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信息技术合同与项目管理制度

引言：随着信息化进程的不断深化，企业对信息技术的依赖日益增强，信息技术合同与项目管理成为企业运营的核心环节。为规范信息技术合同的管理，提高项目执行效率，降低运营风险，特制定本制度。本制度旨在明确部门职责，优化组织架构，规范工作流程，确保合同签订与项目管理符合企业战略目标，同时强化合规与风险管理，促进跨部门协作，构建持续改进的机制。本制度适用于公司所有涉及信息技术合同签订与项目执行的活动，核心原则是确保合规性、高效性、安全性及协同性。通过明确责任与流程，提升合同管理水平，保障项目顺利实施，为企业的长期发展奠定坚实基础。

一、部门职责与目标

（一）职能定位：本制度责任部门在公司组织架构中扮演着信息技术合同与项目管理的核心角色，负责合同的全生命周期管理，包括合同拟定、审批、执行、监控及归档。该部门需与其他部门紧密协作，如财务部、法务部、技术部等，确保合同内容符合法律法规要求，项目执行符合公司战略目标。与其他部门的协作关系主要体现在信息共享、资源调配及风险共担等方面，通过建立有效的沟通机制，确保各部门在合同签订与项目管理过程中协同推进。

（二）核心目标：本部门的短期目标是通过优化合同管理流程，提高合同审批效率，降低合同风险。长期目标则是建立完善的信息技术合同与项目管理体系，提升企业整体运营效率。这些目标与公司战略紧密关联，通过高效的项目管理，推动技术创新，提升市场竞争力。例如，通过规范合同管理，减少因合同纠纷导致的资源浪费，确保项目资金使用效益最大化；通过强化项目管理，确保项目按时交付，满足客户需求，提升客户满意度。

二、组织架构与岗位设置

（一）内部结构：本部门采用扁平化管理模式，设立三级架构，包括总监、经理及专员。总监负责部门整体运营，经理分管合同管理及项目管理两个小组，专员负责具体执行工作。部门层级清晰，汇报关系明确，总监向公司高层汇报，经理向总监汇报，专员向经理汇报。关键岗位的职责边界界定如下：总监负责制定部门战略，经理负责团队管理及业务推进，专员负责合同拟定、项目管理及文档管理。通过明确职责，确保部门高效运转。

（二）人员配置：部门人员编制标准为X人，包括总监1人，经理2人，专员X人。招聘需通过公司统一渠道进行，优先考虑具备信息技术背景及合同管理经验的人才。晋升机制基于绩效考核，表现优异的专员可晋升为经理，经理表现突出的可晋升为总监。轮岗机制鼓励跨部门交流，专员可根据工作需要申请轮岗，轮岗周期为X个月，轮岗期间需接受新岗位培训，确保顺利适应。通过人员配置优化，提升团队整体能力，确保部门高效运转。

三、工作流程与操作规范

（一）核心流程：本部门的核心流程包括合同管理流程及项目管理流程。合同管理流程分为五个阶段，包括合同拟定、审批、执行、监控及归档。项目流程分为七个阶段，包括项目启动、计划制定、执行、监控、评审、结项及验收。关键操作节点如下：合同拟定需由专员负责，审批需经部门负责人→财务部→CEO三级签字，执行阶段需定期监控合同履行情况，监控过程中发现的问题需及时上报并制定解决方案，归档阶段需将合同及相关文件整理存档。项目启动会需在项目启动前X天召开，明确项目目标、计划及分工；中期评审需在项目进行到一半时召开，评估项目进度及风险；结项验收需在项目完成后X天内完成，确保项目符合预期目标。

（二）文档管理：文档管理是部门工作的重要环节，需规范文件命名、存储及权限。合同存档需加密存储，仅部门总监可调阅，其他人员需经总监批准后方可查看。会议纪要需在会议结束后X小时内整理完成，并存档至公司共享平台，确保所有人员可查阅。报告模板需统一规范，包括项目报告、合同报告等，提交时限为每月X号前提交上月报告。通过规范文档管理，确保信息安全，提高工作效率。

四、权限与决策机制

（一）授权范围：本部门审批权限分为三级，包括专员审批、经理审批及总监审批。专员负责日常合同审批，经理负责复杂合同审批，总监负责重大合同审批。紧急决策流程如下：在危机处理时，可由临时小组直接执行决策，但需在决策后X小时内向公司高层汇报。通过明确授权范围，确保决策高效，同时控制风险。

（二）会议制度：本部门规定例会频率为每周一次，包括周会及季度战略会。周会由经理主持，参与人员包括总监、经理及专员，主要讨论本周工作计划及进展。季度战略会由总监主持，参与人员包括公司高层及部门负责人，主要讨论季度目标及战略方向。决策记录需详细记录会议内容及决议，并指定责任人执行，决议需在24小时内分配责任人，确保决策有效执行。

五、绩效评估与激励机制

（一）考核标准：本部门设定KPI，包括合同管理效率、项目管理效率及风险控制等。销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分，法务部按合同合规性评分。评估周期为月度自评、季度上级评估，通过定期评估，确保部门工作符合预期目标。