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合同条款审查与签订流程标准化模板

一、适用范围与典型场景

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与资料准备

发起主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）根据合作需求，发起合同签订流程。

资料清单：

合作方基本信息（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（如需））；

合作需求说明（如采购标的、服务内容、数量、质量标准、交付时间等）；

初步合同文本（可参考企业标准合同模板，或由合作方提供草案）；

相关附件（如技术参数、规格要求、验收标准等）。

系统录入：通过企业OA或合同管理系统填写《合同审批单》，附上述资料，提交至法务部门及相关部门。

（二）合同条款全面审查

法务部门牵头，会同业务部门、财务部、风控部等对合同条款进行逐项审查，重点包括：

审查模块

审查要点

主体资格

合作方是否为合法存续企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否符合合同内容，授权代表是否具有有效授权。

标的与内容

标的物名称、型号、数量、质量标准、服务内容等是否明确具体，无歧义；是否符合行业规范及企业需求。

权利义务条款

双方权利义务是否对等，付款方式、时间、账户信息是否清晰，交付/验收流程是否明确，违约责任是否具体。

法律合规性

条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否明确。

商业风险

价格是否合理，付款条件是否可控，履约期限是否与企业经营计划匹配，是否存在不可抗力条款及免责情形。

特殊条款

知识产权归属、保密义务、合同解除条件、通知送达方式等是否约定完整。

审查输出：法务部门出具《合同审查意见表》，对存在问题的条款标注修改意见，退回业务部门与对方协商调整；重大风险问题需同步风控部门评估并上报管理层。

（三）内部多级审批

根据合同金额、类型及风险等级，设置差异化审批路径：

合同类型/金额

审批节点

金额≤10万元

业务部门负责人→法务部→财务部→分管副总

10万元＜金额≤50万元

业务部门负责人→法务部→财务部→风控部→分管副总→总经理

金额＞50万元或重大合作

业务部门负责人→法务部→财务部→风控部→分管副总→总经理→董事会/股东会

审批要求：各部门需在2个工作日内完成职责内审批，逾期未反馈视为默认同意；审批过程中需签署《合同审批单》，明确审批意见及责任人。

（四）与对方沟通修订

业务部门根据法务及各部门审查意见，与合作方协商修订合同条款，重点调整存在风险或表述模糊的内容。修订完成后，再次提交法务部门复核，保证最终文本符合审查要求。沟通过程需留存书面记录（如邮件、函件），双方确认修订内容。

（五）文本最终确认与签署

文本核对：法务部门与业务部门共同核对最终合同文本，保证审查意见已全部落实，文本内容与协商结果一致，无遗漏或修改错误。

签署准备：

确定签署人：法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》）；

准备签署文本：一式X份（根据实际需求确定，至少含正本1份、副本若干），打印清晰、无涂改；

盖章要求：合同骑缝章、公章/合同章清晰完整，与签约主体名称一致。

签署仪式：双方签署人当面签署，可邀请见证人（如法务人员）在场；异地签署可采用电子签章（需符合《电子签名法》要求），保证签署过程合法有效。

（六）合同归档与履行跟踪

归档管理：签署完成后，原件由行政部统一归档（电子版同步存入合同管理系统），归档资料包括：合同正本、审批单、审查意见表、合作方资质文件、附件等。归档需在3个工作日内完成，建立台账记录合同编号、名称、签订方、期限、金额等信息。

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，及时向财务、法务部门反馈付款、交付、验收等节点信息；法务部门定期检查合同履行情况，发觉违约风险及时上报并启动应对措施。

三、核心流程配套表单

表1：合同审查意见表

合同编号

合同名称

合作方名称

审查模块

审查要点

存在问题

——————

——————

——————

主体资格

营业执照有效期

授权委托书未公证

付款条款

账户信息

账户未注明开户行

违约责任

违约金比例

比例过高（20%）

备注：审查部门需在意见栏明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明理由。

表2：合同审批流程表

合同编号

申请人

部门

审批节点

审批人

审批意见

审批日期

HT-2023-001

赵*

采购部

业务负责人

钱*

同意

2023-10-01

法务部

孙*

修改后同意

2023-10-02

财务部

周*

同意

2023-10-02

分管副总

吴*

同意

2023-10-03

表3：合同签订交接表

合同编号

合同名称

签订方（甲方）

签订方（乙方）

签署日期

份数

HT-2023-001

采购合同

科技有限公司

YY商贸有限公司

2023-10-05

4份

交