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行政办公资产管理流程手册

前言

行政办公资产是组织运营的重要物质基础，规范、高效的资产管理不仅能确保资产的安全完整、提高使用效益，更能为组织的成本控制和战略决策提供有力支持。本手册旨在明确行政办公资产管理的各项流程与责任，确保资产管理工作有章可循、权责清晰，从而提升整体管理水平，防范资产流失风险。本手册适用于组织内所有行政办公资产的管理活动，全体员工均需严格遵照执行。

一、资产的界定与分类

1.1资产的界定

本手册所指的行政办公资产，是指由组织拥有或控制，预期能为组织带来经济利益或服务潜能，且使用期限超过一定时限、单位价值在规定标准以上的有形资产。通常包括但不限于：办公家具、办公设备、电子设备、通讯工具、交通工具等。对于单位价值虽未达规定标准，但使用年限较长、批量较大的同类物品，也应纳入资产管理范畴。

1.2资产的分类

为便于管理与核算，行政办公资产应进行科学分类。常见的分类方式如下：

*按资产价值及管理要求：可分为固定资产（如电脑、打印机、投影仪、汽车等）和低值易耗品（如办公文具、小型工具等，此类物品通常按领用消耗管理，但单价较高或批量较大的仍需登记）。

*按资产用途：可分为办公设备类（电脑、打印机、复印机、传真机等）、办公家具类（办公桌、椅、文件柜、沙发等）、电子通讯类（手机、对讲机等）、电器设备类（空调、饮水机等）、交通运输类（汽车等）及其他类。

*具体的分类标准和目录由行政部门会同财务部门共同制定并定期更新。

二、资产的入库登记与标签管理

2.1入库登记

所有新购、调入或接受捐赠的办公资产，均需由行政部门资产管理专员负责办理入库手续。

*验收：资产送达后，资产管理专员会同申购部门人员共同对资产的数量、规格、型号、外观及相关技术资料（如说明书、保修卡、发票复印件等）进行核对验收，确保与采购合同或调拨单一致。

*登记：验收合格后，资产管理专员应及时在资产管理系统（或台账）中进行登记，详细记录资产名称、规格型号、生产厂家、购置日期、采购价格、数量、资产编号、存放地点、责任人等信息。

*建档：为每一项固定资产建立资产卡片或档案，存档相关凭证复印件及技术资料。

2.2标签管理

为确保资产的可追溯性，所有纳入固定资产管理的资产均需粘贴统一格式的资产标签。

*标签内容：资产标签应包含资产编号、资产名称、规格型号、购置日期、管理部门等关键信息。

*标签粘贴：资产标签应粘贴在资产的显著、不易磨损位置。对于小型或特殊资产，可采用挂牌等方式。

*标签维护：资产使用人应妥善保护资产标签，不得故意损坏或撕毁。如标签脱落或模糊不清，应及时向行政部门申请补打、补贴。

三、资产的领用与使用

3.1资产领用

员工因工作需要领用办公资产时，需遵循以下流程：

*申请：领用人员填写《资产领用申请表》，注明领用资产名称、规格、数量、用途及预计使用期限，经部门负责人审批。

*审批：行政部门根据资产库存情况及实际需求进行审核，必要时报上级领导审批。

*发放：审批通过后，资产管理专员凭单发放资产，与领用人员共同核对资产信息及完好状况，双方在领用记录上签字确认。资产的保管责任自领用之日起由领用人员承担。

3.2资产使用

资产使用人在使用过程中应承担以下责任：

*妥善保管：爱惜所使用的资产，保持资产的清洁和完好，防止资产损坏、丢失或被盗。

*规范操作：按照资产使用说明书或操作规程正确使用资产，避免因操作不当造成损坏。

*责任到人：资产原则上“谁领用、谁负责”，不得随意转借、转租、抵押或用于非工作用途。如确需转借，须经行政部门批准。

*信息更新：如领用人员发生变动、联系方式变更或资产存放地点调整，应及时通知行政部门更新资产台账信息。

四、资产的转移与交接

4.1内部转移

因工作调动、部门调整或其他合理原因需要转移资产存放地点或使用部门时，须办理资产转移手续：

*申请：由原使用部门或原使用人填写《资产转移申请表》，注明资产编号、名称、转移原因、原存放地点、新存放地点及接收人等信息，经双方部门负责人及行政部门审批。

*交接：资产管理专员监督资产的实物交接，接收人应对资产的完好状况进行检查确认，双方在《资产转移申请表》上签字，并由行政部门更新资产台账中的存放地点及责任人信息。

4.2人员离职/调动交接

员工离职或调离原岗位时，必须办理资产交接手续：

*清理：员工应主动清理个人领用或保管的所有办公资产，并列出清单。

*核对：由部门负责人或其指定人员会同资产管理专员，根据资产台账对交接清单进行核对。

*交接：如资产完好，应办理移交手续，可移交至新接手人、归还行政部门或按规定处置。交接完成后，相关各方在《资产交接清单》上签字确认。未办理完毕资产