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合同管理流程及审批模板工具

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（尤其是中大型企业、集团化组织）的合同全生命周期管理，涵盖采购、销售、服务、合作、租赁等类型合同的规范化审批与流程管控。典型应用场景包括：

新供应商采购合同审批：企业首次与供应商签订物料采购协议时，需通过流程审核供应商资质、合同条款及价格合理性；

年度服务框架协议签订：与长期合作的服务商（如IT运维、咨询服务机构）签订年度服务协议，明确服务范围、费用及双方权责；

重大合作项目合同审批：涉及金额较大或跨部门合作的项目合同（如联合研发、市场推广合作），需多层级审批保证合规性与风险可控；

标准合同模板修订：当法律法规或业务需求变化时，对现有合同模板进行更新，并重新履行审批流程以确认模板有效性。

二、合同管理全流程操作指引

合同管理遵循“发起-审核-审批-签订-归档”闭环流程，各环节操作主体、动作及关键要求

1.合同发起：需求提报与草案准备

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人）

操作动作：

①明确合同需求：根据业务目标（如采购物料、提供服务、合作开发），梳理合同核心要素（合作方、标的、金额、履行期限、主要权利义务等）；

②起草合同草案：依据企业标准合同模板（或新起草模板），填写具体条款内容，保证与业务需求一致；

③准备附件材料：包括但不限于合作方营业执照复印件、资质证明文件（如行业许可证、认证证书）、需求说明书、招投标文件（若有）、previous合作记录（若有）等。

关键说明：

合同编号规则：建议采用“年份-部门代码-合同类型-序号”格式（如“2024-CG-GYS-001”），由行政部门或档案管理部门统一分配编号，避免重复；

草案格式要求：使用企业最新版标准合同模板，字体、段落、条款编号等需规范统一，关键条款（如金额、违约责任）不得留空或使用模糊表述。

2.部门审核：业务需求与条款合理性核查

操作主体：业务部门负责人

操作动作：

①审核业务需求真实性：确认合同内容是否符合部门年度计划、预算安排，是否存在超预算或未立项的业务需求；

②审核条款合理性：检查合同标的、数量、价格、交付/服务标准等是否与业务需求匹配，合作方选择是否符合企业采购/合作政策（如比价、招标要求）；

③审核附件完整性：确认合作方资质、需求说明等附件材料是否齐全、有效（如营业执照是否在有效期内，资质文件是否与业务类型匹配）。

输出结果：审核通过后，在合同审批表中签署意见并流转至下一环节；审核不通过的，需注明修改意见并退回经办人调整。

3.法务审核：合法性与风险把控

操作主体：法务部门（或外聘法律顾问）

操作动作：

①合法性审查：核查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求，是否存在无效、可撤销的风险点（如违反强制性规定、损害第三方利益）；

②权责完整性审查：检查双方权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否合法有效；

③关键条款优化：对格式条款、免责条款、知识产权归属、保密条款等重点内容提出修改建议，降低法律风险。

输出结果：审核通过后，在合同审批表中签署“同意”意见；存在法律风险的，需出具《法律风险提示书》，要求业务部门修改后重新审核。

4.管理层审批：权限决策与资源协调

操作主体：根据合同金额、类型及企业授权体系，由分管领导、总经理或董事会审批

审批权限划分（示例）：

金额≤10万元：分管业务领导审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元或涉及重大战略/合作事项：董事会审批。

操作动作：

①审批业务价值：评估合同是否符合企业战略发展方向，投入产出是否合理；

②审批资源匹配：确认合同履行所需资金、人力、技术等资源是否到位；

③审批特殊条款：对超出标准模板的个性化条款（如独家合作、长期排他性约定）进行重点把关。

输出结果：审批通过后，签署最终审批意见；审批不通过的，注明理由并终止流程（或退回重新谈判）。

5.用印与签订：合同生效与文本固化

操作主体：行政部门（用印管理）、授权签订人（通常为业务负责人或法定代表人）

操作动作：

①用印申请：经办人持审批完成的合同审批表、合同文本及附件，向行政部门提交用印申请，填写《用印登记表》；

②用印审核：行政部门核对审批权限是否完整、合同文本是否与审批版本一致、用印份数是否符合规定（通常一式两份以上，双方各执一份）；

③合同签订：授权签订人与合作方法定代表人（或授权代理人）共同签字盖章，保证签字字迹清晰、印章清晰可辨；

④文本分发：签订后，将合同正本分送至档案管理部门、财务部门、业务部门及合作方，副本由经办人留存。

关键说明：

严禁“先签后批”或“空白合同用印”；

授权委托书需作为附件之一，明确授权范围、期