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单位公文红头文件格式规范

一、总则

为进一步规范我单位公文处理工作，确保公文的严肃性、权威性和规范性，依据《党政机关公文处理工作条例》及相关国家标准，结合我单位实际，特制定本规范。本规范适用于单位内部各类正式对外行文及重要内部行文的红头文件格式。全体工作人员在拟制、审核、印制公文时，均须严格遵守本规范。

二、发文机关标志（红头）

（一）构成与排布

发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可仅用发文机关全称或规范化简称。

单一机关行文时，发文机关标志居中排布。

联合行文时，主办机关名称在前，其他机关名称按党、政、军、群的顺序或规定顺序排列，各机关名称之间用空格隔开，一般不使用标点符号。如需加“文件”二字，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

（二）字体与字号

发文机关标志通常使用小标宋体字，颜色为红色。字号应根据发文机关名称字数多少确定，一般应小于上级机关的发文机关标志字号，确保庄重、醒目。

三、发文字号

（一）构成

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。例如：“X办发〔2023〕X号”。

发文机关代字应准确、规范，体现发文机关和文种特点。

年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

（二）位置

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

四、签发人

上行文应当标注签发人姓名。

签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。发文字号应移至红色反线左上相应位置。

五、标题

（一）构成

标题由发文机关名称、事由和文种组成，应准确概括公文的主要内容。例如：“XX单位关于进一步加强内部管理的通知”。

（二）字体与字号

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色反线（发文字号之下4mm处的一条与版心等宽的红色分隔线）下空二行位置，分一行或多行居中排布。

（三）排布规则

标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。

六、主送机关

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记。

七、正文

正文是公文的主体，用来表述公文的内容。

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

段落之间一般空一行。

八、附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

九、发文机关署名、成文日期和印章

（一）发文机关署名

发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。

（二）成文日期

成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，以最后签发机关负责人签发的日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（三）印章

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

十、附注

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

十一、附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

十二、抄送机关