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企业资产采购申请及审批标准化模板

一、适用范围与场景

新增资产采购：因业务扩张、团队组建或新项目开展，需购置全新资产（如办公设备、生产工具、IT设备等）；

资产替换采购：现有资产达到使用年限、功能老化或损坏无法修复，需购置同类型或升级资产进行替换；

资产升级采购：为提升工作效率或满足技术更新需求，对现有资产进行功能升级或补充配置（如软件授权、硬件扩容等）；

专项资产采购：根据企业战略规划或临时性任务需求，购置专项用途资产（如研发设备、展会物料等）。

二、标准化操作流程

步骤1：申请人发起申请

申请人根据实际需求，填写《资产采购申请表》（见模板表格），保证资产信息（名称、规格、数量、用途等）真实、完整、清晰；

如涉及技术参数较高的资产（如专业设备、软件系统），需附《技术需求说明》（可另附页），明确核心功能、功能指标及兼容性要求；

如为替换采购，需在“备注”栏注明原资产信息（名称、购置日期、资产编号）及报废原因。

步骤2：部门负责人审核

部门负责人收到申请后，1个工作日内完成审核，重点确认：

（1）采购需求的必要性（是否为业务开展必需，是否存在替代方案）；

（2）资产配置的合理性（数量、规格是否与部门规模、工作量匹配）；

（3）预算来源是否明确（如部门年度预算、专项预算等）。

审核通过后，在“部门审核”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

步骤3：财务部门审核

财务部门收到申请后，2个工作日内完成审核，重点确认：

（1）采购金额是否符合企业预算管理规定（如是否超预算、预算科目是否正确）；

（2）预估价格的合理性（参考历史采购价格、市场均价或提供至少3家供应商的比价记录）；

（3）资金支付方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票类型等）。

审核通过后，在“财务审核”栏签字确认；若涉及超预算采购，需同步提交《超预算说明》并报分管领导审批。

步骤4：分级审批

根据采购金额，由相应层级领导审批（企业可根据自身规模设定标准，示例）：

金额[5000元-2万元]：由分管业务领导审批；

金额[2万元-10万元]：由分管财务领导联合审批；

金额[10万元以上]：报总经理审批，必要时提交总经理办公会审议。

审批人需在“审批”栏签字确认，审批时限不超过3个工作日（特殊情况可延长，但需提前告知申请人）。

步骤5：采购部门执行

审批通过后，采购部门在5个工作日内启动采购流程：

（1）公开采购：根据采购金额及类型，通过招标、询价或定点供应商采购等方式确定供应商；

（2）合同签订：与供应商签订采购合同，明确交付时间、质量标准、售后服务及违约责任；

（3）订单下达：向供应商发出正式采购订单，同步告知申请人预计交付时间。

步骤6：资产验收与入库

资产送达后，由申请人所在部门、采购部门、行政管理部门（或资产管理部门）共同验收：

（1）核对资产名称、规格、数量、配件是否与采购订单一致；

（2）测试资产功能是否符合技术需求说明中的指标；

（3）验收合格后，填写《资产验收单》，三方签字确认，并录入企业资产管理系统，分配资产编号。

步骤7：资产领用与登记

申请人凭《资产验收单》到行政管理部门（或资产管理部门）领用资产，签署《资产领用确认书》；

行政管理部门（或资产管理部门）更新资产台账，明确使用人、存放地点及维护责任人。

三、资产采购申请表（标准模板）

申请基本信息

申请人姓名

所在部门

联系方式

申请日期

年月日

资产采购详情

资产名称

（例：笔记本电脑/办公桌/生产检测设备等）

规格型号/技术参数

（例：Inteli7处理器、16G内存、512G固态硬盘；或附《技术需求说明》）

计量单位

（例：台/套/批）

采购数量

预估单价（元）

预估总价（元）

资产用途

（例：用于项目研发/行政办公/生产车间使用等，需具体说明）

预算科目

（例：行政办公费/研发费用/制造费用等）

资金来源

（例：部门年度预算/专项预算/自筹资金等）

原资产信息（替换采购时填写）

原资产名称：_________购置日期：_________资产编号：_________报废原因：_________

审批流程

部门负责人审核意见

签字：_________日期：_________

财务部门审核意见

签字：_________日期：_________

分管领导审批意见

签字：_________日期：_________

总经理审批意见

签字：_________日期：_________

采购部门执行意见

签字：_________日期：_________

备注

（例：需安装软件/要求3年质保/紧急采购等特殊说明）

四、使用规范与重要提示

填写要求：

申请表需用黑色签字笔或电子版填写，字迹清晰、信息完整，不得涂改；

技术参数需明确量化指标（如“分辨率不低于1920×1080”）