公司会议策划与执行工作清单表.docVIP

公司会议策划与执行工作清单模板

适用会议类型与场景

本清单适用于企业内部各类会议的策划与执行，包括但不限于：年度/季度工作总结会、项目启动会/推进会、部门协调会、客户对接会、培训研讨会、线上/线下混合会议等。无论是小型部门会议（10人以内）还是大型全员会议（100人以上），均可通过本清单保证会议筹备与执行流程标准化、责任明确化，提升会议效率与效果。

会议全流程操作步骤

一、会前筹备阶段（会议前1-2周启动）

明确会议核心目标与类型

确定会议主题（如“2024年Q3销售目标分解会”）、核心议题（需解决的关键问题）及预期成果（如达成共识、输出行动计划）。

区分会议类型：决策类（需明确结论）、沟通类（需信息同步）、研讨类（需头脑风暴），避免目标模糊导致会议低效。

制定会议方案与议程

方案内容：会议时间（建议单次会议不超过2小时，重要会议可分阶段进行）、地点（线下需确认会议室容量、设备；线上需选择平台如腾讯会议/Zoom并测试稳定性）、参会人员（明确主持人、主讲嘉宾、记录人、核心决策人，避免无关人员参会）、预算（场地、物料、茶歇、嘉宾差旅等，需提前审批）。

议程设计：按“开场（5%）→核心议题（70%）→讨论/互动（20%）→总结收尾（5%）”分配时间，明确每个环节的负责人、时长及输出物（如PPT演示、数据报告），提前3天发送议程至参会人。

邀请参会人员与确认信息

通过邮件/企业发送正式邀请，注明会议主题、时间、地点（线上会议附）、议程及需提前准备的资料（如个人发言提纲、项目数据）。

提前2天收集参会人员反馈，确认能否出席，对无法参会的重要人员安排同步会议纪要或录制回放。

准备会议物料与设备

线下物料：签到表、会议手册（含议程、参会名单、资料）、名牌、文具（笔、笔记本）、宣传物料（背景板、易拉宝）、茶歇（根据时长准备，半日会议提供简餐，全日会议安排上下午茶歇）。

设备准备：投影仪、麦克风（备用2个）、激光笔、音响、翻页器，提前1天调试设备并测试网络；线上会议需提前测试平台功能（如屏幕共享、分组讨论、投票），保证主持人及技术人员熟悉操作。

分配会议角色与职责

主持人：把控会议节奏，引导讨论方向，避免跑题；

主讲嘉宾：提前熟悉议程，准备演示材料，保证内容简洁聚焦；

记录人：实时记录关键决策、待办事项（明确“任务内容+负责人+完成时限”）；

后勤人员：负责签到、物料分发、茶歇安排、应急问题处理（如设备故障、人员迟到）。

二、会中执行阶段（会议当天）

会前最后检查（会议前1小时）

会议室布置：确认桌签摆放、投影/音响正常、网络稳定、茶歇到位；

线上会议：提前30分钟进入会议室，测试音视频，邀请参会人员入会，播放等候背景音乐。

会议开场与流程把控

主持人准时开场（建议提前5分钟开始签到），介绍会议目标、议程及时长规则；

按议程推进，严格控制各环节时间，对超时讨论及时提醒，可设置“计时员”辅助；

关键议题需引导参会人员聚焦问题，避免争论无关细节，必要时采用“头脑风暴+投票”方式快速达成共识。

记录与互动管理

记录人实时整理会议纪要，重点记录“决策结论”“待办事项”“争议点及解决方案”；

鼓励参会人员提问或补充发言，设置“问答环节”（建议每30分钟安排1次），线上会议可开启“聊天框”收集问题，由主持人统一筛选解答。

应急问题处理

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、4G热点），技术人员10分钟内响应；

人员缺席：重要岗位人员未到场，主持人需调整议程或安排后续同步；

线上会议突发中断：提前录制关键环节，会后发送回放，并通知未参会人员补看。

三、会后总结阶段（会议后1-3个工作日）

整理会议纪要与待办清单

会议结束后24小时内，记录人完成会议纪要初稿（含会议基本信息、议程执行情况、关键决策、待办事项表），发送主持人审核；

待办事项需明确“任务描述、负责人、完成时限、交付标准”，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前提交报告初稿”）。

分发会议资料与跟进进度

纪要审核通过后，1个工作日内发送至所有参会人员及相关方（未参会人员需单独标注）；

建立“待办跟进表”，每周更新任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，必要时协调资源支持。

收集反馈与总结优化

通过问卷星/企业问卷收集参会人员反馈（如“会议目标是否清晰”“议程安排是否合理”“建议改进的环节”）；

组织会议筹备组复盘，分析本次会议的亮点与不足（如“设备调试时间过长”“讨论环节超时”），形成《会议总结报告》，为后续会议提供优化依据。

资料归档与费用结算

整理会议资料（纪要、PPT、签到表、反馈问卷、照片/视频）存档，保存期限不少于1年；

财务部门根据预算清单结算费用（如场地租赁、物料采购、嘉宾劳务费），保证票据齐全、流程合规。

会议策划与执行清单模板

阶段

具体任务

负责人

完成时限

备注