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采购需求审批流程模板

一、适用情境说明

二、流程操作步骤详解

步骤1：采购需求发起与提报

责任人：需求部门申请人（*）

操作内容：

申请人根据部门工作实际需求，填写《采购需求审批表》（详见模板），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、紧急程度及供应商建议（如有）。

附件准备：需附上需求说明（如项目立项文件、使用部门需求函）、市场调研比价记录（至少3家供应商报价，若为独家采购需说明原因）、预算明细表等支撑材料。

提交审批：将填写完整的审批表及附件通过OA系统或线下流转至需求部门负责人处审核。

输出物：《采购需求审批表》（含附件）

步骤2：需求部门初步审核

责任人：需求部门负责人（*）

操作内容：

审核采购需求的必要性：是否符合部门年度工作计划、是否为业务开展必需品，避免重复采购或过度采购。

审核需求内容的合理性：规格型号、数量是否与实际工作匹配，预估单价是否与市场行情相符（可通过历史采购数据或第三方平台比价验证）。

审核预算匹配度：采购总金额是否在部门预算额度内，超预算需求需说明资金来源（如专项预算、追加申请等）。

审核通过后，在审批表“部门负责人意见”栏签字确认，并流转至财务部门；若不通过，注明原因并退回申请人修改。

输出物：部门负责人签字的《采购需求审批表》

步骤3：财务部门预算与合规性审核

责任人：财务部审核人（*）

操作内容：

预算审核：检查采购总金额是否纳入企业年度/季度预算，未预算项目需核实是否有合规的预算调整流程。

成本合理性审核：对比历史采购价格、市场价格数据，评估预估单价的合理性，是否存在虚高报价。

支付方式审核：根据采购类型确认支付方式（如预付款比例、分期付款、货到付款等）是否符合企业财务制度。

税务合规性审核：确认供应商开具发票类型（如增值税专用发票/普通发票）是否符合财务抵扣要求。

审核通过后，在“财务审核意见”栏签字，流转至对应审批层级领导；若不通过，注明财务风险点并退回需求部门。

输出物：财务部审核意见的《采购需求审批表》

步骤4：管理层分级审批

责任人：按采购金额划分的对应审批领导（如：部门总监/分管副总/总经理/董事会）

操作内容：

分级标准示例（企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：需求部门负责人+财务部审核即可，无需额外审批；

5000元＜金额≤2万元：分管领导（*）审批；

2万元＜金额≤10万元：总经理（*）审批；

金额＞10万元：提交董事会（或决策委员会）审议。

审批重点：结合采购金额、需求重要性、战略匹配度等，判断采购是否符合企业整体利益，审批权限内可直接签字；超权限需按层级上报，直至最终审批人签字。

审批通过后，审批表流转至采购部门；若驳回，注明决策原因并终止流程（申请人可修改后重新发起）。

输出物：管理层审批签字的《采购需求审批表》

步骤5：采购部门执行与反馈

责任人：采购部经办人（*）

操作内容：

接收审批通过的《采购需求审批表》，核对采购需求明细、供应商要求、交付时间等要素，制定采购执行计划。

供应商选择：根据审批表要求，通过公开招标、询价、比价或定向采购等方式确定合作供应商（需留存供应商资质文件、报价记录、合同等）。

合同签订：与供应商签订采购合同，明确价格、质量标准、交付时间、验收方式、违约责任等条款，合同需经法务部门（若有）审核及授权领导签字。

进度跟踪：实时跟进订单生产/发货进度，保证按时交付；若遇延期，及时与需求部门及供应商沟通，协调解决方案。

执行反馈：采购完成后，在审批表“采购执行情况”栏记录供应商名称、合同号、实际成交金额、交付日期等信息，反馈至需求部门及财务部。

输出物：采购合同、交付记录、执行反馈表

步骤6：验收与资料归档

责任人：需求部门验收人（）、采购部归档人（）

操作内容：

需求部门验收：收到采购物品/服务后，按照合同约定的规格、数量、质量标准进行验收，填写《采购验收单》（需验收人签字确认）。

不合格处理：若验收不合格，需在3个工作日内反馈至采购部，由采购部联系供应商退换货或索赔，重新启动验收流程。

财务结算：验收合格后，采购部将《采购需求审批表》《采购合同》《验收单》《发票》等资料提交财务部，办理付款手续。

资料归档：采购部负责将全套审批资料（含申请表、附件、审批记录、合同、验收单、发票等）分类整理、编号存档，保存期限不少于3年（或按企业档案管理规定执行）。

输出物：《采购验收单》、付款凭证、归档资料

三、采购需求审批表模板

表单编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

（仅内部联系）

紧急程度

□普通□紧急□特急

采购类型

□办公物资□生产物料□固定资产□服务类□其他________

预算来源

□部门预算□专项预算□追加预算

序号

物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

数量

预估