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法律事务所合同档案管理方案

一、总则

（一）目的与依据

为规范本所合同档案管理工作，确保合同档案的真实、完整、安全和有效利用，防范执业风险，保护当事人和本所合法权益，依据《中华人民共和国档案法》、《律师法》及本所相关规章制度，特制定本方案。

（二）适用范围

本方案适用于本所在执业活动中形成的，以及对外签订的各类合同、协议及相关文件材料的收集、整理、保管、利用和销毁等管理工作。本所全体合伙人、律师及其他工作人员均应遵守本方案。

（三）基本原则

合同档案管理遵循以下原则：

1.统一管理、分级负责：合同档案实行集中统一管理，明确各层级、各岗位的管理职责。

2.全程管理、及时归档：从合同洽谈、起草、审核、签订、履行至终止（或纠纷解决）的全过程，相关文件材料均应及时收集、整理并归档。

3.真实完整、规范有序：确保归档材料的真实性、完整性和规范性，档案整理符合一定的标准和秩序。

4.安全保密、方便利用：严格执行保密制度，保障合同档案安全，同时建立便捷的查阅利用机制，服务于法律服务工作。

5.谁承办谁负责：承办律师是其经办合同档案材料收集、整理、移交的第一责任人。

二、管理机构与职责

（一）管理机构

本所档案管理工作由合伙人会议领导，行政主管部门（或指定专人，下同）为合同档案管理的归口部门，负责具体组织、协调和实施合同档案管理工作。

（二）职责分工

1.合伙人会议：审议批准本所合同档案管理相关制度，决定档案管理工作中的重大事项。

2.行政主管部门：

*制定和完善合同档案管理具体操作细则；

*负责合同档案的接收、登记、分类、编码、保管、统计、利用、鉴定和销毁等工作；

*指导和监督本所各部门及人员的合同档案收集、整理和移交工作；

*组织合同档案管理相关的培训和学习。

3.承办律师：

*负责在合同事务处理过程中，及时、全面收集相关文件材料；

*对收集的材料进行初步整理、核对，确保其真实性、完整性；

*在规定期限内将整理完毕的合同档案移交行政主管部门归档。

4.其他相关人员：协助承办律师收集、整理合同档案材料，并遵守本所档案管理的各项规定。

三、合同档案的构成与收集

（一）合同档案的构成

合同档案一般应包括但不限于以下文件材料：

1.合同立项与洽谈阶段：包括但不限于项目背景资料、可行性研究报告、对方当事人基本情况调查材料（如工商登记信息、资质证明、信用报告等）、洽谈记录、备忘录等。

2.合同起草与审核阶段：包括但不限于合同草案（各版本）、修改意见、法律研究报告、内部审核流转单、合伙人或负责人审批意见等。

3.合同签订阶段：包括但不限于经各方当事人签字盖章的合同正本、附件、补充协议、合同签订授权委托书、对方签约代表身份证明等。

4.合同履行阶段：包括但不限于履行通知书、付款凭证、发票、收货凭证、验收报告、进度报告、双方沟通函件（函、电、邮件等）、变更或解除合同的协议及相关文件等。

5.合同纠纷处理阶段（如有）：包括但不限于纠纷情况说明、证据材料、和解协议、调解文书、仲裁申请书、仲裁裁决书、起诉状、上诉状、判决书、裁定书等。

6.合同终止/归档阶段：包括但不限于合同履行完毕的证明、合同总结报告、归档清单等。

（二）合同档案的收集

1.及时性：承办律师应在合同相关文件材料形成或收到后，及时进行收集，避免遗漏或延误。

2.完整性：确保收集到的文件材料齐全，能够完整反映合同从产生到终止（或纠纷解决）的全过程。对于电子文件，应连同其载体及相关说明一并收集。

3.规范性：收集的文件材料应为原件或经核对无异的复印件。复印件应注明原件保管处及核对人。文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完整。

四、合同档案的整理与编码

（一）整理原则

合同档案整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则。

（二）分类

合同档案可按年度结合业务类型（如诉讼、非诉讼、常年法律顾问等）或客户类型进行一级分类，再按项目或合同编号进行二级分类。具体分类标准由行政主管部门制定并统一执行。

（三）编码规则

1.合同档案应采用统一的编码规则进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。

2.建议编码结构可包含：年度代码+业务类型代码+顺序号。例如：“XXXX（年度）-XX（业务类型）-XXX（顺序号）”。具体编码规则由行政主管部门制定并备案。

3.每份合同档案应有一个唯一的案卷号，所有归档材料均应标注该案卷号。

（四）案卷整理

1.排序：同一合同档案内的文件材料，应按照合同形成的时间顺序或逻辑关系（如：立项-洽谈-起草-审核-签订-履行-变更-终止/纠纷）进行有序排列。

2.编目：为每本案卷编制卷内文件目录，列明