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单位公文格式规范与应用指南

引言

公文，作为各级各类单位在公务活动中形成和使用的具有法定效力与规范体式的文书，是传达政令、沟通信息、协调工作、处理事务的重要载体。其格式的规范性直接关系到公文的严肃性、权威性和执行效力，也体现了单位的管理水平和工作作风。为进一步提升我单位公文质量，确保公文处理工作的制度化、规范化、科学化，特制定本指南，旨在为各位同仁提供清晰、实用的公文格式规范与应用指引。

一、公文格式基本规范

公文格式是公文的门面，也是其合法性、严肃性的直观体现。所有正式行文均需严格遵循国家及行业相关标准，力求做到要素齐全、格式统一、版面整洁、易于辨识。

（一）用纸规格与排版要求

公文用纸一般采用国际标准A4型，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。排版时应注意页边距的设置，天头（上白边）、地脚（下白边）、订口（左白边）、翻口（右白边）应保持适当距离，以保证版面的美观与阅读的舒适。一般情况下，正文字体选用仿宋体，字号为三号，行间距采用固定值，通常设定为28-30磅，具体可根据内容多少及单位习惯微调，但通篇应力求统一。

（二）公文的构成要素

标准公文由版头、主体、版记三大部分构成，每一部分包含若干要素，各要素的位置、格式均有明确规定。

1.版头部分：置于公文首页红色分隔线以上，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

*发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可仅用发文机关全称或规范化简称。字体庄重、醒目。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名，以示负责。

2.主体部分：为公文核心内容所在，位于版头红色分隔线之下，版记之上，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

*标题：公文标题应准确概括公文的主要内容并标明文种，一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。标题力求简明扼要，避免冗长。标题字体应略大于正文，通常使用二号小标宋体字。

*主送机关：指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。

*正文：是公文的主体，用来表述公文的内容。正文内容应逻辑清晰，层次分明，用语准确、规范、简明。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

*附件说明：公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前，注明附件的顺序号和名称。

*发文机关署名与成文日期：发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全。

*印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

3.版记部分：置于公文末页最下方，包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记部分各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

*抄送机关：指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

*印发机关和印发日期：印发机关通常为单位办公室或文秘部门，印发日期为公文的送印日期。

二、常用公文种类及应用要点

单位日常工作中，常用的公文种类包括通知、报告、请示、函、纪要等。不同文种有其特定的适用范围和写作要求，准确选用文种是确保公文有效性的前提。

（一）通知

通知是运用最为广泛的公文文种之一，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其特点是应用灵活，种类繁多，如会议通知、工作通知、任免通知等。撰写通知时，需明确通知的事由、事项、执行要求等，确保受文单位清晰明了。

（二）报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告具有陈述性和汇报性的特点，不得夹带请示事项。撰写报告应做到内容真实、重点突出、条理清晰，以便上级机关了解情况、作出决策。

（三）请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。请示的结尾通常使用“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”等惯用语。

（四）函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的使用不受隶属关系和级别高低的限制，行文简洁、灵活。商洽函应明确商洽的事项和希望达成