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团队会议策划与执行标准化流程

一、适用会议类型与发起情境

本流程适用于团队各类常规及专项会议，包括但不限于：

定期例会：如周/月度项目进展会、部门工作复盘会；

专题会议：如项目启动会、跨部门协调会、问题攻坚研讨会；

临时会议：如突发问题处理会、紧急决策会。

发起情境：当团队需同步信息、对齐目标、解决问题或推动决策时，由会议发起人（如项目负责人、部门负责人）根据实际需求启动。

二、会议全流程操作步骤

（一）会前筹备阶段：精准规划，奠定基础

1.明确会议核心目标

操作说明：发起人需清晰定义会议需达成的具体成果（如“明确Q3项目关键节点”“解决技术瓶颈”），避免目标模糊（如“讨论一下工作”）。可参考SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时限性）。

输出物：《会议目标说明》（简述目标及预期成果）。

2.确定参会人员与职责

操作说明：

必邀人员：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目组核心成员、部门负责人）；

可选人员：需提供信息或建议的支撑人员（如技术专家、数据分析师）；

列席人员：仅需知晓情况的关联方（如项目协作部门接口人）。

明确主持人（控制流程、引导讨论）、记录人（记录要点、待办事项）职责。

输出物：《参会人员清单》（姓名/角色、是否必邀、联系方式脱敏处理，如*/项目经理）。

3.制定会议议程

操作说明：

按逻辑顺序排列议题（如先同步进展，再讨论问题，最后决策）；

明确每个议题的“讨论目标”“主讲人”“预计时长”（总时长建议不超过90分钟，避免疲劳）；

预留10-15分钟自由讨论或总结时间。

输出物：《会议议程表》（模板见第三部分“会议议程表”）。

4.准备会议材料

操作说明：

提前3天收集并整理议题相关材料（如项目数据、背景文档、方案草案），保证内容简洁、重点突出；

材料需提前1天发送至参会人员，预留阅读时间（敏感材料可现场分发）。

5.预定会议资源与发布通知

操作说明：

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）功能，保证音视频稳定，并发送会议、密码；

线下会议：预定会议室（考虑容纳人数、设备配置），布置场地（调试投影仪、麦克风、白板），准备茶歇（如需）；

发布通知：至少提前2天通过团队协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含“会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、准备事项”。

（二）会中执行阶段：高效控场，聚焦成果

1.会前准备（提前10分钟）

操作说明：

主持人提前到场，检查设备（投影、麦克风、网络），播放暖场音乐或展示会议标题页；

记录人准备会议纪要模板、签到表；

参会人员签到，领取/查看会议材料。

2.开场与目标重申（5分钟内）

操作说明：

主持人开场，感谢参会人员，简要介绍会议目标、议程及时长规则；

强调会议纪律（如“发言紧扣议题”“手机调至静音”“避免打断他人”）。

3.议题讨论与决策（核心环节）

操作说明：

按议程逐项推进，每个议题由主讲人先简述背景（3-5分钟），再引导讨论；

主持人需控制发言时间，避免偏离主题（如“关于问题，我们先聚焦解决方案A，其他问题可会后单独沟通”）；

对关键讨论点，记录人需实时记录（如争议点、共识、待验证信息）；

需决策时，明确决策方式（如“一致同意”“少数服从多数”“负责人拍板”），并当场宣布决策结果。

4.突发情况处理

操作说明：

设备故障：立即切换备用设备（如备用电脑、投影仪），或临时改为纯语音会议；

讨论跑题：主持人及时拉回（如“这个话题很关键，但本次会议我们先解决议题，可会后安排专项讨论”）；

争议较大：暂缓决策，明确各方需补充的信息及下次沟通时间，避免无休止争论。

（三）会后跟进阶段：闭环管理，保证落地

1.整理与分发会议纪要

操作说明：

会议结束后24小时内，记录人完成《会议纪要》，内容包括“会议基本信息、议题讨论摘要、决议事项、待办任务（含负责人、截止日期）”；

纪要需经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关方，并要求“已阅读”确认（如需）。

2.跟踪待办事项进度

操作说明：

记录人在团队协作工具中创建待办清单，明确每个任务的“负责人”“截止日期”“交付标准”；

主持人/发起人每周同步待办进度，对逾期任务及时提醒（如“*的报告原定周五提交，目前进度如何？需支持请说明”）。

3.归档会议资料

操作说明：

将会议纪要、议程、材料、签到表等资料统一归档至团队共享文件夹（按“会议名称-日期”分类），便于后续查阅。

三、标准化模板表格

模板1：会议议程表

序号

议题名称

讨论目标

主讲人

预计时长

所需材料

备注（如是否需提前准备）

1

Q3项目进展同步

同步各模块完成情况，识别风险

*

20分钟

进展数据表

需提前1天提交数据

2

技术方案A评审

确定方案可行性及优化方向

*赵六

30分钟

方案PPT

重点演示第三部分

3

资