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都市户外主题活动策划与落地实施流程

一、前期筹备阶段

1.市场调研与需求分析

目标受众画像构建：通过问卷调查、社交媒体数据分析，明确参与人群年龄层（18-45岁为主）、职业特征（都市白领、自由职业者、亲子家庭）、兴趣偏好（运动、社交、文化体验）

竞品活动分析：梳理近半年同类活动数据（如公园瑜伽节、城市骑行挑战赛），记录举办时间、规模、参与人数、用户反馈缺口

空间资源普查：对接市政部门获取可用场地清单（如滨水公园、广场、文创园区），评估交通便利性（地铁站500米内）、基础配套（电源、卫生间、遮阳设施）

2.活动目标设定

核心KPI：

品牌曝光量≥50万次

实际参与人数≥800人

社交媒体话题互动量≥2万次

商业目标：合作品牌露出覆盖率100%，现场转化率≥5%（扫码关注/试用产品）

社会价值：社区互动满意度≥90%，公益环节捐赠额≥5万元

3.预算规划

项目

明细项

占比

备注

场地租赁

市政公园使用费+押金

25%

需含清洁押金

设备租赁

舞台/音响/灯光/遮阳棚

30%

备用设备预留20%

宣传推广

社交媒体广告+线下物料

20%

含KOL合作费用

人员费用

执行团队+志愿者+安保

15%

包含意外险购买

应急储备金

不可预见费用

10%

专款专用

4.场地审批与合规

审批流程：

提交《大型群众性活动安全预案》至属地公安局（提前45天）

向市政部门申请《临时占用公共场地许可》（需提供场地平面图、消防通道示意图）

向环保局备案噪音控制方案（分贝值≤65dB，活动时段8:00-20:00）

关键检查项：

电力负荷测试（确认220V/380V接口数量）

防滑地面处理（雨季活动需额外铺设防滑垫）

紧急疏散通道宽度≥1.5米

二、活动策划阶段

1.主题与内容设计

主题包装：

例：“CityWanderer·城市漫游计划”

核心概念：将都市空间转化为探索游戏场，结合AR技术实现”藏宝图”互动

时间轴规划：

时段

环节

内容说明

09:00-10:00

开场仪式

5分钟创意开场舞+主题发布

10:00-12:00

探索任务赛

AR寻宝+城市知识挑战

12:00-14:00

创意市集

10个本地手作品牌展位

14:00-16:00

公益行动

旧物改造工作坊+捐赠义卖

2.宣传推广方案

分阶段策略：

预热期（T-30天）：

抖音挑战赛#我的城市漫游地图（奖励500元活动门票）

与本地生活类公众号达成内容互推

爆发期（T-7天）：

开放线上报名通道，设置”早鸟票”（8折）

在地铁站投放30秒动态广告（重点覆盖商圈周边站点）

裂变机制：

每邀请1人报名，双方各得20元消费券（限市集使用）

3.人员配置与职责

岗位

人数

核心职责

总指挥

1

全流程统筹，突发情况决策

互动组

4

AR设备运维、任务规则讲解、积分兑换

安保组

6

人流疏导、危险区域警戒、防踩踏措施实施

医疗组

2

现场急救、与120联动、急救包管理

志愿者

15

签到引导、物料发放、环保督导（垃圾分类）

4.风险管理预案

风险类型

应对措施

极端天气

启用室内备选场地（提前签约合作商场中庭），发布预警短信通知参与者

人群聚集

设置”红黄蓝”三级预警：黄色预警启动单向通行，红色预警暂停入场并分流

设备故障

音响/灯光备用设备2套；关键设备由专业工程师全程驻场

医疗事件

每200人配备1名急救员；AED设备放置于主舞台/服务台；与附近医院签订绿色通道

三、执行落地阶段

1.前期准备（活动前72小时）

物资清单确认：

核心设备：舞台（6m×4m）、4组音箱、20顶遮阳伞、50个折叠椅

安全物资：急救箱（含止血带、烧伤膏）、10个灭火器、20个反光背心

宣传物料：易拉宝10个、活动手册500份、签到二维码贴纸200张

场地预检：

用GPS测绘仪验证场地边界

测试3处应急电源接口电压稳定性

模拟人流高峰时段的疏散路径（需≤3分钟）

2.活动当天流程

时间

任务内容

责任人

06:00-08:00

设备安装与系统联调

技术组

08:00-09:00

志愿者岗前培训+应急演练

总指挥

09:00-10:00

参与者签到（人脸识别闸机+人工核验）

签到组

10:00-16:00

活动执行（每30分钟播报安全提示）

互动组+安保

16:00-17:00

清场作业（设备回收、垃圾分类处理）

后勤组

3.应急响应执行标准

暴雨应急：

当气象预警达黄色以上时，立即启动遮阳棚防雨功能

通过广播系统引导至室内避雨区（提前划定区域并标识）

停止高空设备使用，切断非必要电源

医疗急救：

心脏骤停：1分钟内使用AED，同步进行CPR

轻微外伤：使用急救包处理后观察30分钟，无好转则送医

四、后期总结阶段

1.数据复盘报告

核心数据表：

指标

预期值

实际值

达成率

现场参与人数

800