会议策划执行流程清单.docVIP

会议策划执行流程清单

适用情境与价值

本流程清单适用于企业内部会议（如战略会、项目推进会、部门例会）、客户沟通会（如需求对接会、方案评审会）、行业研讨会（如论坛、交流会）等各类正式会议场景。通过标准化流程，可保证会议目标明确、筹备周密、执行高效，避免遗漏关键环节，提升会议决策效率与参会体验，同时为会议效果复盘提供依据。

全流程执行步骤

一、会前筹备：明确目标，夯实基础

定义会议核心目标

根据会议类型（决策/沟通/汇报/培训等），明确需达成的具体成果（如“确定项目Q3执行方案”“解决客户A的3项需求分歧”）。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性），避免模糊表述（如“讨论工作”）。

确定参会人员与角色分工

核心参会人：决策层、关键执行人（如项目负责人、部门负责人），保证与会议目标直接相关。

列席人员：支持部门（如行政、IT）、记录人员，需明确其参与环节（如技术支持、纪要整理）。

角色分工：

主持人*：把控会议节奏、引导议题讨论；

记录人*：记录关键决议、行动项、待办事项；

司仪/后勤*：负责签到、物料分发、设备调试等。

提前与参会人确认时间冲突，避免关键人员缺席。

制定会议议程与时间规划

议程需包含：会议主题、时间节点（精确到分钟）、各环节内容、负责人、预期产出。

示例：

09:00-09:10开场（主持人*介绍目标与议程）

09:10-10:00议题一：项目进展汇报（负责人*）

10:00-10:30议题二：问题讨论与决策（全体）

10:30-10:40茶歇

10:40-11:00行动项确认与总结（主持人*）

合理分配各环节时间，预留10%-15%的弹性时间应对超时。

场地、设备与物料准备

场地选择：根据参会人数（人均1.5-2㎡）、会议性质（正式/非正式）选择会议室，保证安静、无干扰，配备白板、投影仪、视频会议设备（如需）。

设备检查：提前1天调试投影仪、麦克风、音响、网络（测试线上会议软件稳定性），准备备用电池、转接头等。

物料清单：

文件类：会议议程、纸质资料（PPT打印版、背景材料）、签到表、笔、便签纸；

其他：饮用水、茶歇（根据会议时长准备，如超过2小时）、会议横幅/桌牌（可选）。

发送会议通知

提前3-7天通过邮件/企业通讯工具发送通知，包含：

会议主题、时间、地点（线上会议附+参会密码）；

议程与预读材料（至少提前1天发送，要求参会人提前熟悉）；

参会人员名单、角色分工；

联系人及联系方式（如遇问题可咨询）。

二、会中执行：聚焦目标，高效推进

签到与开场准备

会前30分钟完成场地布置（调试设备、摆放物料、设置桌签），安排人员引导签到（线上会议提前10分钟测试参会）。

主持人准时开场（建议比计划时间晚5分钟，预留参会人入场时间），明确会议目标、议程及时间规则（如“每个环节严格把控，超时将进入下一项”）。

议程执行与过程把控

按议程顺序推进，主持人需：

引导发言（避免跑题，如“我们聚焦问题，请*总分享观点”）；

控制时间（提醒发言者“还剩2分钟”，必要时暂缓讨论）；

记录关键点（可配合记录人同步整理）。

针对决策类议题，需明确表决方式（如举手、投票），记录决议结果；讨论类议题需梳理分歧点，形成初步共识。

突发情况处理

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、笔记本电脑），由后勤人员快速排查问题；

人员迟到/缺席：主持人简要说明其负责环节，可安排他人代述或会后同步；

讨论偏离主题：及时拉回（如“这个话题很重要，但本次会议我们先聚焦，可会后单独讨论”）。

茶歇与中场管理

茶歇期间播放轻松背景音乐，避免讨论敏感话题，主持人可主动与参会人沟通，收集初步反馈。

三、会后跟进：闭环管理，保证落地

资料整理与分发

会后24小时内完成会议纪要，内容包括：

会议基本信息（时间、地点、参会人员）；

各环节讨论要点；

决议事项；

行动项（任务描述、负责人、截止时间）。

纪要需经主持人审核无误后，1个工作日内发送给所有参会人，附会议资料（PPT、照片、录音/录像）。

行动项跟踪

建立“行动项跟踪表”，明确责任人、截止时间，每周通过邮件/项目管理工具（如钉钉任务、飞书项目）提醒进度。

对于未按时完成的行动项，负责人需说明原因及预计完成时间，保证闭环。

反馈收集与复盘

会议结束后3天内，通过问卷（如腾讯问卷）或一对一沟通收集参会者反馈，重点关注：

会议目标达成度；

议程安排合理性；

场地设备满意度；

改进建议。

根据反馈优化后续会议流程，形成会议管理经验沉淀。

实用工具模板

模板1：会议基本信息表

项目

内容示例

会议名称

2024年Q3产品战略推进会

时间

2024年6月15日09:00-11:00

地点

公司总部3楼会议室A

参会人员

总（CEO）、总监（产品）、经理（市场）、助理（记录）

会议目标