行政办公物资采购成本控制表单.docVIP

行政办公物资采购成本控制表单使用指南

一、适用场景与价值体现

本表单适用于企业、事业单位及各类组织在行政办公物资采购过程中，对采购成本进行系统化管控的场景。具体包括：

常规办公耗材采购：如纸张、笔、文件夹、打印墨盒等日常消耗性物资；

固定资产添置：如电脑、打印机、办公家具等价值较高、使用周期长的物资；

专项物资采购：如会议活动物资、办公环境改善物资等临时性或特定需求物资；

批量集中采购：针对多部门通用物资，通过整合需求降低单位采购成本的场景。

通过规范使用表单，可实现采购需求清晰化、供应商选择透明化、成本数据可视化，有效避免盲目采购、重复采购，同时为后续采购预算编制、成本优化提供数据支撑。

二、表单使用全流程指南

第一步：需求发起与部门初审

填写需求信息：由申请人（各部门物资需求对接人）根据实际工作需要，在表单中填写“采购基本信息”区块，包括：申请部门、申请人姓名（以代替，如“张”）、申请日期、物资名称（需明确规格型号，如“A4复印纸80g500张/包”）、单位（个/包/台等）、需求数量、预估单价（参考历史采购价或市场均价）、预估总价、用途（简要说明使用场景，如“行政部日常文件打印”）。

部门负责人审核：申请人将表单提交至本部门负责人（如“市场部负责人李*”），负责人需核对需求的合理性（如是否为必需物资、数量是否匹配实际工作量），确认无误后签字审批。若需求不明确或数量超标，需退回申请人补充说明。

第二步：供应商选择与价格比对

收集供应商信息：行政部（或采购部门）根据审批通过的需求，通过正规渠道（如合格供应商库、公开招标平台、市场询价）筛选至少3家供应商，保证供应商具备合法资质（如营业执照复印件等）。

填写供应商比价信息：在表单“供应商比价信息”区块，分别记录各家供应商的名称（如“办公用品有限公司”）、联系人（以“王*”代替）、联系方式（仅填写区号+后四位，如“010”）、报价（含单价及总价，需注明是否含税、运费等），并对比分析各供应商的价格优势、供货周期、售后服务等，填写“比价结论”（如“选择供应商A，价格最低且次日达”）。

第三步：采购执行与合同备案

确定采购方案：行政部将比价信息及比价结论提交至行政主管（如“行政主管赵*”）审核，重点核查价格是否符合成本控制标准、供应商选择是否合规。审核通过后，由行政部与选定的供应商签订采购合同（或订单），明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准及违约责任等条款。

记录采购执行信息：在表单“实际采购信息”区块填写供应商名称、采购日期、合同编号（如有）、实际采购单价、实际采购总价，并合同或订单扫描件（电子表单）作为附件。

第四步：入库验收与成本核对

组织验收：物资送达后，由行政部、申请人及部门负责人共同验收，核对物资名称、规格型号、数量是否与合同一致，检查质量是否达标（如纸张无破损、电子设备能正常启动）。验收合格后，在表单“验收信息”区块填写验收日期、验收人（如“行政部陈”“申请人张”），并签字确认。

成本差异分析：若实际采购总价与预估总价差异超过5%（或企业设定的阈值），需在“成本分析”区块说明差异原因（如“市场价格临时上涨”“批量采购享受折扣”），并由财务部门（如“财务审核人刘*”）审核原因合理性。

第五步：数据归档与持续优化

表单归档：每月末，行政部将当月已完成的采购表单整理成册（电子版存档于指定文件夹，纸质版装订存档），并汇总采购数据（如各部门采购金额、物资类别占比、供应商价格波动情况）。

反馈优化：每季度，行政部联合财务部门召开成本分析会，根据汇总数据提出优化建议（如“高频耗材A4纸可更换为性价比更高的品牌”“与供应商B签订长期框架协议锁定价格”），并在后续采购中落实。

三、行政办公物资采购成本控制表（模板）

采购基本信息

申请部门

申请人

申请日期

物资名称

规格型号

单位

数量

预估单价

预估总价

用途

部门审核意见

部门负责人签字

日期

审核意见（需求合理性说明）

供应商比价信息

序号

供应商名称

联系人

联系方式

报价（单价/总价）

是否含税/运费

供货周期

优势对比（价格/服务/质量）

1

2

3

比价结论

（选择供应商及理由）

行政/采购部审核意见

行政主管签字

日期

审核意见（价格合规性、供应商资质核查）

实际采购信息

供应商名称

采购日期

合同编号

实际单价

实际总价

交付状态（准时/延迟）

验收信息

验收日期

验收人（行政部/申请人/部门负责人）

验收结果（合格/不合格，备注问题）

成本分析

预估总价

实际总价

差异金额

差异率

差异原因说明

财务审核人

日期

附件清单

□供应商资质文件（营业执照复印件等）□采购合同/订单扫描件□验收照片（如有）

四、使用要点与风险提示

需求描述需精准：物资名称、规格型号、数量等信息模糊可能导致采购偏差