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员工加班证明模板及规范示范

在现代企业管理中，加班现象虽力求避免，但在特定工作需求下仍难以完全杜绝。一份规范、清晰的加班证明，不仅是对员工额外劳动的认可与记录，更是企业人力资源管理规范化、保障员工合法权益的重要凭证。它不仅能够明确加班事实，也是后续薪资结算、调休安排以及劳动争议处理时的关键依据。因此，掌握规范的加班证明模板及填写要求，对企业和员工双方都至关重要。

员工加班证明模板

以下提供一个通用的员工加班证明模板，企业可根据自身实际情况进行调整和优化。

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员工加班证明

编号：[此处填写证明序列号，如：JBC-年份-月份-序号]

一、员工基本信息

姓名

部门

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工号

职位/岗位

二、加班详情

加班日期

年月日(星期)

加班类型

□平日加班□休息日加班□法定节假日加班

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加班开始时间

时分(24小时制)

加班结束时间

时分(24小时制)

预计加班时长

小时(精确至0.5小时)

实际加班时长

小时(精确至0.5小时)

加班事由简述

(请简明扼要说明加班原因及主要工作内容)

三、审批信息

申请人签字：

日期：年月日

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部门负责人审批：

签字：

日期：年月日

人力资源部/分管领导审批(如需)：

签字：

日期：年月日

四、备注

*本证明一式两份，一份交由人力资源部存档，一份可由员工本人留存或部门备案。

*加班时长计算以公司相关规定为准，通常应扣除必要的就餐及休息时间。

*请确保所填写信息真实、准确、完整。

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填写规范与注意事项

为确保加班证明的有效性和严肃性，在填写时需严格遵守以下规范：

1.编号规则：若公司有统一编号规则，按规则填写，便于归档和查阅。若无，可自行设定包含年份、月份及流水号的编号方式。

2.员工基本信息：

*“姓名”、“部门”、“工号”、“职位/岗位”需与员工档案信息一致，确保身份唯一可识别。

3.加班详情：

*加班日期：精确到具体日期，并注明星期，便于核对工作日/休息日/节假日属性。

*加班类型：根据实际情况勾选“平日加班”、“休息日加班”或“法定节假日加班”。不同类型的加班，其薪资计算或调休政策可能不同。

*加班开始/结束时间：采用24小时制填写，精确到分钟，如：09:30，18:45。确保时间记录准确，最好能与考勤记录（如打卡时间）相互印证或作为补充说明。

*预计/实际加班时长：

*“预计加班时长”通常在加班前预估，“实际加班时长”为加班结束后核算。若为事后补填，则直接填写“实际加班时长”。

*以“小时”为单位，一般精确至0.5小时（即30分钟），如1.5小时、3小时。具体精度可按公司规定执行。

*计算方法：实际加班时长=加班结束时间-加班开始时间-扣除的就餐/休息时间。例如：18:00开始，21:30结束，扣除0.5小时就餐时间，则实际加班时长为3小时。

*加班事由简述：应清晰、具体地描述加班的原因和主要工作任务，避免模糊不清的表述。例如：“项目XX紧急上线支持”、“季度报表数据整理与分析”、“应对突发故障排查与修复”等，而非仅写“加班工作”或“处理紧急事务”。

4.审批信息：

*申请人签字：由加班员工本人亲笔签名。

*部门负责人审批：部门负责人需对本部门员工的加班申请及事由的真实性、必要性进行审核并签字确认。

*人力资源部/分管领导审批：根据公司加班审批权限规定执行。对于超出部门负责人审批权限的加班（如长时间加班、节假日加班等），需提交至相应层级审批。

*日期：签署各环节审批意见的当天日期。

5.备注栏：

*明确证明的份数及去向，确保流程闭环。

*强调加班时长计算的依据，提醒员工和审批人注意。

*真实性是加班证明的生命线，任何虚假填报都可能带来管理风险和信任危机。

6.其他重要注意事项：

*真实性原则：加班事实必须真实存在，严禁虚报、瞒报加班。

*及时性：加班发生后，应尽快填写并完成审批流程，避免拖延导致信息遗忘或混淆。

*一致性：加班证明所记录的信息应与员工的考勤记录、工作安排等相互吻合。

*规范性：手写填写应字迹清晰、易于辨认；若为打印版，关键信息（