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采购成本控制与审批流程管理工具模板
一、适用场景与业务背景
常规物料采购：如生产用原材料、办公用品、低值易耗品等；
固定资产采购：如设备、仪器、办公家具等；
服务类采购：如咨询、维修、外包服务等；
新项目/专项采购：如研发项目所需物料、市场活动物料等。
通过标准化流程与工具，可解决采购环节中“需求不明确、成本不透明、审批不规范、验收不严格”等问题，实现“降本、增效、合规”的目标。
二、全流程操作步骤详解
步骤1：采购需求发起与初审
责任部门/岗位：需求部门（使用部门）、部门经理*
操作说明：
需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等关键信息，并附相关支撑材料（如技术参数、图纸、市场调研报价等）。
部门经理*对需求的合理性、必要性进行初审，重点审核“是否为必需采购”“规格型号是否明确”“数量是否符合实际需求”，审核通过后提交至采购部。
关键输出：《采购需求申请表》（含部门经理*审批意见）。
步骤2：采购计划编制与预算核对
责任部门/岗位：采购部、财务部
操作说明：
采购部接收《采购需求申请表》后，核对库存情况（如适用），确认是否需新增采购，并编制《采购计划表》，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源等）、预估总成本、时间节点。
财务部对采购计划中的预算进行复核，保证“不超预算、预算科目准确”；若超预算，需需求部门提交《预算调整申请表》，按预算审批流程追加审批。
关键输出：《采购计划表》（含财务部预算审核意见）。
步骤3：供应商寻源与比价分析
责任部门/岗位：采购部、需求部门（技术/质量参与）
操作说明：
采购部根据采购计划，通过合格供应商名录、公开招标平台、市场调研等方式寻源，至少邀请3家合格供应商提供报价（单次采购金额低于[企业设定金额，如5000元]可简化为2家）。
组织需求部门（技术/质量人员）、财务部共同参与比价，形成《供应商比价分析表》，对比内容需包括：价格（单价、总价）、质量标准（如认证、检测报告）、交付周期、售后服务、付款条件等，优先选择“性价比最优”供应商。
若需采用单一来源采购（如专利产品、独家代理），需在《供应商比价分析表》中注明理由，并经采购经理、总经理审批。
关键输出：《供应商比价分析表》（含参与部门签字）。
步骤4：采购合同/订单审批
责任部门/岗位：采购部、法务部（如需）、财务部、总经理*
操作说明：
采购部根据比价结果，与供应商拟定采购合同/订单，明确标的物信息、价格、交付条款、质量标准、违约责任、付款方式等核心条款。
法务部（如设）对合同条款的合规性、法律风险进行审核；财务部审核付款条件与财务制度是否一致。
按企业权限分级审批：
金额低于[企业设定金额，如5万元]：采购经理*审批；
金额5万-20万元：总经理*审批；
金额高于20万元：需提交总经理办公会审批。
关键输出：已审批的采购合同/订单（含审批签字页）。
步骤5：订单执行与到货验收
责任部门/岗位：采购部、需求部门、仓库
操作说明：
采购部将审批后的订单发送给供应商，跟踪生产/备货进度，保证按期交付；若需变更，需书面通知供应商并重新履行审批流程。
物品到货后，由需求部门（技术/质量人员）、仓库共同验收：
数量核对：清点实物数量与订单是否一致；
质量检验：按合同约定的质量标准（如抽样检测、外观检查、功能测试）出具验收意见；
规格型号确认：与需求申请表是否一致。
验收合格后，三方在《物品/服务验收单》签字确认；不合格则由采购部联系供应商处理（退换货、索赔等）。
关键输出：《物品/服务验收单》（含验收人员签字）。
步骤6：付款申请与财务结算
责任部门/岗位：采购部、财务部
操作说明：
采购部收集《采购合同/订单》《物品/服务验收单》《供应商发票》（如需），填写《付款申请表》，注明供应商信息、付款金额、付款方式、付款依据等。
财务部审核单据的完整性（“三单匹配”：订单、验收单、发票）、金额准确性，按合同约定的付款流程（如预付款、到付款、质保金付款）办理付款。
付款完成后，财务部将付款凭证反馈至采购部，更新采购台账。
关键输出：《付款申请表》（含财务部审核意见、付款凭证）。
三、核心工具表格模板
模板1：采购需求申请表
采购需求申请表
编号：[年份]-[部门简称]-[序号]
需求部门
联系方式
物品/服务名称
单位
预估单价
用途说明
（需详细描述采购原因、使用场景等）
期望交付时间
部门经理*审批意见
填写说明：带“*”为必填项；规格型号不明确的需附技术说明。
模板2：供应商比价分析表
供应商比价分析表
采购需求编号：[对应《采购需求申请表》编号]
物品/服务名称
数量
比价日期
供应商信息
供应商A
（名称、联系人）
报价（元）
质量标准
（如认证、检测报告、质保期）
交
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