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财务报销审批流程

作为在企业财务岗干了七年的“老财务”，我对报销这事儿太有发言权了。从刚入职时跟着师傅整理报销单手忙脚乱，到现在每天处理上百份报销还能精准找出问题，我太明白这套流程对企业和员工有多重要——它既是保障资金安全的“防火墙”，也是让同事们安心垫资的“定心丸”。今天我就以亲身经验，把这看似“麻烦”的报销审批流程掰开了揉碎了讲清楚，让大家既知道“怎么操作”，更明白“为什么这么操作”。

一、事前准备：报销的“地基”得打稳

每次看到同事风风火火拿一沓皱巴巴的票据来报销，我都得先深呼吸——不是怕麻烦，是怕他们后面更麻烦。报销的第一步不是提交，而是“事前准备”，这就像盖房子得先打地基，准备不充分，后面审批、打款全得卡壳。

1.1票据整理：分类、合规、留痕一个都不能少

咱们最常报销的票据有几类：差旅费（车票、住宿费）、业务招待费（餐饮票、礼品票）、办公费（文具、打印费）、交通费（打车票、油费）。我常跟同事说：“票据不是往袋子里一塞就行，得像整理相册似的分类摆好。”具体来说：

分类粘贴：用票据粘贴单，按“差旅费”“招待费”等类别分开贴，同类别里再按时间顺序或金额从大到小排。别学上次小陈，把高铁票、咖啡小票、停车票全糊成一团，我们翻找核对时漏了张300块的住宿票，他又得重新跑一趟。

合规检查：首先看票据是不是真的——现在电子票多，得登录税务系统查验真伪；其次看抬头对不对，必须是公司全称，不能写个人；再者看内容合不合理，比如出差去A市，却有B市的餐饮票，这就得备注说明原因。上个月有位销售同事拿了张“KTV服务费”的发票，这明显不符合公司业务招待范围，直接就被退回去了。

补全信息：手写票据要填清楚日期、金额（大小写），电子票要打印完整（包括二维码），如果是代开发票，还得有代开单位的签章。我遇到过最离谱的，是一张打车票只打了“起步价”，没显示行程终点，这种没法证明是因公出行，只能让同事找平台补打行程单。

1.2填写报销单：细节决定成败

现在大部分企业都用线上报销系统，但线下填写纸质单的情况也不少。不管哪种方式，这几个字段必须填清楚：

基本信息：报销人姓名、部门、日期（填实际报销当天，别填消费日期）、联系方式（方便有问题联系）。我之前漏看了张报销单的联系电话，票据有问题想退回，找了半天才联系上当事人，耽误了一周才处理完。

事由描述：“出差”“招待客户”这种太笼统，得具体到“去XX市参加XX项目招投标”“接待XX公司（客户名称）商务洽谈”。上周技术部李工填“办公费”，只写“买文具”，我们一查发票明细，里面有个2000块的U盘，这属于固定资产，得走资产登记流程，他补了说明才继续审批。

金额核对：每笔费用要列明细（比如“住宿费480元+餐费200元+打车费50元”），合计金额大小写必须一致。我见过最常见的错误是小写金额写“3,500”，大写写成“叁仟伍佰元”，漏了“整”字；还有把“568.00”写成“568元”，虽然数字对，但不符合财务规范。

1.3自查合规性：自己先当“小财务”

这一步最容易被忽略，但能省90%的退回重改时间。我总结了个“三问自查法”：

一问：这钱是不是因公花的？比如周末买的奶茶，没写客户接待说明，就不能报；

二问：有没有超标准？公司规定出差住宿标准是400元/晚，超过部分得自己承担，上次有位同事住了500块的酒店，多出来的100块就在报销单里标清楚“自费”，我们就只审400块；

三问：附件齐不齐？出差得附审批过的《出差申请单》，招待客户得附《接待审批表》，这些事前审批单比发票还重要——没它们，就算票据再正规也不能报。

二、提交申请：系统操作的“隐形规则”

准备完票据和报销单，接下来就是提交。现在企业基本都用OA系统或财务软件，操作看似简单，但有几个“隐形规则”不注意，审批流程直接卡这儿。

2.1线上提交：别让“附件”成了“绊马索”

登录系统后，第一步是选报销类型（差旅费/招待费/办公费），系统会自动跳出对应的填写模板。这时候最容易出错的是“附件上传”：

票据要拍清晰，别开美颜（上次有张发票被拍得泛红光，识别不出金额），电子票要上传原文件（PDF或OFD格式），别转成图片；

事前审批单（出差申请、接待审批）要作为附件上传，系统里关联不到审批记录的，财务审核时会直接退回；

超过5000元的大额报销，得额外上传合同或协议（比如采购办公用品超过5000，要附采购合同），没有的话需要部门负责人单独说明。

2.2提交前确认：再看一眼“审批路径”

系统提交前，一定要确认审批人是否正确。不同金额、不同类型的报销，审批路径不一样：

5000元以下：直属主管→部门负责人→财务审核；

5000-20000元：直属主管→部门负责人→分管副总→财务审核；

20000元以上：还得加总经理审批。

上周市场部小王提交了18000的招待费，系统默认审批