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采购流程标准化操作及风险管理工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（中小型企业、集团化公司）的采购部门，覆盖常规物资采购（办公设备、生产原材料）、服务类采购（咨询服务、技术服务）、项目专项采购（设备采购、工程服务等）等多种场景。尤其适用于需要规范采购行为、降低合规风险、提升采购效率的企业，可为采购全流程提供标准化指引和风险防控支持。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批

操作目标：保证采购需求真实、必要，符合预算及业务规划。

责任主体：需求部门、采购部门、财务部门、分管领导。

步骤说明：

需求提报：需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、技术参数、需求数量、预算金额（含税/不含税）、用途说明、期望交付日期等信息，并附相关技术规格书或需求说明文件。

部门初审：需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认签字后提交至采购部门。

采购复核：采购部门审核需求的合规性（是否符合采购政策）、预算匹配度（是否在年度预算范围内），以及技术参数的明确性（避免模糊描述导致后续争议）。

财务审核：财务部门核对预算金额的准确性，确认资金来源是否合规。

领导审批：根据采购金额分级审批（如小额采购由部门负责人审批，大额采购由分管领导或总经理审批），审批通过后进入下一环节。

（二）供应商寻源与评估

操作目标：筛选合格供应商，保证采购性价比及供应稳定性。

责任主体：采购部门、需求部门、质检部门（如需）。

步骤说明：

寻源方式：根据采购类型选择合适方式（公开招标、邀请招标、询价、比价、单一来源采购等），优先从企业《合格供应商名录》中选择供应商，名录外供应商需进行资质审核。

资质审核：要求供应商提供营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证、经营许可证）、过往合作业绩证明（如有）、财务状况报告等，保证供应商具备合法经营能力和履约能力。

供应商评估：组织采购部门、需求部门、质检部门（对质量有要求的采购）成立评估小组，从资质（20分）、报价（30分）、交货周期（20分）、质量保障（15分）、售后服务（15分）等维度进行量化评分，评分≥80分的供应商进入候选名单。

确定供应商：根据评分结果及企业战略合作需求，确定最终供应商，必要时进行实地考察（如大额采购或关键物资采购）。

（三）采购订单与确认

操作目标：明确采购细节，避免后续履约争议。

责任主体：采购部门、供应商。

步骤说明：

订单编制：采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》及供应商报价，编制《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总价（含税/不含税）、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

订单审核：采购部门负责人审核订单信息准确性，保证与需求及供应商承诺一致。

供应商确认：将《采购订单》发送至供应商，要求供应商在规定时间内签字确认，保证双方对订单内容无异议。

（四）合同签订与交期跟踪

操作目标：固化双方权利义务，保障履约过程可控。

责任主体：采购部门、法务部门（如需）、供应商。

步骤说明：

合同起草：采购部门根据《采购订单》及企业合同模板，起草《采购合同》，明确标的物、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决方式等核心条款，涉及技术服务的需附详细服务范围及验收标准。

合同审核：法务部门（或指定审核人）审核合同条款的合规性、法律风险，采购部门确认商务条款无误后，提交分管领导审批。

合同签订：双方签字盖章（企业需加盖公章或合同专用章，供应商加盖公章），合同原件至少一式两份，双方各执一份。

交期跟踪：采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，保证供应商按订单约定时间交付，如遇可能延迟，要求供应商提前3天书面通知，并协商新的交付时间。

（五）履约执行与验收

操作目标：保证交付物品/服务符合约定标准，规避质量风险。

责任主体：需求部门、采购部门、质检部门、供应商。

步骤说明：

交付接收：供应商按约定时间交付物品/服务，采购部门核对送货单信息（订单编号、物品名称、数量、规格）与《采购订单》是否一致，确认无误后签收。

质量验收：

物资类采购：需求部门联合质检部门（或第三方检测机构）按技术规格书及合同约定标准进行验收，检查外观、功能、数量等，填写《采购验收单》，注明验收结果（合格/不合格/部分合格）。

服务类采购：需求部门根据服务范围、交付成果（如报告、方案）及合同约定标准进行验收，确认服务完成度并签署《服务验收确认单》。

异常处理：验收不合格时，采购部门需在2个工作日内书面通知供应商，要求其在规定时间内（如3-5天）免费更换、维修或退款，必要时启动违约责任条款。

（六）付款结算与档案归档

操作目标：规范付款流程，保证资金安全，留存完整履约记录。

责任主体：采购部门、财务部门、供应商。