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企业文件档案归档及分类标准手册

一、手册编制目的与适用范围

（一）编制背景与核心目标

为规范企业各类文件档案的全生命周期管理，保证档案的完整性、安全性及可追溯性，提升信息利用效率，防范管理风险，特编制本手册。本手册旨在统一档案分类标准、明确归档流程、规范操作要求，为企业各部门档案管理提供标准化指引。

（二）适用范围

本手册适用于企业总部及各分支机构、各部门（含行政、财务、人力资源、项目管理、法务、研发等）在文件形成、收集、整理、归档、利用及保管等环节的管理活动。覆盖文件类型包括但不限于：公文类（通知、报告、请示等）、合同协议类、业务类（项目资料、客户信息等）、财务类（凭证、报表、审计报告等）、人事类（劳动合同、员工档案等）、证照资质类、科技类（研发图纸、专利文件等）及声像电子类（照片、视频、电子文档等）。

二、企业文件档案分类标准体系

（一）分类原则

科学性：以企业职能分工、业务流程及文件形成规律为依据，保证分类逻辑清晰、层级合理。

实用性：结合企业实际管理需求，便于各部门操作及档案检索利用。

稳定性：分类标准一经确定，原则上长期适用，确需调整需履行审批程序。

扩展性：预留分类层级接口，适应企业业务发展及新增文件类型需求。

（二）一级分类标准（按部门/职能划分）

一级分类依据企业核心职能设置，代码采用2位大写字母，具体

一级分类代码

分类名称

涵盖范围

XZ

行政管理类

企业公文、会议纪要、后勤管理、办公用品采购、固定资产档案等

CW

财务管理类

财务凭证、账簿、报表、预算文件、审计报告、税务资料、融资文件等

RL

人力资源管理类

招聘文件、劳动合同、员工名册、培训记录、绩效考核、薪酬福利、离职档案等

XM

项目管理类

项目立项文件、可研报告、招投标资料、合同、过程管理文档、验收报告、成果材料等

FW

法务管理类

合同协议、法律纠纷文件、合规审查报告、知识产权文件、资质证照等

YJ

研发管理类

研发项目计划、技术方案、实验数据、专利申请、论文成果、技术标准等

DZ

电子档案类

非结构化电子文档（如OA系统文件、邮件）、电子图纸、音视频文件等

（三）二级及三级分类标准（按文件类型/事项划分）

在一级分类基础上，依据文件具体类型或业务事项设置二级分类（代码为2位数字），必要时可增设三级分类（代码为2位数字），示例以“行政管理类（XZ）”为例：

一级分类

二级分类代码

二级分类名称

三级分类示例（代码+名称）

XZ

01

公文管理

01-01：上行文；01-02：下行文；01-03：平行文

XZ

02

会议管理

02-01：股东会；02-02：董事会；02-03：总经理办公会

XZ

03

证照资质管理

03-01：营业执照；03-02：组织机构代码证；03-03：行业许可证

XZ

04

后勤管理

04-01：采购合同；04-02：维修记录；04-03：车辆档案

（四）档案保管期限划分

所有档案需明保证管期限，分为“永久”“长期（30年）”“短期（10年）”三类，具体依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》及企业实际业务需求确定（如：公司章程、年度经营报告为永久；合同、项目验收报告为长期；日常通知、临时性报表为短期）。

三、文件档案标准化归档操作流程

（一）第一步：文件收集（责任部门：文件形成部门）

收集范围：按照本手册“分类标准体系”，保证应归档文件齐全完整，不得遗漏关键内容（如合同需含附件、审批单；项目文件需含立项至验收全流程材料）。

收集时间：

文件办理完毕后3个工作日内，由文件形成人整理提交至部门档案联络员；

项目类文件在项目结束后10个工作日内完成收集；

年度汇总类文件（如年度财务报表、年度工作总结）在次年1月底前完成收集。

质量要求：文件需为最终定稿（如为电子版，需为PDF格式，避免使用易损坏的格式如WPS、DOCX）；纸质文件需字迹清晰、无涂改（特殊情况需加盖经办人及部门负责人签字章）；双面打印的文件需装订整齐，不遮挡字迹。

（二）第二步：分类鉴定（责任部门：部门档案联络员+档案管理部门）

分类判定：依据一级至三级分类标准，对收集文件进行准确归类，填写《文件分类鉴定表》（见模板一）。

保管期限鉴定：对照《档案保管期限表》，明确每份文件的保管期限，对“永久”“长期”档案需经部门负责人*审核签字。

密级判定：涉密文件（如商业秘密、未公开财务数据）需标注密级（绝密/机密/秘密）及保密期限，非涉密文件不标注。

（三）第三步：整理排序（责任部门：部门档案联络员）

纸质档案整理：

按文件形成时间顺序或逻辑顺序排列（如合同按签约时间、项目文件按立项-实施-验收流程）；

去除金属夹（回形针、订书钉），用棉线在左侧三孔装订（厚度超过1cm的需采用活页夹装订）；

每份文件首页粘贴《档案归档章》（样式见模板二），注明档案编号、页码、归档