企业行政管理工作工具集.docVIP

企业日常行政管理事务工具集

一、会议管理工具

适用情境

适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、年度总结会等企业内部各类会议的组织与记录，保证会议高效有序、决议落地。

操作流程

（一）会前筹备

明确会议基本信息：由会议发起人确定会议主题、目标、时间（精确到分钟）、地点（会议室名称/线上会议）、参会人员（含主持人、记录人）及是否需要提前准备材料。

发布会议通知：通过企业内部通讯工具（如OA系统、企业）提前1-3个工作日发送通知，注明会议议程、需携带材料（如项目方案、数据报表）及截止反馈时间。

准备会议物料：根据会议类型准备签到表、投影设备、麦克风、会议资料（纸质版/电子版）、茶水等，保证会议室设备调试正常（线上会议需提前测试音视频功能）。

（二）会中执行

签到与开场：参会人员签到（电子签到/纸质签到），主持人按预定时间准时开场，明确会议时长及纪律（如手机静音、发言有序）。

议程推进：按既定议程逐项讨论，主持人控制各环节时间，避免偏离主题；记录人实时记录关键讨论内容、决议事项及待办任务（含负责人、完成时限）。

互动与确认：对重点议题组织讨论，保证参会人员意见充分表达；对决议事项当场确认，避免歧义。

（三）会后跟进

整理会议纪要：会议结束后2个工作日内，记录人整理纪要，内容包括会议基本信息、议程要点、决议事项、待办任务（明确“任务内容+负责人+完成时限”）及附件（如会议资料、照片）。

分发与归档：将纪要通过审批后分发给所有参会人员及相关部门，同步至企业档案系统；纸质纪要由行政部门签字归档，保存期限不少于3年。

任务跟踪：行政部门或指定人员每周跟踪待办任务进度，对逾期未完成的任务提醒负责人，并在下次会议上通报进展。

表单模板

会议纪要表

会议基本信息

会议主题

[例如：2024年Q3销售目标推进会]

会议时间

[年/月/日上/下午时分-时分]

会议地点

[例如：1号会议室/腾讯会议（会议号：X）]

主持人

[姓名*]

记录人

[姓名*]

参会人员

[部门1：姓名、姓名；部门2：姓名*；……]

缺席人员及原因

[姓名*：因出差缺席；……]（若无则填“无”）

议程与讨论内容

议程1：Q2销售数据回顾

-[姓名*]汇报：Q2销售额万元，达成目标%，同比增长%。-讨论：增长主要来自区域，区域需分析原因。

议程2：Q3目标分解

-[姓名*]提出：Q3目标万元，按区域分解为A区万、B区万。-讨论调整：A区目标下调万，B区上调万，最终决议按调整后目标执行。

议程3：资源支持需求

-[部门1]申请：增加产品推广预算万元。-决议：批准万元，由[姓名*]于X月X日前提交预算明细。

决议事项与待办任务

序号

决议内容

1

Q3销售目标按A区万、B区万分解执行

2

增加产品推广预算万元，[姓名*]提交预算明细

3

各部门于X月X日前提交Q3详细行动计划，报[姓名*]汇总

附件|[会议资料、签到表、照片等]|

关键提示

会议通知需明确“拒绝无故缺席”，如需请假需提前1个工作日向主持人申请，事后及时补会。

会议纪要需客观准确，避免主观表述，决议事项需经主持人确认后发布。

重要会议（如年度总结会、战略会）需全程录音录像（需提前告知参会人员），保证记录完整。

二、办公用品管理工具

适用情境

适用于企业员工日常办公所需物品（如文具、耗材、设备配件等的申领、发放、库存管理，规范采购流程，避免资源浪费。

操作流程

（一）需求统计与申领

定期收集需求：每月25日前，各部门员工通过OA系统填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途（注明“个人办公/部门公用”）。

部门审核：部门负责人审核申领合理性（如避免重复申领、超量申领），确认后提交至行政部门。

（二）库存核对与采购

库存盘点：行政部门每月28日盘点现有库存，核对申领需求与库存量，对库存不足或易耗品（如A4纸、笔芯）制定采购计划。

采购执行：根据采购计划，由行政部门联系供应商（需比价3家以上，保证价格合理），签订采购合同后下单，到货后核对物品数量、质量并入库登记。

（三）发放与登记

物品发放：员工凭审批通过的《办公用品申领单》至行政部门领取物品，公用物品需部门负责人签字领取；发放时核对申领单与实物信息一致。

更新库存：发放后及时在《办公用品库存台账》中登记出库信息（物品名称、数量、领用人、领用日期），保证账实相符。

表单模板

办公用品申领单

申领信息

申领人

[姓名*]

所属部门

[例如：市场部]

申领日期

[年/月/日]

联系方式

[分机号/企业]

申领明细

序号

物品名称

1

A4纸

2

中性笔

3

订书钉

审批信息

部门负责人意见

[签字]

行政部门审核意见

[签字]（核对库存后，注明“同意发放/库存不足，需采购”）

办公用品库存台账

入库记录

出库记录

日期

物品名称

规