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企业采购流程及供应商管理手册

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业采购活动全流程及供应商管理，保证采购工作合规、高效、透明，降低运营成本，保障物资供应质量。适用于企业各部门（含分支机构）的所有采购行为，涵盖办公用品、生产原材料、设备采购、服务外包等场景。手册遵循“需求导向、分级审批、公平竞争、全程留痕”原则，为企业采购管理提供标准化指引。

二、企业采购全流程操作指引

（一）采购需求提出与审批

需求发起

各部门根据业务需要，填写《采购申请单》（详见第三章表单1），明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求描述需具体、量化，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸500张，70g，白色”）。

需求审核

采购部收到申请后，1个工作日内审核需求合理性：核对预算是否符合公司财务制度，是否存在替代方案（如库存调拨、租赁等），必要时与需求部门沟通调整。

预算内且常规需求：采购部经理*审批后进入下一环节；

超预算或特殊需求（如定制化设备）：需提交至分管副总*审批，审批通过后启动采购流程。

紧急需求处理

因生产、项目等紧急情况需加急采购的，需求部门需在《采购申请单》中注明“紧急”及原因，经部门负责人和采购部经理双签后优先处理，事后补办常规审批手续（不超过3个工作日）。

（二）供应商寻源与选择

供应商寻源

采购部根据需求类型，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：招标平台、行业展会、合格供应商库；

邀请渠道：主动联系行业内有合作意向的企业；

内部推荐：其他部门或员工推荐供应商（需填写《供应商信息推荐表》，附联系方式及合作优势说明）。

供应商资质初审

采购部对候选供应商进行基本资质审核，重点核查：

营业执照、税务登记证（三证合一的提供营业执照）；

特殊行业资质（如食品供应商需提供《食品经营许可证》，设备供应商需提供相关认证证书）；

财务状况（近1年财务报表或银行资信证明）；

无重大违法记录（通过“信用中国”等官方平台查询）。

资质审核通过后，供应商进入《合格供应商名录》。

供应商选择与确定

常规采购（金额≤5万元）：采购部从《合格供应商名录》中筛选至少3家供应商，对比价格、交期、服务后，推荐1家候选供应商，由采购部经理*审批确定。

重要采购（5万元＜金额≤20万元）：组织采购部、需求部门、财务部组成评审小组，对供应商进行综合评估（详见第三章表单3），按得分高低排序，得分第一者为候选供应商，报分管副总*审批。

重大采购（金额＞20万元或定制化设备）：需通过公开招标或竞争性谈判方式确定供应商，邀请法务部、审计部参与，最终结果提交总经理*审批。

（三）采购合同签订

合同拟定

采购部根据与供应商协商的结果，使用公司标准合同模板（详见第三章表单4）拟定合同，明确以下核心条款：

标的物名称、规格、数量、单价及总价；

质量标准（需符合国家/行业标准或双方约定的技术参数）；

交付时间、地点及方式；

验收标准与流程；

付款方式、期限及条件；

违约责任（如逾期交货、质量不达标等赔偿标准）；

争议解决方式（首选协商，协商不成提交企业所在地法院诉讼）。

合同审批

合同拟定后，按以下流程审批：

采购部经理*审核合同条款的合规性与完整性；

需求部门负责人*审核技术参数、交付时间等业务条款；

财务部审核付款方式、金额与预算一致性；

法务部审核法律风险（金额≥10万元的合同必须经法务部审核）；

分管副总（重大采购需总经理）审批最终版本。

合同签订与存档

审批通过后，由采购部授权代表与供应商签订合同（一式三份，采购部、供应商、财务部各执一份），原件扫描后录入OA系统，电子版与纸质版同步存档，保存期限不少于合同终止后5年。

（四）采购执行与验收

订单下达

合同签订后，采购部在2个工作日内向供应商下达《采购订单》（可使用合同附件形式），明确交付时间、地点、联系人等信息，并要求供应商签字确认回执。

交付与接收

供应商按订单约定时间交付物资，需求部门或采购部现场核对：

外观是否完好，包装是否破损；

数量是否与订单一致；

随货是否附合格证、检测报告等文件。

核对无误后，双方在《物资交接单》上签字确认；如数量不符或包装破损，需当场记录并要求供应商整改。

质量验收

常规物资（如办公用品）：需求部门对照合同约定的规格、数量进行验收，1个工作日内完成，填写《物品/服务验收单》（详见第三章表单5）。

重要物资（如原材料、设备）：需成立验收小组（由需求部门、采购部、技术部组成），按以下流程操作：

技术部检测功能参数是否符合合同要求；

质量部（或指定第三方检测机构）出具质量检测报告；

验收合格后，三方在《验收单》上签字；验收不合格的，出具《不合格品通知单》，要求供应商在3个工作日内退换或整改，整改后重新验收。

（五）付