确定中标供应商。

（三）采购订单与合同签订

订单下达

采购部根据审批通过的《采购申请表》及供应商评估结果，向供应商下达《采购订单》，明确订单号、物料/服务信息、价格、数量、交货地点、交货日期、付款方式、质量标准、违约责任等条款，双方签字盖章确认。

合同签订（必要时）

金额较大（如≥1万元）或长期合作项目，需签订正式《采购合同》，合同内容需与订单信息一致，并经法务部门（或指定审核人）审核无误后，双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同文本至少一式两份（采购部、供应商各执一份）。

（四）物料到货与验收

到货通知

供应商按订单约定时间发货后，需提前1-3个工作日通知采购部及需求部门，提供发货清单（含物流单号、货物明细）。

初检与入库准备

仓库收到货物后，核对物流单号与订单信息是否一致，检查外包装是否完好、数量是否短缺，若发觉破损、数量不符等问题，立即联系供应商协商处理，同时记录《到货异常记录表》。

联合验收

需求部门、质检部（或指定验收人员）、仓库共同参与验收：

数量验收：清点实物数量与订单、发货单是否一致；

质量验收：按采购合同或技术协议约定的质量标准（如国家/行业标准、样品规格、检测报告等）进行检验，必要时可委托第三方检测机构出具检测报告；

规格验收：核对物料规格型号、参数是否与订单要求一致。

验收结果填写《到货验收单》，由验收各方（需求代表、质检员、仓管员）签字确认，验收单一式三份（采购部、仓库、需求部门各执一份）。

不合格品处理

若验收不合格，需立即启动不合格品处理流程：

填写《不合格品处理记录表》，注明不合格原因、数量、处理意见（如退货、换货、让步接收等）；

采购部与供应商协商处理方案，经需求部门及分管领导确认后执行，处理结果需书面记录存档。

（五）入库与结算

入库登记

验收合格的物料，由仓管员在仓库管理系统中办理入库手续，更新库存台账，保证账实相符。

付款申请

采购部根据《采购订单》《到货验收单》《发票》（或合规收据）等单据，填写《付款申请单》，附相关合同、验收凭证复印件，按财务审批流程报批（需经采购部负责人、财务部负责人、分管领导签字）。

财务结算

财务部门审核《付款申请单》及附件无误后，按合同约定方式（如电汇、承兑汇票等）向供应商付款，付款后及时将付款凭证复印件交采购部留存。

三、核心表单模板

（一）采购申请表

申请编号

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

需求明细

物料/服务名称

规格型号

单位

数量

用途说明

预算来源

□年度预算□应急预算□其他