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蔡甸区中小学档案整理指南(修订版)

一、收集材料

按蔡甸区中小学校文件材料《归档范围、保管期限表》中规定的范围，对现存的文件材料进行收集、取舍。

二、整理分类

1、对收集到的材料按不一样的年度分类。

２、对同一年度(先整理)按不一样门类进行分类(见归档范围、保管期限表）,如文书档案、教学档案、教师业务档案、学籍管理档案、科技档案等。

3、按保管期限（此前全部为永久、长久、短期，以后文书档案按永久、30年、分保管期限)进行分放。

三、分类归档

（一)文书档案的归档措施

１、对文书档案的同一保管期限的材料，准时间的顺序排列(元月１曰排在最前,1２月31曰放在最终)

２、编件号：在每份文件的右上角盖上归档章，再对每件材料分别编页码(右下角），填写归档章中的内容。

空着

盖年度

盖件号

(如31)

空着

盖保管期限

（如30年)

盖页数

(如12)

3、分盒：按一定的厚度分盒(以装盒后略显丰满为宜)。

4、打印目录（一式三份):对已分好的盒逐件打印目录(目录试样附后）

5、填写备考表，如本卷共件，并填写整理人、检验人和时间。

6、填写脊背：年度(如）保管期限(如永久)机构(问题)（如文书档案)起止件号（如1——32）、盒号（用铅笔写)如１２。

７、上柜。

(二）对于教学档案、学籍管理档案，按照市档案局的最新规定,也采取单份文件存档的方法，其整理形式完全同于文书档案的归档方法，其目录格式也相同。

(三）对于科技档案:用科技档案盒装，按不一样项目分别整理。对每份文件编号、打印目录（一式三份）、入盒→备考表→脊背上盖上保管期限,填写档号，写上案卷题名。

档号填写示例:

j—１—1S—1--1

案卷号案卷号

工程名称设备仪器名称

基建类设备类

j—基建类，1—工程名称,1—案卷号。

S—设备类,1—设备仪器名称,1—案卷号。

(四)教师业务档案（每人一盒)准时间顺序存储即可。脊背上写上教师姓名、盒号。

(五)声像档案:照片类有带目录的相集，也可用光盘保存。随时发生随时存档，照片上应注明时间、地点、内容、人物方位等。

电子档案同声像档案。

会计档案(可按三类分别装盒）。

(六）归档时间：①文书档案、教学科研档案和能按年度归档的其余文件材料,在次年的六月底此前归档；科研类材料在科研課题鉴定后归档。

②教师业务类、学籍管理类文件材料以及能按年归档的文件材料,在次年的10月份此前归档。

③基本建设类文件材料在项目完成后两个月内归档。

④财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交。

⑤仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档。

⑥电子文件类、声像档案类、实物档案类应随时整理、定时归档。

阐明：普通中专、职业学校和幼稚园可参考执行。

附件：

各种目录试样。（正式使用时,请将样表上的斜体字去掉。)

八月三十一曰

?附件１：文书档案归档文件目录

归档文件目录

件号

责任者

文号

题名

曰期

页数

备注

附件2：教学档案归档文件目录

教学档案目录

件号

责任者

文号

题名

曰期

页数

备注

附件3：科技档案目录

案卷及档号卷内文件目录

顺序号

文件

编号

责任者

题名

曰期

页

号

备注

?附件4:科技档案案卷目录

案卷目录

案卷

档号

题名

年度

页数

保管

期限

备注

附件5：学籍管理档案归档文件目录

学籍管理档案目录

件号

责任者

文号

题名

曰期

页数

备注